ТЕМА 11. Системи автоматизації готелів
7. Інформаційний центр та інформаційні потоки в готелі
Істотним елементом, від якого буде залежати надійне функціонування всієї операційної системи готелю, є інформаційний центр, що забезпечить об'єднання процесів постачання, споживання і виробництва, перетворюючи їх у єдину високоефективну систему. Це дозволить в умовах швидкої зміни потреб і бажань клієнтів на ринку готельних послуг оперативно і гнучко адаптувати операційну систему (рух трудових, інформаційних, матеріальних і фінансових потоків) під індивідуальні потреби різних сегментів клієнтів. Також це дасть можливість мінімізувати витрати на виробництво послуг і дозволить істотно скоротити час обслуговування і доставки товарів, прискорити процес одержання інформації різними службами і підвищити рівень сервісу.
Інформаційний центр – це складний людино-машинний комплекс, ядром якого є інформаційна комп'ютерна система, що орієнтована на досягнення таких цілей: відстеження стану готелю і ситуації довкола нього; оперативний аналіз; виявлення, ідентифікацію та оцінювання несприятливих змін стану готелю (потенційних небезпек і загроз клієнтам тощо); підтримку прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готелем з повним урахуванням змінних умов і факторів його стану.
Діяльність інформаційного центру спрямована на підвищення ефективності управління готелем і має такі напрямки: сприяння управлінню складським господарством, товарно-матеріальними ресурсами, кадрами; організація і впровадження інформаційних систем у різні служби і підрозділи; робота маркетингового відділу шляхом збирання та обробки важливої інформації для вироблення оперативних і стратегічних рішень, допомога бухгалтерії в проведенні моніторингу і контролю руху фоліо- рахунків клієнтів; обробка даних, інформації; формування необхідних форм звітів і передача даних. Також робота інформаційного центру спрямована на комплексне управління матеріальними й інформаційними потоками в сфері інформаційної підтримки служб прийому та розміщення, ресторану, обслуговування в номерах, охорони, служби протипожежної охорони, покоївок та ін.
У світовій практиці інформаційний центр забезпечує моніторинг стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів оперативних і стратегічних рішень, у режимі 24- години.
Інформаційний центр входить до структури управління готелем і підпорядковується технічному директору. Центр має забезпечувати цілодобову підтримку та інформаційне забезпечення різних служб і відділів готелю. До його функцій входять:
– обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи;
– ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією;
– забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки готелю;
– контроль за номерним фондом і фінансовими зловживаннями, попередження різноманітних загроз;
– оперативне управління персоналом готелю;
– реєстрація та управління інформаційними і матеріальними потоками готелю;
– обслуговування і супровід сервера, електронної пошти і забезпечення зв'язку з Інтернет;
– обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, її встановлення та настроювання;
– обслуговування і супровід програмних продуктів, що купуються; підтримка і ведення бази необхідних даних;
– виявлення завдань у сферах діяльності різних відділів готелю та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи;
– розробка і поновлення офіційного web-сайту готелю;
– впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;
– створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям;
– консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі;
– програмно-технічне обслуговування мережі;
– передавання інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і подання результатів керівнику відділу;
– контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.;
– управління та обслуговування автоматики дверей. Розглянемо основні інформаційні потоки в готелі. Інформаційні потоки в системі бронювання:
– інформація про майбутні заїзди і виїзди,
– наявність місць у готелі;
– дані про заїзди і виїзди;
– розміщення гостей і стан їхніх рахунків;
– інформація про користування послугами переселення з номера в номер;
– резервування (індивідуальне, службове);
– інформація про поточне завантаження і кількість броні на майбутні періоди;
– інформація про кількість і тип номерів, що замовляються, про час прибуття і від'їзду гостей;
– інформація про внесення депозитів;
– інформація про надані послуги і платежі за них;
– створення фоліо-рахунка клієнтів;
– інформація про всі платежі і послуги;
– архів рахунків;
– реєстрація і паспортно-візовий контроль. Інформаційні потоки в системі обслуговування:
– резервування (індивідуальне, групове, службове) за типом кімнат, скасування резервування;
– інформація про внесення депозитів за бронь;
– аналіз поточного та очікуваного завантаження;
– перегляд історії клієнтів.
Інформаційні потоки в системі розрахунків:
– рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів;
– аналіз розрахунків з компаніями і турагентствами;
– виставлення рахунків до оплати;
– одержання звітів про фінансову діяльність готелю. Інформаційні потоки в системі управління готелем:
– управління службами сервісу готелю;
– контроль стану номерного фонду;
– інформація про санітарний стан номерів;
– управління службою покоївок;
– організація бюро знахідок;
– одержання звітів про роботу сервісних служб;
– ведення довідника номерів та індивідуальних особливостей кімнат, аналіз поточного стану номерів;
– управління статусом номера (чистий, брудний, несправний, не продається);
– інші оцінки (зміна рушників, білизни, халата, необхідний вид прибирання або ремонту тощо).
Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і подає на засобах відображення узагальнені, а також деталізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готелем.
Колір тла
Шрифти
Розмір шрифта
Колір тексту