Лекція 6. Цифрові інструменти для колективної роботи

Управління розподіленою командою

Що необхідно сучасному ІТ фахівцеві?

1. Професійно самоорганізовуватись та ефективно використовувати інформаційні технології.

2. Працювати ефективно в команді, формуючи власний внесок у виконання завдань групи

Для ефективної роботи команди у сучасному цифровому суспільстві важливо: розвинена культура спільної роботи з використанням цифрових технологій, доступ до цифрових технологій та навички роботи з відповідними сервісами.

Для визначення домінуючого типу поведінки в колективі необхідно визначити один із типів орієнтирів особистості:

-                орієнтація на результат;

-                орієнтація на взаємовідносини з людьми, атмосферу колективу;

-                орієнтація на себе;

-                орієнтація на субординацію.

Для ефективного управління розподіленою командою необхідно:

-                організувати загальне робоче середовище;

-                налагодити ефективну комунікацію;

-                визначити зони відповідальності;

-                налагодити бізнес-процеси.

Сервіс Basecamp

Ефективне планування та розподілення робочих завдань між співробітниками – це запорука успішних проєктів.

Basecamp – це одна з найпопулярніших CRM (система управління взаємовідносинами з клієнтами). Вона дозволяє спілкуватися з командою, ділитися документами, створювати to-do списки, призначати відповідальних, додавати коментарі та багато іншого.  

Переваги Basecamp:

Зручний, інтуїтивний інтерфейс;

-                Програма надсилає миттєві оповіщення щодо оновлень;

-                Необмежена кількість користувачів, не потрібно додатково платити за кожного співробітника;

-                Програма пропонує учасникам записати над чим вони працювали протягом дня, чим займаються щотижня та щомісяця. А отже, менеджеру не потрібно постійно нагадувати та просити своїх працівників звітуватись;

-                Кожен член проекту чи команди може завантажувати файли та має доступ до усіх документів, що стосуються його проекту;

-                Можна приймати імейли та відповідати на них прямо в системі;

-                Вбудований чат допомагає підтримувати невимушену атмосферу;

-                Є можливість кастомізувати робочий простір відповідно до власного бренду, додати логотип, змінювати кольори;

-                Доступний місяць безкоштовного пробного користування.

Недоліки:

-                Коли задаєш дедлайн для проєкта, то у календарі утворюється кольорова смуга від дати початку проекту до кінцевої дати. Якщо проектів небагато, то це виглядає нормально, але якщо їх більше 5, то календар стає схожим на веселку;

-                При плануванні великих проектів необхідно створити безліч to-do списків, в яких потім легко заплутатись.

Отже, Basecamp – це чудовий вибір для компанії, яка займається середніми за масштабом проектами. Для малих проектів тут багато зайвих інструментів, а для великих – ця система занадто проста. Не слід очікувати, що засновники додадуть функціоналу для роботи над великими проектами у майбутньому, адже вони вважають, що саме простота робить їх продукт таким популярним.

Сервіс Microsoft Teams

Хмарний сервіс Microsoft Teams – це середовище для колективної роботи, яке базується на чотирьох ключових ідеях: комунікації, взаємодії, можливості індивідуальних налаштувань та надійного захисту. Даний сервіс є сучасним середовищем для спільної роботи студентів, незалежно від їх місцезнаходження, що дозволяє учасникам команди ефективно:

-                організовувати онлайн-зустрічі;

-                проводити аудіо- та відео- конференції;

-                публікувати в рамках робочого простору команди новини та спільні документи;

-                вести планування спільної діяльності учасників команди;

-                підключити додаткові хмарні сервіси.

Рис. Приклад використання сервісу Microsoft Teams

В Microsoft Teams також є можливість отримувати повідомлення та різні оновлення від зовнішніх хмарних сервісів, наприклад, GitHub, Twitter та інших. Крім того, в корпоративне середовище Microsoft Teams студенти можуть інтегрувати різні інтелектуальні сервіси, що реалізується за допомогою Microsoft Bot Framework, серед яких є і боти від ModuleQ, hipmunk, Growbot та інших. За допомогою інтегрованого сервісу Trello учасники команд мають можливість завершувати успішно проєкти завдяки використанню дашбордів, списків і карток не виходячи з хмарного сервісу Microsoft Teams.

Хмарний cервіс Asana

Asana є безкоштовним і універсальним таск-мессенджером для роботи команд. 

