Лекція 1. Бухгалтерський облік – інформаційне джерело забезпечення дієвості контролю

2. 2. Взаємозв’язок інформаційної та контрольної функцій бухгалтерського обліку

2. Взаємозв’язок інформаційної та контрольної функцій бухгалтерського обліку

Розглядаючи функції обліково-контрольної системи, відзначає, що традиційною функцією є своєчасне забезпечення управлінського органу достовірною інформацією про об’єкт управління. Сьогодні ця функція дає можливість отримувати інформацію не тільки менеджерам підприємства, а ще всьому суспільству. Ця функція, зазвичай, називається обліковою, але не менше правомірно називати її інформаційною. Останній термін, на наш погляд, більш точний, оскільки в суті явища лежить забезпечення суспільства і керуючої ланки обліковою інформацією, яка може виникати в ході не тільки облікової, але і контрольної діяльності.

Важливе значення для управління має інформаційна функція (рис. 1). 

Інформаційна функція

фіксування в документах і програмах

зведення, угрупування кількісних показників, їх логічної і математичної обробки за певними алгоритмами

передача для подальшого використання окремими колективами або всім суспільством

отримання програмного продукту цієї функції вторинної облікової інформації

передача документів з того місця, де вони виникли, в місце їх переробки

полягає в зборі, за певними правилами і програмами обліково-контрольної системи, необхідних даних

    

Рис 1. Призначення інформаційної функції

 Наступними функціями підприємства як системи є контрольна і аналітична функція (рис. 2). 

Контрольна функція

перевірка менеджерами відхилення; пошук причини відхилень; прийняття відповідних рішень щодо повернення відхилення в нормальний стан

Недоліки

- перевантаженість вхідної інформації; - недостатня кваліфікація підготовленості персоналу, який виконує економічний аналіз; - чіткі рамки аналітичної роботи в посадових інструкціях; - неякісне виконання аналітичної роботи тощо

Аналітична функція

суть полягає в тому, що мета даної системи не може бути досягнута тільки в результаті виконання інформаційної та контрольної функції; необхідно не просто обробляти облікові дані і відхилення від планованого стану, а й обґрунтовувати причинно-наслідкові зв’язки в економічних явищах; задача цієї функції спрямована на підвищення ефективності виробництва, і як наслідок усунення факторів, що стримують розвиток

    Рис 2. Призначення контрольної та аналітичної функцій

 

Під час виконання функції обліку та контролю проявляється наступна функція - регулятивна. Дана функція виражається в безпосередньому впливі обліково-контрольної системи на виробництво, тобто в його регулюванні. Попередні ж функції є ніби сполучною ланкою між об’єктом і суб’єктом управління. Існування даної функції обговорюється рядом фахівців. Деякі науковці вважають, що такі категорії персоналу, як ревізори, бухгалтери, статистики віднесені до групи працівників, які не приймають управлінських рішень, а, отже, і не мають можливості безпосереднього впливу на виробничі та управлінські процеси..

Наявність регулятивної функції, по суті, підтверджується і в деяких роботах вчених-правознавців. У ряді контрольних органів є повноваження давати підконтрольним органам вказівки для усунення недоліків, а також безпосередньо застосовувати заходи державного примусу. З цих причин дану функцію правильніше віднести до іншої групи функцій системи обліку та контролю - спеціальної. Особливістю функцій є те, що їх діяльність не впливає прямо на кінцевий результат, а впливає на ефективність.

Спеціальною функцією слід вважати, також, стимулюючу функцію. Сутність цієї функції полягає в тому, що добре налагоджені облік і контроль не тільки фіксують ступінь раціональності використання матеріальних чи інших ресурсів, а й спонукають до економного і дбайливого їх використання.

Серед додаткових функцій системи треба виділити виховну. Вона проявляється в багатьох аспектах. Удосконалення обліку та контролю призводить до виховання у працівників свідомого ставлення до трудової та виробничої дисципліни, економного та раціонального використання матеріалів, електроенергії і т.д.

Таким чином, функція обліку є дуже важливою. Вона включає відображення контрольованих операцій за допомогою натуральних показників або їх грошового еквіваленту.

Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначив, що завданням бухгалтерського обліку є «надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства» (стаття 3). Для забезпечення виконання цього завдання законом надано великі повноваження підприємствам щодо організації та ведення бухгалтерського обліку. Одночасно визначено й обов'язки головного бухгалтера, які можна поділити на методологічні та контрольні (стаття 8).

Методологічні обов'язки полягають у забезпеченні правил ведення бухгалтерського обліку, тобто дотримання чинного законодавства (законів, інструкцій, положень, стандартів, вказівок).

Контрольні обов'язки здійснюються через організацію контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій; контролювання оформлення та руху справ, пов'язаних із недостачами, крадіжками і псуванням активів підприємства; проведення перевірок стану бухгалтерського обліку у філіях та інших підрозділах підприємства.

Ясна річ, що обидва види обов'язків якнайтісніше між собою пов'язані. Фахівці з обліку повинні чітко розуміти, що виконання ними суто бухгалтерських обов'язків без суворого контролю за відображенням усіх господарських операцій не може запобігти фактам зловживань, крадіжок, перевитрат, недоцільного використання засобів виробництва, викривлення реальних господарських ситуацій та неповного оприбуткування товарно-матеріальних цінностей. Такі факти свідчать про неповну реалізацію предмета бухгалтерського обліку, невиконання його завдань. А це означає, що користувачі не отримають потрібної інформації, а відтак і управлінські рішення будуть неефективними.

