Лекція 3. Цифрове використання інформаційних систем в економіці

Поняття інформаційної системи

Систему, що реалізує функції збору, зберігання, обробки і передачі інформації, називають інформаційною системою (ІС). 

Найважливішими функціями цих системам є прогнозування, планування, облік, аналіз, контроль та регулювання. Технології виконання таких функцій називаються інформаційними технологіями. Найбільш широко інформаційні системи та технології використовуються у виробничій, управлінській і фінансовій діяльності, хоча почалися зсуви у свідомості людей, зайнятих в інших сферах, щодо необхідності впровадження й активного застосування таких систем і технологій. Робота інформаційної системи пов'язана з обміном інформацією між її компонентами, а також системи з навколишнім середовищем. У процесі роботи персонал отримує відомості про стан системи в кожний момент часу, про досягнення (або не досягненні) заданої мети для того, щоб впливати на систему та забезпечити виконання управлінських рішень.

Інформаційна система – це сукупність внутрішніх і зовнішніх потоків прямого та зворотнього інформаційного зв’язку певних об'єктів, засобів, фахівців, що беруть участь у процесі обробки інформації та виробленні управлінських рішень.

Місія інформаційної системи полягає в підготовці та наданні інформації, необхідної для забезпечення ефективного управління всіма ресурсами підприємства чи організації, створення інформаційного середовища для управління організацією.

Мета створення інформаційних систем − у гранично короткі терміни налагодити систему обробки даних, яка має задані споживчі властивості. До них належать: функціональна повнота, своєчасність, функціональна надійність, адаптивна надійність, економічна ефективність. В основі функціонування будь-якої системи лежить процес, а в основі інформаційної системи – процес виробництва певної інформації. Тому призначення інформаційної системи – це виробництво інформації для потреб організації в забезпеченні ефективного управління її діяльністю. ІС можна розглядати як систему управління, де процес виробництва інформації є об’єктом управління.

Типова структура та складові ІС Практично всі різновиди інформаційних систем незалежно від сфери застосування включають один і той самий набір компонентів (рис.): функціональні компоненти; компоненти системи опрацювання даних; організаційні компоненти.

Типова структура та складові ІС

Практично всі різновиди інформаційних систем незалежно від сфери застосування включають один і той самий набір компонентів (рис.):

- функціональні компоненти;

- компоненти системи опрацювання даних;

- організаційні компоненти.

Рис.  Структура інформаційної системи

Функціональні компоненти − це система функцій управління, або повний набір (комплекс) взаємопов'язаних у часі й просторі робіт з управління, необхідних для досягнення поставлених перед організацією цілей.

Система опрацювання даних (СОД) призначена для інформаційного обслуговування фахівців різних органів управління організації, що приймають управлінські рішення.

Інформаційне забезпечення − це сукупність методів і засобів розміщення й організації інформації, що включають системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форми документів, методів створення інформаційної бази ІС. Від якості розробленого інформаційного забезпечення особливо залежать достовірність і якість прийнятих управлінських рішень.

Класифікація існуючих інформаційних систем

Класифікація ІС за ознакою структурованості завдань:

- структуровані завдання, де відомі всі її елементи і взаємозв'язки між ними;

- неструктуровані завдання − завдання, в яких неможливо виділити елементи і встановити між ними зв'язки;

- частково структуровані завдання − відома частина елементів і зв’язків між ними.

Інформаційні системи, що використовуються для вирішення частково структурованих завдань, поділяються на два види:

- Інформаційні системи, що створюють управлінські звіти і орієнтовані головним чином на обробку даних (пошук, сортування, агрегування, фільтрацію), забезпечують інформаційну підтримку користувача, тобто надають доступ до інформації в базі даних і її часткову обробку.

- Інформаційні системи, які розробляють альтернативи рішень (модельні або експертні) − надають користувачеві математичні, статистичні, фінансові та інші моделі, використання яких полегшує вироблення і оцінку альтернатив рішення.

За характером уявлення і логічної організації інформації, що зберігається:

- фактографічні інформаційні системи − накопичують і зберігають дані у вигляді безлічі екземплярів одного або декількох типів структурних елементів (інформаційних об'єктів), які відображають відомості з якого небудь факту, події тощо, відокремленому від інших відомостей;

- документальні інформаційні системи − одиничним елементом інформації є документ і інформація на вводі (вхідний документ);

- геоінформаційні інформаційні системи − дані організовані у вигляді окремих інформаційних об'єктів, прив'язаних до загальної електронної топографічної основи (електронної карти).