Даний сервіс дозволяє студентам під час роботи на проєктом планувати та структурувати хід дій таким чином, щоб більш ефективно створювати його, а саме: розподіляти завдання між учасниками та здійснювати моніторинг їх виконання, призначати відповідальних за певний вид робіт з виставленою першочерговістю виконання завдань та встановленими дедлайнами.

Рис. Приклад використання сервісу Asana

Можливості Asana:

-                немає необхідності користуватись електронною поштою, адже можна спілкуватись та обмінюватись файлами у рамках системи;

-                одна задача може відноситись до кількох проектів одночасно, що допомагає зберегти час;

-                дозволяє провести аналіз ефективності;

-                завдяки можливості додавати підзадачі на будь-якому рівні, легко деталізувати кожен етап роботи;

-                можна прикріплювати файли зі свого комп’ютера, Google Drive чи Dropbox;

-                візуально приємний інтерфейс;

-                після успішного виконання задач вас вітають чарівні істоти (єдиноріг, єті, нарвал та жар-птиця);

-                інтеграція з популярними сервісами (Evernote, Dropbox, MailChimp, Slack,  Instagantt та іншими);

-                розроблено також мобільні додатки (Android, iOS);

-                базова версія є безкоштовною для команди менше 15 людей.

Недоліки Asana:

-                преміальна версія з розширеними можливостями коштує досить дорого, слід платити окремо за кожного співробітника;

-                мобільна версія не завжди працює добре.

Сервіс Trello

Хмарний сервіс Trello є органайзером для спільної роботи

Ключовими особливостями сервісу є: здійснення автоматичного резервного копіювання; компактне розміщення результатів проєкту на одній дошці; створення необмеженої кількості дошок і карток; можливість архівування карток або дошок; підтримка тегів і категорій; створення кольорових міток; відсутність автоматичного повторення карток.

Рис. Приклад використання сервісу Trello

Переваги Trello:

-                простий, інтуїтивний інтерфейс;

-                легко включитись до роботи через візуальне сприйняття обсягу завдань;

-                якщо ваше ім’я було “пом’януте” у картці, то вам на імейл буде надіслане це повідомнення;

-                по праву сторону дошки у меню відображаються усі останні дії, що дозволяє стежити за взаємодією учасників;

-                можна змінювати фон дошки;

-                платна версія інтегрується з Jira, Bitbucket, Evernote, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack та іншими сервісами;

-                безкоштовна версія надає усі основні можливості, для невеликих проектів її достатньо.

Кілька Trello:

-                немає можливості видаляти картки, тільки архівувати;

-                для проведення аналітики потрібно підключати додаткові сервіси;

-                недостатньо функціоналу для повноцінної роботи над великими проектами.

Планування роботи з використанням хмарних сервісів

Для планування роботи ефективно використовувати хмарні сервіси, такі як сервіси для створення ментальних карт (WiseMapping, Mind42, LOOPY, XMind та інші).

WiseMapping (www.wisemapping.com)

Програма WiseMapping є безкоштовним онлайн-додатком для створення інтелект карт, що працює на відкритому коді HTML5. Програмою можна користуватися на сайті розробників, а можна скачати відкритий код програми і встановити її на власний веб-сервер.

WiseMapping має весь набір функцій для роботи з технологією інтелект-карт та для планування роботи над певним проєктом:

-                проста в управлінні, але виникають складнощі з малюванням додаткових вузлів;

-                експорт в JPEG, PNG, PDF, SVG, Freemind, MindJet, формат тексту або Exсel;

-                можна додавати користувачів для спільної роботи над картою.

Сервіси та ресурси для схемотизації

Lucidchart (https://www.lucidchart.com/)

Схематизація ідей, інформації і процесів допоможе прийняти зважені рішення з будь-якого аспекту бізнесу, при планування роботи

Ключові особливості сервісу:

-                підходить для створення UML- і ER-моделей, системних діаграм і схем різних типів;

-                можливість експорту у формати Microsoft Visio, PDF, PNG і JPG;

-                інтеграція з сервісами G Suite, Confluence, JIRA і Jive;

-                організація колективної роботи в режимі реального часу;

-                додавання діаграм на вікі-сайти та блоги.

