Лекція 4. Microsoft Word для технічних письменників

Формати файлів текстових документів

Формат файлу – це ідентифікатор типу файлу, що являє собою дані про вид збережених в ньому відомостей. Формат файлу визначається розширенням файлу – символьним позначенням приналежності файлу до певного типу.

Означення. Спосіб організації даних у файлі того чи іншого типу називається форматом файлу.

Формати текстового файлу – найпростіший з усіх відомих способів організації даних. Усі данні у такому файлі представлено просто символами кодової таблиці, які без усяких перетворень можна вводити з клавіатури, надсилати на екран чи принтер.

Багато з текстових файлів передаються у вигляді простого тексту, який є не досить привабливим і таким, що легко прочитується, через те що в ньому немає шрифтів різних накреслень, графіки, заголовків, підзаголовків та ін. Ці додаткові особливості носять назву розмітки тексту. Говорячи про розмітку тексту, виділяють поняття фізичної та логічної розмітки. При використанні фізичної розмітки тексту вказується точний вид кожного фрагменту. Наприклад, “відцентрований текст, 14-м кеглем, жирний, гарнітура Times". При логічній розмітці тексту вказується логічне значення даного фрагменту, наприклад “це заголовок розділу”.

При обміні даними між різними комп’ютерами розмітка тексту може не зберігатися. Для зберігання розмітки документу при передачі даних від комп’ютера до комп’ютера застосовуються різні способи. Текстові процесори та видавничі системи використовують спеціально розроблені формати файлів, що містять не тільки текст, але й інформацію про те, як він повинен бути оформлений. Основна проблема тут в несумісності таких форматів між програмами-конкурентами (наприклад, Word та StarWriter).

Серед текстових файлів виділяють:

- ASCII-файли - файли, в яких символи тексту та як вони повинні бути розташовані на сторінці кодуються різними значеннями байта чи послідовністю байтів. Прикладами таких файлів можуть бути файли, що створені редакторами типу вбудованого редактора програми Midnight Commander, файли, створювані програмою Notepad в Windows та vi в UNIX;

- файли з розширеними можливостями форматування тексту; від попередніх відрізняються числом кодів, що використовуються як керуючі можливостями форматування тексту. Прикладами таких файлів є файли, що створюються за допомогою простих редакторів типу Лексикон, файли у форматі .html.

- файли, що використовують власний формат для представлення тексту (в яких символи тексту також представлені спеціальними послідовностями). Це файли MS Word з розширенням .doc, файли OpenWriter з розширенням .sxw, файли Kword з розширенням .kvd та ін.

Файли, створенні різними редакторами, мають унікальні розширення, що дозволяє, не зазираючи до документу, здогадуватися про способи розмітки тексту. Так файли, створені редакторами підготовки простого тексту, часто мають розширення .txt, а підготовлені у процесорі Word - .doc або .rtf. Документи, що місять команди розмітки мови HTML, мають розширення .html або .htm.

Текстовий файл канонічного формату – це файл з розширенням .txt. Його можна підготувати і прочитати на будь-якому ПК, з будь якою ОС.

Для перегляду деяких типів текстових файлів (не кажучи вже про їх редагування) вимагаються спеціальні програмні засоби. Часто для перегляду файла користувач застосовує звичний йому текстовий редактор. Але бувають випадки, коли інформація представлена у незнайомому для цього редактора форматі. Існують засоби для перетворення (конвертування) текстового документу з одного формату в інший.

Найбільш поширеними текстовими форматами є: TXT (текстовий документ), DOC (документ Microsoft Word), HTM, HTML (гіпертекстовий документ).

  Програма Word надає можливість відкривати і зберігати документи в кількох форматах. У діалогових вікнах, призначених для збереження і відкривання документів, є розкривний список Тип файлу, де можна вибрати відповідний формат.

Опис найпоширеніших з форматів відображено на  малюнку (у дужках зазначено шаблон імені файлу відповідного формату). 

Вміст файлів з розширенням .pdf, .html, .xml можна редагувати у середовищі будь-якого текстового процесора. У цьому випадку тип вказує лише на програму, якою потрібно відкривати файл.