Залежно від сфери застосування розрізняють такі класи ІС:

- Інформаційна система організаційного управління призначена для автоматизації функцій управлінського персоналу як промислових підприємств, так і непромислових об'єктів (готелів, банків, магазинів тощо). Основними функціями подібних систем є: оперативний контроль і регулювання, оперативний облік та аналіз, перспективне та оперативне планування, бухгалтерський облік, управління збутом, постачанням, інші економічні та організаційні завдання.

- Інформаційна система управління технологічними процесами (ТПр) призначена для автоматизації функцій виробничого персоналу по контролю та управлінню виробничими операціями. У таких системах зазвичай передбачається наявність розвинених засобів вимірювання параметрів технологічних процесів (температури, тиску, хімічного складу тощо), процедур контролю допустимості значень параметрів і регулювання ТПр.

- Інформаційна система автоматизованого проектування (САПР) призначена для автоматизації функцій інженерів–проектувальників, конструкторів, архітекторів, дизайнерів при створенні нової техніки або технології. Основними функціями подібних систем є: інженерні розрахунки, створення графічної документації (креслень, схем, планів), створення проектної документації, моделювання проектованих об'єктів.

- Інтегровані (корпоративні) ІС використовують для автоматизації всіх функцій фірми та охоплюють весь цикл робіт від планування діяльності до збуту продукції. Вони включають в себе ряд модулів (підсистем), які працюють в єдиному інформаційному просторі та виконують функції підтримки відповідних напрямів діяльності.

Рівні та складові інформаційних систем в організації

Структура ІС, як сукупність підсистем представлена на рисунку.

Технiчне забезпечення - це комплекс технiчних засобiв, призначених для роботи IС, а також вiдповiдна документацiя на цi засоби i технологiчнi процеси.

Призначення пiдсистеми iнформацiйного забезпечення полягає у своєчасному формуваннi й видачi достовiрної iнформацiї для прийняття управлiнських рiшень.

Органiзацiйне забезпечення - це сукупнiсть методiв i засобiв, що регламентують взаємодiю працiвникiв з технiчними засобами i мiж собою в процесi розробки та експлуатацiї IС.

Математичне та програмне забезпечення - це сукупнiсть математичних методiв, моделей, алгоритмiв i програм для реалiзацiї цiлей i задач IС, а також нормального функцiонування комплексу технiчних засобiв. 

Правове забезпечення - це сукупнiсть правових норм, що визначають створення, юридичний статус i функцiонування IС, а також регламентують порядок одержання, перетворення i використання iнформацiї. 

Структуру IС становить сукупнiсть окремих її частин, якi називаються пiдсистемами. Пiдсистема - це частина системи, видiлена за якою-небудь ознакою. Загальну структуру IС можна розглядати як сукупнiсть пiдсистем незалежно вiд сфери застосування, а пiдсистеми називають такими, що забезпечують роботу. Структура будь-якої IС може бути представлена сукупнiстю пiдсистем, що забезпечують її роботу.

Інформаційну систему організацій доцільно розглядати у розрізі таких підсистем:

-  підсистема поточної інформації (електронна пошта, оперативний облік, вибіркова звітність);

-  підсистема адміністративної інформації (законодавчі акти, нормативні акти, методичний матеріал);

-  підсистема накопичення та збереження даних (комп'ютерний банк даних);

-  облікова підсистема (бухгалтерський облік, податковий облік, статистика, моніторинг);

-  експлуатаційна підсистема (розробка цільових програм, проектні послуги, управління персоналом, видавнича діяльність);

-  комп'ютерна підсистема (Інтернет, внутрішня комп'ютерна підсистема).

Функції та вимоги інформаційних систем

Функція ІС - сукупність дій інформаційної системи, яка спрямована на досягнення зазначеної мети.

Потенційні можливості ІС реалізуються через їх функції, до яких належать:

- обчислювальна - вчасно і якісно виконує оброблення інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;
- відслідковувальна - відстежує і формує всю необхідну для управління зовнішню та внутрішню інформацію;
- запам’ятовувальна - забезпечує безупинне накопичення, систематизацію, збереження і відновлення всієї необхідної інформації;
- комунікаційна - забезпечує передачу потрібної інформації в задані пункти;
- інформаційна - реалізує швидкий доступ, пошук і видачу необхідної інформації;
- регулювальна - здійснює інформаційно-керуючий вплив на об’єкт управління і його ланки при відхиленні їхніх параметрів функціонування від заданих значень;
- оптимізаційна - забезпечує оптимальні розрахунки в міру зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об’єкта управління;
- прогнозна - визначає основні тенденції, закономірності та показники розвитку об’ єкта управління;
- аналітична - визначає основні показники техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;
- документувальна - забезпечує формування всіх обліково-звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.