Онлайн дошки для обговорення колективних проєктів

Віртуальна інтерактивна дошка (онлайн дошка, стіна, whiteboard-проєкт) − це мережевий соціальний ресурс, призначений для організації спільної роботи, а саме обговорення колективних проєктів в реальному часі

Microsoft Planner (https://tasks.office.com/)

Planner − сервіс від Microsoft, який розширює можливості Microsoft 365 і допоможе впорядкувати свою роботу у віртуальному просторі.

Завдяки можливостям створення планів, управління завданнями, призначення кінцевих термінів виконання, наглядом за виконанням поставлених завдань, надання простого обміну файлами групи і надання внутрішнього чату.

Особливості Microsoft Planner:

-                сервіс допомагає впорядкувати роботу в віртуальному просторі: створювати плани, управління завданнями, загальний доступ до файлів, внутрішній чат;

-                Planner може бути використаний для управління заходами, мозковим штурмом, для запису нових ідей про продукти, збільшить ефективність управління командою;

-                В Microsoft Planner можна розробляти плани, створювати групи, призначати завдання, оновлювати відомості про стан;

-                кожному плану відповідає власна дошка, на якій завдання можна розбити на групи за станом або виконавцям. Щоб змінити стан або призначення завдання, досить перетягнути її в інший стовпець;

-                при спільній роботі над планом учасники групи завжди будуть знати, хто чим зайнятий;

-                можливість прикріплювати до завдань файли, спільно працювати над ними і навіть вести обговорення, не перемикаючись між додатками;

-                планувальник підходить для будь-яких пристроїв і дозволяє синхронізувати роботу завдяки безкоштовному мобільному додатку;

-                можливість бути в курсі подій: учасники отримують повідомлення по електронній пошті кожен раз, коли їм призначають нову задачу або їх додають коментарі до неї.

Можливості Microsoft Planner:

-                візуалізація процесу організації роботи, кожен план має власну дошку, на даній дошці кожен робочий елемент або завдання представлені карткою (Card), яка може мати свої дати виконання, вкладення файлів, категорії і пов'язані бесіди, члени команди отримують повідомлення, коли їх додають до картки або до відповідної бесіди;

-                у картку можна завантажувати фотографії або інші зображення, які будуть перетворені в превью зображення, коли карта буде знаходиться на дошці, тому з першого погляду можна легко зрозуміти, про що та, чи інша картка. На додаток картки можуть бути організовані в стовпці, які називаються кошиками (Buckets), можна розставляти пріоритет і прикріплювати кольорові мітки;

-                відстежувати процес виконання всіх планів., дивитися хід виконання конкретного завдання, застосувати фільтр, сортування, ознайомитися з прогресом ходу зроблених робіт і зорієнтуватися по термінах;

-                робота з усіма додатками пакета офісних програм, бесіди, які велися в Planner будуть відображатися в Outlook 2016, веб версії Outlook, або мобільному додатку для смартфонів;

-                документи типу Word, Excel або PowerPoint можуть бути прикріплені до конкретної картки, а збереження їх в бібліотеці SharePoint дозволяє проводити редагування навіть без підключення до мережі.

Miro (https://miro.com/app/dashboard/)

Miro − це візуальна платформа співпраці для сучасних фахівців. Miro дозволяє розподіленим групам ефективно працювати разом: від мозкового штурму за допомогою цифрових заміток до планування і управління гнучкими робочими процесами. У команд є опція створювати віртуальні полотна, на яких можна візуалізувати ідеї і концепції для їх обговорення. Також тут можна планувати завдання, вести записи, створювати ескізи, будувати схеми та інше. Сервіс також підтримує інтеграцію з Google Docs, Slack, Sketch, Jira, Trello, Dropbox і іншими командними додатками.

Особливості Miro:

-                зручні шаблони для User Story Mapping;

-                можливість відслідковувати пересування мишкою інших членів команди;

-                можливість лишати коментарі;

-                можливість надавати різні типи доступу;

-                можливість зробити посилання на конкретну секцію полотна.

Сервіс Microsoft Whiteboard

За допомогою спільного полотна Microsoft Whiteboard можна ефективно проводити наради, організовувати спільну роботу.

Можливості сервісу Microsoft Whiteboard:

-                проведення ефективних зустрічей;

-                проведення мозкового штурму;

-                планування командного спринту;

-                планування проєкту;

-                вирішення проблеми;

-                управління інцидентами.

Цифрові комунікації

Стратегія цифрової комунікації

Щоб отримати максимальну вигоду від вашої комунікаційної стратегії, вам потрібно визначити вашу мету та інструменти для її досягнення.

