ТЕМА 6. ІНФОРМАЦІЯ І КОМУНІКАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ

1. Поняття та основні характеристики інформації. Класифікація та джерела інформації

Будь-яка організація не може здійснювати діяльність без належного інформаційного забезпечення. Основою управління, прийняття управлінських рішень є своєчасна і повна інформація про ситуацію, яка вимагає вирішення проблеми, про цілі управлінської діяльності та можливі наслідки. Інформаційне середовище є основою інформатизації комунікативних процесів, коли новітні способи і засоби збору, накопичення та опрацювання даних стають дієвим елементом усіх форм інформаційно-комунікаційних зв’язків.

Згідно Закону України «Про інформацію», інформація - будь-які відомості та/або дані, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді. Основними видами інформаційної діяльності є створення, збирання, одержання, зберігання, використання, поширення, охорона та захист інформації.

Стосовно будь-якої організації (підприємства, установи) під інформацією можна розуміти сукупність повідомлень, які характеризують конкретний стан явищ, подій виробничо-господарської чи іншої діяльності.

Серед основних вимог до якості інформації, як правило, зазначають:

- своєчасність;

- вірогідність (з визначеною ймовірністю);

- достатність;

- надійність (з визначеним ступенем ризику);

- комплектність системи інформації (за якістю і ресурсомісткістю товару, за стадіями життєвого циклу товарів підприємства і конкурентів тощо);

- адресність;

- правову коректність інформації;

- використання;

- високу швидкість збору, обробки й передачі;

- можливість кодування; актуальність тощо.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Для прийняття правильного рішення необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатись тільки кількістю документів, сторінок, показників.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту викликано високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних чинників виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначити ефективність організаційно-економічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму, тому виникає необхідність класифікації інформації.

Андрушків В. М. і Кузьмін О. Є. класифікують інформацію за такими ознаками:

- повнотою охоплення явищ – повна, часткова, надлишкова;

- періодом дії – разова, періодична, довгострокова;

- змістом – планово-облікова, фінансова, бухгалтерська, конструкторська, технологічна, довідкова, адміністративна та ін. - рівнем достовірності – достовірна, недостовірна.

У Законі України «Про інформацію» наведено такі види інформація за змістом:

- інформація про фізичну особу;

- інформація довідково-енциклопедичного характеру;

- інформація про стан довкілля (екологічна інформація);

- інформація про товар (роботу, послугу);

- науково-технічна інформація;

- податкова інформація;

- правова інформація;

- статистична інформація;

- соціологічна інформація;

- інші види інформації.

Завадський Й. С. класифікує інформацію, яка використовується в управлінні, за такими ознаками:

- формою відображення – візуальна (графіки, таблиці тощо), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку); - порядком виникнення – первинна і похідна;

- формою подання – цифрова, буквена і кодована;

- характером носіїв інформації – документована і недокументована; - призначенням – директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

- напрямом руху – вхідна і вихідна;

- стабільністю – умовно-перемінна, умовно-постійна;

- способом відображення – текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова), графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

- способом обробки – що підлягають і не підлягають механізованій обробці.

Під управлінською інформацією розуміють сукупність відомостей про процеси, які відбуваються всередині організації та її оточенні, що слугують основою прийняття управлінських рішень.

Управлінська інформація може бути класифікована за рядом позицій, зокрема:

1. За призначенням (одноцільова – пов’язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова – використовується під час рішення декількох найрізноманітніших проблем);

2. За можливістю зберігання (інформація, що фіксується, може зберігатися практично нескінченно, не підлягаючи при цьому викривленню; інформація, що не фіксується, використовується в момент отримання (вона також може зберігатися деякий час, але при цьому поступово викривляється і зникає));

3. За ступенем готовності до використання (первинна інформація – це сукупність отриманих безпосередньо з джерела несистематизованих даних, які містять багато зайвого і непотрібного; проміжна інформація складається з відомостей, які, пройшовши через процес попередньої «очистки» і систематизації, даватимуть можливість вирішити питання про конкретні напрями і засоби їхнього подальшого застосування; кінцева інформація - надає можливість приймати обґрунтовані управлінські рішення);

4. За повнотою інформація буває частковою чи комплексною (часткова – може використовуватися на практиці тільки в сукупності з іншою інформацією; комплексна – надає вичерпні всебічні відомості про об’єкт та можливість безпосередньо приймати будь-які рішення;);

5. За ступенем надійності інформацію поділяють на достовірну і вірогідну (вірогідний характер інформації може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; викривленнями при їх передачі; розповсюдження завідомо неправдивих відомостей). 

Специфічною формою такого роду управлінської інформації є чутки, які є продуктом творчості колективу, що намагається пояснити складну, емоційно значущу для нього ситуацію за відсутності або недоліку офіційних відомостей.

При цьому вхідна версія, переходячи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується до тих пір, доки не сформується варіант, в цілому прийнятний для більшості.

Економічна інформація – це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічних явищ планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного і бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розпорошеному, незібраному вигляді.

Масив – це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо. Сукупність повідомлень (з однаковими або близькими властивостями), що розподілені у цій системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, що намічаються; нормативну і аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за своєю формою, яка одержана із запізненням.

Джерела інформації. Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електронних імпульсів, усної мови, магнітного запису, письмових документів тощо).

Джерелом інформації є передбачені або встановлені законодавством носії інформації: документи та інші носії, що є матеріальними об’єктами, які зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи.

Згідно ст. 12 Закону України «Про інформацію»: «Основними джерелами інформації довідково-енциклопедичного характеру, є: енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення та оголошення, путівники, картографічні матеріали, електронні бази та банки даних, архіви різноманітних довідкових інформаційних служб, мереж та систем, а також довідки, що видаються уповноваженими на те органами державної влади та органами місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, організаціями, їх працівниками та автоматизованими інформаційно-телекомунікаційними системами». У ст. 17 цього ж закону зазначено: «Джерелами правової інформації є Конституція України, інші законодавчі і підзаконні нормативно-правові акти, міжнародні договори та угоди, норми і принципи міжнародного права, а також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань».

Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все у вигляді різних паперових та електронних документів.

Процес управління інформацією повинен відповідати критеріям повноти, оперативності, достовірності. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути необхідним і достатнім для прийняття управлінських рішень.

Оперативність - це час передачі інформації й опрацювання стану об’єкта.

Достовірність інформації визначається ступенем відповідності її змісту об’єктивності стану речей та явищ. Більшість інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можливо тільки за попередньої її фіксації.

Особливого значення набуває проблема впровадження інформаційних технологій в систему менеджменту в підприємницьких структурах, оскільки вони сприяють поширенню інформації, зміні відносин з постачальниками і споживачами, розвитку нових та існуючих видів діяльності.

Інформаційна система – це система, що об’єднує програмні та апаратні засоби й людські ресурси для забезпечення потреб організації в інформації й комунікаціях та включає операційну та управлінську інформаційні системи (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Сутність поняття «інформаційна система» організації

Операційні інформаційні системи забезпечують інформаційні потреби, що виникають при здійсненні поточної діяльності, а також підтримують функції оперативного менеджменту для керівників найнижчого рівня менеджменту. 

Управлінські інформаційні системи орієнтовані на підтримку прийняття стратегічних рішень вищим керівництвом організації.