ТЕМА 11. Системи автоматизації готелів

7. Інформаційний центр та інформаційні потоки в готелі

Істотним елементом, від якого буде залежати надійне функціонування всієї операційної системи готелю, є інформаційний центр, що забезпечить об'єднання процесів постачання, споживання і виробництва, перетворюючи їх у єдину високоефективну систему. Це дозволить в умовах швидкої зміни потреб і бажань клієнтів на ринку готельних послуг оперативно і гнучко адаптувати операційну систему (рух трудових, інформаційних, матеріальних і фінансових потоків) під індивідуальні потреби різних сегментів клієнтів. Також це дасть можливість мінімізувати витрати на виробництво послуг і дозволить істотно скоротити час обслуговування і доставки товарів, прискорити процес одержання інформації різними службами і підвищити рівень сервісу.

Інформаційний центр – це складний людино-машинний комплекс, ядром якого є інформаційна комп'ютерна система, що орієнтована на досягнення таких цілей: відстеження стану готелю і ситуації довкола нього; оперативний аналіз; виявлення, ідентифікацію та оцінювання несприятливих змін стану готелю (потенційних небезпек і загроз клієнтам тощо); підтримку прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готелем з повним урахуванням змінних умов і факторів його стану.

Діяльність інформаційного центру спрямована на підвищення ефективності управління готелем і має такі напрямки: сприяння управлінню складським господарством, товарно-матеріальними ресурсами, кадрами; організація і впровадження інформаційних систем у різні служби і підрозділи; робота маркетингового відділу шляхом збирання та обробки важливої інформації для вироблення оперативних і стратегічних рішень, допомога бухгалтерії в проведенні моніторингу і контролю руху фоліо- рахунків клієнтів; обробка даних, інформації; формування необхідних форм звітів і передача даних. Також робота інформаційного центру спрямована на комплексне управління матеріальними й інформаційними потоками в сфері інформаційної підтримки служб прийому та розміщення, ресторану, обслуговування в номерах, охорони, служби протипожежної охорони, покоївок та ін.

У світовій практиці інформаційний центр забезпечує моніторинг стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів оперативних і стратегічних рішень, у режимі 24- години.

Інформаційний центр входить до структури управління готелем і підпорядковується технічному директору. Центр має забезпечувати цілодобову підтримку та інформаційне забезпечення різних служб і відділів готелю. До його функцій входять:

– обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи;

– ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією;

– забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки готелю;

– контроль за номерним фондом і фінансовими зловживаннями, попередження різноманітних загроз;

– оперативне управління персоналом готелю;

– реєстрація та управління інформаційними і матеріальними потоками готелю;

– обслуговування і супровід сервера, електронної пошти і забезпечення зв'язку з Інтернет;

– обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, її встановлення та настроювання;

– обслуговування і супровід програмних продуктів, що купуються; підтримка і ведення бази необхідних даних;

– виявлення завдань у сферах діяльності різних відділів готелю та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи;

– розробка і поновлення офіційного web-сайту готелю;

– впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;

– створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям;

– консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі;

– програмно-технічне обслуговування мережі;

– передавання інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і подання результатів керівнику відділу;

– контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.;

– управління та обслуговування автоматики дверей. Розглянемо основні інформаційні потоки в готелі. Інформаційні потоки в системі бронювання:

– інформація про майбутні заїзди і виїзди,

– наявність місць у готелі;

– дані про заїзди і виїзди;

– розміщення гостей і стан їхніх рахунків;

– інформація про користування послугами переселення з номера в номер;

– резервування (індивідуальне, службове);

– інформація про поточне завантаження і кількість броні на майбутні періоди;

– інформація про кількість і тип номерів, що замовляються, про час прибуття і від'їзду гостей;

– інформація про внесення депозитів;

– інформація про надані послуги і платежі за них;

– створення фоліо-рахунка клієнтів;

– інформація про всі платежі і послуги;

– архів рахунків;

– реєстрація і паспортно-візовий контроль. Інформаційні потоки в системі обслуговування:

– резервування (індивідуальне, групове, службове) за типом кімнат, скасування резервування;

– інформація про внесення депозитів за бронь;

– аналіз поточного та очікуваного завантаження;

– перегляд історії клієнтів.

Інформаційні потоки в системі розрахунків:

– рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів;

– аналіз розрахунків з компаніями і турагентствами;

– виставлення рахунків до оплати;

– одержання звітів про фінансову діяльність готелю. Інформаційні потоки в системі управління готелем:

– управління службами сервісу готелю;

– контроль стану номерного фонду;

– інформація про санітарний стан номерів;

– управління службою покоївок;

– організація бюро знахідок;

– одержання звітів про роботу сервісних служб;

– ведення довідника номерів та індивідуальних особливостей кімнат, аналіз поточного стану номерів;

– управління статусом номера (чистий, брудний, несправний, не продається);

– інші оцінки (зміна рушників, білизни, халата, необхідний вид прибирання або ремонту тощо).

Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і подає на засобах відображення узагальнені, а також деталізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готелем.

Accessibility

Скинути все

Шрифти

Розмір шрифта

Колір тексту

Колір тла