Тому необхідно почати з розробки стратегії цифрової комунікації.

По-перше, ви маєте проаналізувати своє становище, визначити ваші завдання й аудиторію: усе це допоможе вам підібрати відповідні методи та інструменти.

Ваша цифрова стратегія допоможе вам у цьому.

•   Переконайтеся, що ваша діяльність у сфері комунікації сприяє досягненню цілей та місії організації. 

•   Плануйте і розподіляйте ресурси.

•   Виконуйте ваші комунікаційні завдання, зокрема, інформуйте громадськість, змінюйте її погляди та поведінку шляхом залучення потрібної аудиторії за допомогою правильних методів доведення інформації.

Ваша стратегія цифрової комунікації повинна стати частиною комунікаційної стратегії організації. Якщо у вас її немає, подумайте про її розробку.

Варто залучити до цього процесу співробітників вашої організації. Наприклад, сеанс «мозкового штурму», під час якого ваші колеги зможуть поділитися своїми креативними ідеями, а керівництво може оголосити свої очікування. Ви повинні враховувати думки своїх колег, щоб вони відчували себе частиною кінцевого результату.

Як розробити стратегію цифрової комунікації:

• Проаналізуйте ситуацію: основні проблеми, з якими ви стикаєтеся.
• Визначте цілі комунікації: як комунікація може допомогти вам у вирішенні проблем і розв’язанні завдань.
• Подумайте про цільову аудиторію: яка група людей може вирішити ваші завдання.
• Розробіть своє повідомлення та підхід: що ви хочете донести до них і як ви збираєтеся це робити.
• Оберіть спосіб донесення повідомлення: як ваша цільова аудиторія споживає інформацію і як найкраще достукатися до неї.
• Протестуйте свій підхід: ви ніколи не визначите напевне дієвість ваших повідомлень та візуальних інструментів, поки не випробуєте їх на реальних людях.
• Складіть план необхідних ресурсів і графік. 
• Створіть механізм оцінки й позначайте досягнення: це може бути таблиця з цілями в одному стовпчику та цільовою аудиторією, повідомленнями, методами, заходами, графіком і ресурсами — в інших.
• Проаналізуйте результати і відповідним чином скоригуйте свій план: онлайн-опитування та аналіз статистики вас зорієнтують.

Ефективне управління сайтом

10 кроків для охоплення вашої аудиторії

Крок 1. Дотримуйтеся стратегії

Ця цифрова стратегія надала вам інформацію, необхідну для охоплення вашої аудиторії та досягнення відповідних цілей. Тепер у вас є Facebook, Instagram, Youtube, Linkedin, Twitter тощо.

Також подумайте про свої кадрові та фінансові ресурси. Для роботи із соціальними мережами вам може знадобитися людина на повний робочий день. У відділах цифрових комунікацій великих організацій працюють десятки співробітників. Якщо вам не вистачає працівників чи фінансування, ви можете продумати інші креативні способи роботи з вашими акаунтами в Інтернеті (наприклад, залучити стажерів, які можуть використовувати певні заготовки).   

Крок 2. Складіть план

Наступним кроком буде розробка щотижневих планів. Під цим відео ви знайдете приклад плану на тиждень. Щодня ви можете публікувати 3-4 пости, які просувають ваше основне повідомлення. Загальне правило: кожен пост повинен бути коротким і супроводжуватися зображенням чи відео. Спочатку ви повинні вирішити: використовувати наявний контент, створювати контент на основі наявного контенту або створювати новий контент, і як вам це робити. Також ви повинні визначитися, де брати фотографії.

Крок 3. Застосовуйте правило 75/25

На кожне повідомлення про вашу організацію (новини, заклики до дії), має бути 3 повідомлення про щось важливе для вашої аудиторії (цікава або корисна інформація). Ось приклади найпопулярніших типів постів: списки (п’ять найпопулярніших...), рекомендації (як...), порівняння, інтригуюча інформація, помилки, «все, що вам треба знати про...», рекорди, соціально значущі проблеми, знаменитості, новини, освіта. 

Крок 4. Ваш контент має бути актуальним

Не намагайтеся звертатися з усім до всіх. Адаптуйте свій контент для кожної цільової аудиторії. Новини про досягнення вашої організації будуть актуальні для партнерів, а сім’ям буде цікава ваша нова програма для дітей. 