 При виборі інформаційної системи потреби бізнесу повинні бути конвертовані в технічні і економічні вимоги до інформаційної системи, сформульовані у відповідних термінах:

-  функціональні можливості,
-  сукупна вартість володіння,
-  перспективи розвитку, підтримки і інтеграції,
-  технічні характеристики.

Під функціональними можливостями слід розуміти відповідність автоматизованої системи тим основним бізнес-функціям, які існують або плануються до упровадження в організації:
-  якщо метою організації є мінімізація фінансових втрат за рахунок оптимізації і спрощення бухгалтерського обліку, то вибрана система повинна забезпечувати автоматизацію процесу ведення бухгалтерського обліку;
- якщо вимагається досягти конкурентної переваги за рахунок скорочення термінів розробки нових видів продукції, то одне з рішень може полягати у виборі системи (САПР –система автоматизації проектних робіт).

Під сукупною вартістю володіння розуміється сума прямих і непрямих витрат, які несе власник системи за період життєвого циклу останньої. При виборі нової інформаційної системи необхідно оцінити сукупну вартість володіння для кожного пропонованого варіанту і витрати, які повинні включати:

-  час життя існуючої на підприємстві системи;
-  час проектування нової системи;
-  час на закупівлю і упровадження елементів нової системи;
-  термін повернення 90% вкладених інвестицій за рахунок прибутку від експлуатації цієї системи.

Всі витрати на створення інформаційної системи повинні оцінюватися як частина інвестицій. Ці разові витрати можуть включати такі складові, як проектування системи, програмування, тестування системи, ревізія системи, придбання устаткування, розробка і зміна керівництва, навчання і пересування у зв'язку з установкою, тестуванням і паралельним запуском системи.

Перспективи розвитку і підтримки в основному визначаються постачальником рішення і тим комплексом стандартів, який закладений в систему і її компоненти.

До технічних характеристик системи відносяться:

-  архітектура системи;
-  масштабованість;
-  надійність, особливо в частині виконання критичних бізнес додатків;
-  здатність до відновлення при збоях устаткування;
-  наявність засобів архівації і резервного копіювання даних;
-  засоби захисту від навмисних і ненавмисних технічних нападів.

ERP (enterprise resource planning, планування ресурсів підприємства)

ERP (enterprise resource planning, планування ресурсів підприємства) - організаційна стратегія інтеграції виробництва і операцій, управління трудовими ресурсами, фінансового менеджменту і управління активами, орієнтована на безперервне балансування і оптимізацію ресурсів підприємства за допомогою спеціалізованого інтегрованого пакета прикладного програмного забезпечення, що забезпечує загальну модель даних і процесів для всіх сфер діяльності.

ERP-система - конкретний програмний пакет, який реалізує стратегію ERP.

Стратегія ERP є розвитком концепції MRP II і охоплює майже всі напрямки діяльності підприємства, але ERP-система все ж не замінює CRM-систему, яка контролює зовнішні взаємини, і PLM-систему, що управляє інтелектуальною власністю.

Характерні особливості ERP-стратегії:

- використання єдиної транзакційної системи для переважної більшості операцій і бізнес-процесів підприємства. Всі операції зводяться в єдину базу для подальшої обробки та отримання в реальному масштабі часу збалансованих планів;

- тиражованість: забезпечення можливості застосування одного і того ж програмного пакета для різних організацій (можливо, з різними настройками і розширеннями);

- підтримка в єдиній системі безлічі валют і мов;

- підтримка декількох юридичних осіб, кількох підприємств, декількох облікових політик, різних схем оподаткування в єдиній системі; це необхідно для її застосування в корпораціях, в т. ч. транснаціональних;

- програмний пакет, який реалізує стратегію ERP, зазвичай виконується у вигляді набору модулів, перелік яких може варіюватися в залежності від розміру і особливостей підприємств, на яких впроваджується ERP-система. 

Стандартний набір виглядає так:

- фінанси і бухгалтерський облік;
- управління персоналом;
- склад;
- продаж;
- управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM);
- закупівлі;
- управління ланцюжками поставок (SCM);
- виробництво.