Контрольні функції бухгалтерського обліку спрямовані на те, щоб контролювати законність і доцільність здійснюваних операцій, правильність ведення обліку і тим самим забезпечувати його достовірність; контрольні функції оперативного й статистичного обліку спрямовано на ефективне використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, своєчасне виявлення внутрішніх резервів. Водночас контрольні функції всіх трьох видів господарського обліку уможливлюють контролювання якості формування показників для управління виробництвом за даними облікової інформації, правильність складання та своєчасність подання звітності за призначенням.

Контрольні функції обліку — це конкретні дії фахівців щодо здійснення контролю за допомогою бухгалтерського, оперативного й статистичного обліку. Стосовно господарського обліку функція виступає у двох значеннях: як робота, що її виконує бухгалтерія, і як обов'язки, сфера діяльності кожного працівника обліку. А тому контрольні функції господарського обліку — це професійні дії працівників бухгалтерії та інших служб щодо контролювання за допомогою бухгалтерського, оперативного й статистичного обліку законності й доцільності здійснюваних операцій, ефективного використання ресурсів, виявлення внутрішніх резервів.

Спираючись на вітчизняний та зарубіжний досвід, слід розрізняти контрольні функції трьох видів:

за законністю й доцільністю здійснюваних операцій виробничої та фінансово-господарської діяльності;

за дотриманням нормативних актів з обліку, тобто правил ведення обліку;

за збереженням майна, ефективним використанням виробничих ресурсів та іншими процесами, які не повністю охоплюються бухгалтерським обліком.

В Україні саме контрольні функції потребують постійного посилення та вдосконалення. Соціально-економічна необхідність посилення контрольних функцій визначається трьома обставинами:

браком на багатьох підприємствах відповідних умов для збереження майна;

зростанням непродуктивних витрат і втрат;

перебудовою діяльності підприємств за ринкових умов.

Найважливішими чинниками посилення контрольних функцій господарського обліку можна вважати:

повну укомплектованість бухгалтерських служб кадрами облікових працівників;

підвищення рівня виконавської діяльності;

розширення механізації та автоматизації облікових робіт;

удосконалення нормування й лімітування матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;

рівномірне надходження первинних документів та результатної інформації в бухгалтерію;

належне погодження положень про структурні підрозділи з посадовими інструкціями щодо відповідальності, строків отримання, обробки та передачі інформації для управління;

розширення форм інформування бухгалтерією керівництва підприємства;

поліпшення якості відомчих ревізій і перевірок.

Вивчаючи механізм реалізації предмета бухгалтерського обліку, треба завжди пам'ятати про наявність як прямого, так і зворотного зв'язку між предметом і методом (рис. 3).

 

 Рис. 3. Прямий так і зворотний зв'язок між предметом і методом

Процеси накопичення, обробки і передачі інформації користувачам роблять бухгалтерський облік основним джерелом інформаційного забезпечення різних функцій управління. У цьому разі він виступає як основа єдиної системи обліку і статистики, бо використовує дані оперативного й статистичного обліку, контролює їх достовірність та водночас дає багато бухгалтерської інформації для оперативного управління. Дані бухгалтерського обліку і звітності є методично єдиними зі статистикою і широко використовуються статистичними установами для підбиття підсумків та аналізу роботи галузей і виробництв України, визначення внутрішнього валового продукту та національного доходу, рівня економічного й соціального розвитку країни, для підготовки доповідних записок Уряду тощо.

Процеси і явища господарської діяльності підприємств породжують інформацію, яка здебільшого адекватно відображує операції виробничої та фінансово-господарської діяльності. Ці операції фіксуються на матеріальних носіях, обліковуються, вимірюються, узагальнюються і контролюються на всіх етапах облікового процесу. Дані про окремі операції господарської діяльності за допомогою бухгалтерського обліку систематизуються і перетворюються на інформаційну характеристику економічних процесів і явищ. Отже, у бухгалтерському обліку відображаються не самі операції, а інформація про них, яка використовується для управління господарською діяльністю.

Головними напрямами посилення контрольних функцій господарського обліку треба вважати:

якнайповніше висвітлення контрольних функцій господарського обліку в нормативних актах;

поліпшення добору, виховання та розстановки кадрів працівників обліку;

чітку регламентацію функцій головного бухгалтера;

удосконалення системи підвищення кваліфікації та професійної майстерності фахівців з обліку;

забезпечення облікового персоналу необхідною спеціальною літературою та нормативно-довідковим матеріалом;

підвищення ефективності роботи контрольно-ревізійних груп і секторів головних бухгалтерій підприємств;

автоматизацію обліково-аналітичних процесів; удосконалення первинної документації та упорядкування звітності;

запровадження досконаліших форм і методів обліку;

публікацію в пресі проектів нових нормативних актів з обліку і контролю для фахового обговорення;

збільшення теоретичних та практичних досліджень з питань внутрішньогосподарського контролю.

Необхідно особливо підкреслити, що контрольні функції господарського обліку є складовою частиною внутрішньогосподарського контролю, його основою. Базою внутрішньогосподарського контролю служать дані бухгалтерського обліку.

Контрольні функції необхідно здійснювати з урахуванням характерних особливостей внутрішньогосподарського контролю, а саме:

дотримання основних принципів контролю та застосування всіх його форм і методів;

контролювання операцій виробничої та фінансово-господарської діяльності за допомогою бухгалтерського обліку в тісному зв'язку з оперативним і статистичним обліком;

чітка регламентація та забезпечення узгоджених дій економічних і технічних служб;

створення необхідних умов і можливостей для експерименту та відбору найбільш раціональних методичних прийомів фактичного й документального контролю;

дотримання системності в накопиченні, узагальненні та реалізації матеріалів контролю;

спрямування контрольних функцій бухгалтерського обліку на перевірку законності та доцільності здійснюваних операцій, правильність ведення обліку, а відтак — і на забезпечення його достовірності.