Крок 5. Взаємодійте з вашою аудиторією

Відповідайте на коментарі, запитуйте, проводьте соціологічні опитування та конкурси. Головне — будьте товариськими. 

Не просто поширюйте інформацію, а залучайте своїх підписників до діалогу. Інформація забувається, а комунікація триває. Розумійте потреби вашої аудиторії та зосередьтеся на тому, що полегшить її життя. Будьте чуйними. Водночас розробіть алгоритм реагування на негативні коментарі. Якщо розмова стає занадто емоційною, один із методів — поговорити наживо.

Крок 6. Правило тематичних днів

Люди полюбляють традиції. Зробіть так, щоб аудиторія чекала на ваші пости. Наприклад, у понеділок ви можете розміщувати вакансії, а у п’ятницю — цікаві фотографії.

Крок 7. Задіюйте особливі дати для просування своїх тем

Включіть свята чи особливі дні та якось пов’яжіть їх із вашою темою (наприклад, Міжнародний день музеїв). 

Крок 8. Залучайте партнерів, лідерів громадської думки та співробітників у соціальних мережах

Для розширення аудиторії вам знадобиться підтримка інших блогерів чи організацій. Складіть список можливих партнерів і лідерів громадської думки і подумайте, як ви можете стати у нагоді один одному. 

Акаунтам реальних людей довіряють більше, ніж акаунтам брендів, тому що люди віддають перевагу спілкуванню з іншими людьми, тож заохочуйте співробітників до просування вашої організації. 

Крок 9. Чергуйте активність в Інтернеті та реальні заходи

Онлайн-інструменти — це лише частина вашої діяльності у сфері комунікації. Особисті зв’язки або громадські заходи допоможуть вам швидше та легше залучити аудиторію та розширити її. Створіть мережу або клуб, де ви зможете зустріти своїх шанувальників із Facebook або інших соціальних мереж. Спробуйте організувати декілька корисних тренінгів або ексклюзивних заходів. 

Крок 10. Використовуйте історії реальних людей

Людям цікаве життя інших людей. Розповідайте їм історії, а не просто повідомляйте про події, уникаючи при цьому вузькопрофільної термінології або скорочень. 

Корисні ресурси

1.   Шаблон, який допоможе вам розписати, скласти план чи керувати заходами з цифрового маркетингу: https://images.template.net/wp-content/uploads/2016/07/21132944/Example-Digital-Content-Marketing-Strategy-Matrix-Template0A.pdf

2.  Цифрові технології у сфері культури, культурної спадщини та мистецтва: http://digitalengagementframework.com/digenfra3/wp-content/uploads/2016/02/Digital_engagement_in_culture_heritage_and_the_arts.pdf

3.  Як проводити «мозкові штурми» у сфері культури: http://www.ne-mo.org/reading-corner/museums-in-a-digital-world.html

4.  Стратегії ефективної комунікації у новому цифровому медіапросторі: http://www.tellusventure.com/downloads/reference/santa_cruz_strategies.pdf

5.  Визначення потреб користувачів, контенту та критеріїв якості для веб-додатків у сфері культури: http://www.minervaeurope.org/publications/qualitycommentary/qualitycommentary050314final.pdf

6.  10 порад щодо використання соціальних мереж для організацій у сфері мистецтва: https://www.theguardian.com/culture-professionals-network/culture-professionals-blog/2011/nov/29/arts-social-media-tips

7.  Мистецтво та культура підкорюють соціальні мережі: http://www.flyingkitemedia.com/features/phillysocialmediaartsandculture0806.aspx

8.  Мистецтво та громадські соціальні медіа: https://docs.google.com/spreadsheets/d/17e8wHkbbQlqoOYNy_XIy37xaTsySMmslCWRm7-MwmRw/edit?hl=en#gid=0

9.  Організації у сфері мистецтва та цифрові технології: http://www.pewinternet.org/2013/01/04/arts-organizations-and-digital-technologies/

10. Інструментарій для маркетингу в сфері мистецтва: http://www.arterialnetwork.org/ckeditor_assets/attachments/36/fa_am_toolkit.pdf

11. Як музеям і художнім організаціям спілкуватися з аудиторією: https://blog.hootsuite.com/social-museums-art-organizations/

      12. Навіщо культурним організаціям та організаціям сфери мистецтва використовувати Instagram і Pinterest?: http://npengage.com/nonprofit-marketing/insta-what-pin-where-why-should-arts-and-cultural-organizations-use-instagram-and-pintrest