Системи керування взаємовідносинами з клієнтами CRM

CRM (customer relationship management, система управління взаємовідносинами з клієнтами) − прикладне програмне забезпечення, призначене для автоматизації взаємодії з клієнтами (замовниками), зокрема для підвищення рівня продажів, оптимізації маркетингу і поліпшення обслуговування клієнтів. Досягається це за рахунок збереження інформації про клієнтів, історії взаємин з ними, поліпшення відповідних бізнес-процесів і подальшого аналізу результатів.

CRM-модель взаємин з клієнтами передбачає, що головними цілями діяльності підприємства − це задоволення потреб клієнтів, забезпечення продажів і підвищення ефективності маркетингу.

Відповідно, до складу CRM-системи можуть входити такі стандартні додатки:

CSS (customer service & support − автоматизація служби підтримки та обслуговування клієнтів). Використовуються такі методики та засоби, як база даних з докладною інформацією про клієнтів, збір статистики, вебтехнології, бонусні програми і тд.

SFA (sales force automation − автоматизація діяльності продавців). Здійснюються управління діяльністю агентів і продавців, надання їм інформаційно-рекламних матеріалів, аналіз ходу продажу і результатів роботи агентів, автоматична генерація тарифів і комерційних пропозицій відповідно до існуючих умов і станом клієнтської бази і тд.

MA (marketing automation − автоматизація маркетингу). Використовуються різні методики аналізу цільової аудиторії і формування кола своєї клієнтури, виявлення і аналізу вимог клієнтів, розробки планів маркетингових кампаній і аналізу результатів проведення цих акцій для кожної групи клієнтів, телемаркетинг, а також багато інших методик і засобів.

Рівень обробки інформації системами CRM може бути істотно різним: Операційний − реєстрація та оперативний доступ до первинної інформації щодо подій, компаній, проектів, контактів.

Аналітичний −звітність і аналіз інформації в різних розрізах (воронка продажів, аналіз результатів маркетингових заходів, аналіз ефективності продажів в розрізі продуктів, сегментів клієнтів, регіонів і інші можливі варіанти).

Колаборативний − організація тісної взаємодії з клієнтами, аж до їх впливу на внутрішні процеси підприємства (проведення опитувань для зміни якості продукту або порядку обслуговування, веб-сторінки для відстеження клієнтами стану замовлень, розсилка повідомлень по SMS, надання клієнтам можливості самостійно вибирати і замовляти продукти і послуги, а також інші інтерактивні можливості).

MPRII − планування виробничих ресурсів

MRP II (manufacturing resource planning, планування виробничих ресурсів) − це методологія детального планування виробництва підприємства. 

Головним її компонентом є система MRP (material requirements planning - планування потреби в матеріалах).

Система MRP II, на відміну від MRP, дозволяє планувати потреби підприємства не тільки в матеріалах, але у всіх виробничих ресурсах (матеріали, сировину, комплектуючі, обладнання, персонал), вести облік замовлень, планувати завантаження виробничих потужностей, виробничі витрати, моделювати хід виробництва, вести його облік, планувати випуск готових виробів, оперативно коригувати плани і виробничі завдання.

Стандарт «MRP II Standard System» містить 16 груп функцій, які повинна виконувати система MRP II:

-         планування продажів і виробництва (sales and operation planning);

-         управління попитом (demand management);

-         складання плану виробництва (master production scheduling);

-          планування матеріальних потреб (material requirement planning, MRP);

-         специфікація продуктів (bill of materials);

-         управління запасами (inventory transaction subsystem);

-         управління плановими поставками (scheduled receipts subsystem);

-         управління на рівні виробничого цеху (shop flow control);

-         планування виробничих потужностей (capacity requirement planning, CRP);

-         контроль входу / виходу робочих потоків (input / output control);

-         матеріально технічне постачання (purchasing);

-         планування ресурсів для розподілу (distribution resource planning, DRP);

-         планування і контроль виробничих операцій (tooling planning and control);

-         управління фінансами (financial planning);

-         моделювання для виробничої програми (simulation);

-         оцінка результатів діяльності (performance measurement).

MES − система управління виробництвом

MES (manufacturing execution system, система управління виробництвом) −це спеціалізована система, призначена для вирішення завдань синхронізації, координації, аналізу та оптимізації випуску продукції.  Абревіатуру MES іноді розшифровують як manufacturing enterprise solutions (корпоративні рішення для управління виробництвом); цей термін застосовується по відношенню до всіх автоматизованих систем, орієнтованим на завдання управління виробництвом. Але іноді терміном MES позначають сукупність функцій автоматизованої системи, що використовуються для оперативного управління виробництвом лише на рівні цеху.

MES-системи виконують такі функції:

-         RAS (resource allocation and status) − контроль стану і розподіл ресурсів;

-         ODS (operations / detail scheduling) − оперативне / детальне планування;

-         DPU (dispatching production units) − диспетчеризація виробництва;

-         DOC (document control) − управління документами;

-         DCA (data collection / acquisition) − збір і зберігання даних, що циркулюють у виробничому середовищі підприємства;

-         LM (labor management) − управління персоналом;

-         QM (quality management) − управління якістю;

-         PM (process management) − управління виробничими процесами;

-         MM (maintenance management) − управління технічним обслуговуванням і ремонтом;

-         PTG (product tracking and genealogy) − відстеження продукції;

-         PA (performance analysis) − аналіз продуктивності.

HRM − управління персоналом

HRM (human resources management, управління персоналом, HR-менеджмент) − область знань і практичної діяльності, спрямована на залучення в організацію кваліфікованого персоналу, здатного виконувати покладені на нього обов'язки, і оптимальне його використання. Управління персоналом є невід'ємною частиною автоматизованих систем управління підприємством.

У різних джерелах можуть зустрічатися й інші назви: управління трудовими ресурсами, управління людським капіталом (англ. Human capital management), кадровий менеджмент, менеджмент персоналу.

Основні методи управління персоналом, які реалізуються за допомогою HRM-системи:

економічні:

-         матеріальне стимулювання і санкції,

-         фінансування і кредитування,

-         зарплата,

-         собівартість,

-         прибуток,

-         ціна;

організаційно-розпорядчі:

-         підтримка дисципліни,

-         покладання відповідальності,

-         застосування засобів примусу,

-         нормативно-документальне закріплення функцій;

соціально-психологічні:

-         мотивація,

-         моральне заохочення, с

-         оціальне планування.

Сучасні інтегровані HRM-системи містять шість основних функціональних блоків, які відповідають за:

розрахунок заробітної плати;

облік співробітників;

рекрутинг;

управління талантами;

управління ефективністю і навчанням;

взаємодія користувачів з системою.

Основні завдання, які вирішуються HRM-системою: комплектація штату підприємства відповідно до стратегії його розвитку в коротко-, середньо- та довгостроковій перспективах. Залучення, утримання та мотивація найбільш кваліфікованого персоналу; створення системи підготовки керівного резерву, забезпечення наступництва керівництва і зниження ризику кадрових втрат; орієнтація служби управління персоналом на досягнення виробничих результатів; забезпечення розвитку і навчання персоналу відповідно до цілей діяльності підприємства і його підрозділів; реалізація оптимальної та з низькими витратами функції обліку в сфері управління персоналом.

EAM − управління основними фондами

EAM (enterprise asset management, управління основними фондами) − систематична і скоординована діяльність організації, націлена на оптимальне управління фізичними активами і режимами їх роботи, ризиками і витратами на протязі всього життєвого циклу для досягнення і виконання стратегічних планів організації.

ЕАМ-система − прикладне програмне забезпечення управління основними фондами підприємства (ОФП) в рамках стратегії EAM.

Його застосування орієнтоване на:

-                     підвищення виробничих параметрів обладнання без збільшення витрат;

-                     скорочення витрат на технічне обслуговування обладнання; обслуговування, ремонт і матеріально-технічне забезпечення обладнання без зниження рівня надійності.

ЕАМ-системи дозволяють злагоджено керувати наступними процесами:

-                       технічне обслуговування і ремонт (ТОіР);

-                       матеріально-технічне постачання (МТС);

-                       управління складськими запасами (запчастини для технічного обслуговування);

-                       управління фінансами, якістю і трудовими ресурсами в частині технічного обслуговування, ремонтів та матеріально-технічного забезпечення.

Системи EAM дозволяють ефективно управляти повним життєвим циклом будь-яких корпоративних активів: будівель і споруд, промислового обладнання, транспортного парку, елементів інженерної інфраструктури, інформаційної техніки, бізнес-додатків, ліцензій на програмне забезпечення та інших.

Головною метою EAM-систем є забезпечення такого режиму експлуатації основних виробничих фондів, який забезпечував би максимальну пропускну здатність виробництва за рахунок підтримки необхідного коефіцієнта технічної готовності (КТГ) при допустимому рівні витрат на обслуговування і ремонт основних фондів підприємства.

Цінність для бізнесу: оптимізація витрат на технічне обслуговування і ремонти обладнання; скорочення часу простою обладнання; зниження кількості аварій і позапланових ремонтів.