Тема 6. Проблеми та перспективні напрями розвитку інформаційних та комп’ютерних технологій в обліку державного сектору

1. Застосування комп’ютерних технологій в обліку державного сектору

Поєднання процесу виконання не лише традиційних, а й нових облікових завдань, які виникають у процесі діяльності бюджетних установ – вищих навчальних закладів і суб’єктів охорони здоров’я, для цілей оптимізації видатків, необхідних для забезпечення їхнього досягнення, потребує формування ефективної комп’ютерної інформаційної мережі. Зважаючи на складність структурних управлінських рівнів вона автоматично набуває кластерної будови та вимагає розвитку відповідних каналів руху інформації. У зв’язку з цим ускладнюється діяльність бухгалтерії як координаційного, контролюючого та регулюючого центру суб’єкта діяльності, розвивається оргграф взаємозв’язків між компонентами системи обліку, удосконалюється формалізація подання інформації та  інформаційні  технології  загалом. Т. А. Писаревська щодо цього робить висновок, що у нових умовах господарювання стрімко зростає роль інформаційної бази, яка за  змістом, методами доступу до неї користувачів і можливостями обміну даними між користувачами різних рівнів управління має відповідати вимогам господарювання. Це створює передумови для пошуку нових інформаційних технологій управління, що ґрунтуються на сучасних засобах обчислювальної техніки.

Підтримуючи позицію, що система обліку містить відповідні технології опрацювання даних з допомогою комп’ютерної техніки, тобто як кібернетична система характеризується використанням інформаційних технологій, слід акцентувати увагу на факті відсутності єдиного підходу до визначення цього терміна.

Так, згідно з визначенням, поданим у “Вікіпедії (вільній енциклопедії)”, інформаційні технології (Information and Communication Technologies, ICT) – це сукупність методів, виробничих процесів і програмно-технічних засобів, інтегрованих з метою збирання, обробки, зберігання, розповсюдження, відображення і використання інформації в інтересах її користувачів.

Національний держстандарт України “Автоматизовані системи. Терміни та визначення” містить таке визначення: інформаційна технологія – це технологічний процес, предметом перероблення й результатом якого є інформація. У Законі України №74/98-ВР від лютого 1998 р. “Про Національну програму інформатизації” (зі змінами та доповненнями) визначено інформаційну технологію як цілеспрямовану організовану сукупність інформаційних процесів з використанням засобів обчислювальної техніки, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкий пошук інформації, розосередження даних, доступ до джерел інформації незалежно від місця їхнього розташування.

Л. О. Терещенко та І. І. Матієнко-Зубенко, розглядаючи сучасні технічні можливості удосконалення обліку, вживають термін “автоматизована інформаційна технологія (АІТ)”. На їхній погляд, це системно організована для розв’язання задач управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, оброблення і захисту інформації на основі застосування програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки та зв’язку, а також засобів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.

Т. А. Писаревська вважає, що інформаційна технологія – це сукупність методів і процедур, за допомогою яких реалізуються функції збирання, передавання, оброблення, зберігання та доведення до користувачів інформації в організаційно-управлінських системах з використанням обраного комплексу технічних засобів. Згідно з іншими джерелами інформаційна технологія – це сукупність методів, виробничих процесів та програмно-технічних засобів, об’єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує виконання інформаційних процесів з метою підвищення їхньої надійності та оперативності і зниження трудомісткості ходу використання інформаційного ресурсу.

О. В. Клименко визначає інформаційні технології як комплекс методів і процедур, за допомогою яких реалізуються функції збору, передавання, обробки, зберігання та доведення до користувача інформації в організаційно-управлінських системах з використанням обраного комплексу технічних засобів. Загалом такий підхід є прийнятним, однак зважаючи на специфіку діяльності бюджетних установ і зацікавлених користувачів інформації (в сучасних умовах ними є також потенційні споживачі, контролюючі та інші органи), вживання у визначенні словосполучення “в організаційно-управлінських системах” певним чином обмежує фактичну просторову широту інформаційних технологій.   Тому   більш   прийнятною   є   позиція    Г.    Б.    Муніна, А. О. Змійова,   Г.  О.   Зінов’єва,    Є. В.   Самарцева,    А.    А.    Гаца, К. П. Максимець, Х. Й. Роглєва, які стверджують, що інформаційні технології (ІТ) – це системно організована для вирішення завдань управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збирання, реєстрації, передачі, накопичення, пошуку, обробки і захисту інформації на базі застосування розвиненого програмного забезпечення, використання засобів обчислювальної техніки і зв’язку, а також способів, за допомогою яких інформація надається тим, хто її потребує. Хоч і це означення деталізоване не зовсім коректно, оскільки словосполучення “сукупність методів і засобів реалізації” охоплює і програмне забезпечення, і обчислювальну техніку. З огляду на це розглянуте визначення варто стилізувати й скоротити відповідно до логічних умовиводів. О. В. Горбатюк та Р. Ю. Козяр вважають, що інформаційні технології потрібно розуміти як сукупність сучасних засобів і методів обробки інформації, що використовуються в повсякденній роботі. На базі цих технологій будуються закінчені інформаційні системи, що дають змогу автоматизувати ту чи іншу операцію або процедуру. Взаємопов’язана сукупність таких технологій і систем становить програмно-апаратну основу автоматизованої системи обліку.

Дослідження означень терміна “інформаційні технології” можна продовжувати, адже вони в останні роки постійно знаходяться у полі зору науковців. Проте загалом у фаховій науковій літературі та нормативно-правових документах інформаційна технологія розглядається щонайменше з п’яти позицій, а саме як:

–               процес (у тому числі технологічний) або сукупність процесів;

–              сукупність методів;

– комплекс взаємозалежних наукових, технологічних, інженер- них дисциплін;

–              сукупність методів, процесів і програмно-технічних засобів;

–              сукупність принципово нових засобів і методів обробки обліково-економічної інформації.

Критична оцінка існуючих підходів дає змогу зробити такі узагальнюючі висновки. По-перше, розгляд інформаційних технологій з точки зору процесу чи навіть сукупності процесів обмежує коло об’єкта дослідження лише у суто технічних рамках. Особливо показовою ілюстрацією цього твердження є розгляд інформаційних технологій як технологічного процесу. З цього огляду об’єкт дослідження автоматично випадає з усіх наукових спеціальностей, крім технології. По-друге, обмеження означення словами “сукупність методів” вилучає розгляд об’єкта (інформаційних технологій) з точки зору економіки, юриспруденції, соціології, статистики та інших наук, які за основу мають не лише суто цифрові, а й формальні показники. Такий підхід теж є доволі дискусійним, оскільки відокремлення інформаційних технологій від вказаних вище галузей позбавляє їх власної основи розвитку – забезпечення підвищення ефективності функціонування суб’єктів господарювання завдяки зростанню оперативності прийняття управлінських рішень. Тобто така позиція перетворює інформаційні технології лише у категорію технічних засобів. Третій підхід, а саме розгляд інформаційних технологій з точки зору комплексу взаємозалежних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, обмежує практичну значимість цього об’єкта дослідження, утримуючи його лише у теоретичній площині. Деякі автори поєднують у своїх означеннях ряд складових (методи, засоби). Маються на увазі дві останні складові зі сформованого переліку позицій. Загалом їх можна було б об’єднати в одну групу. Проте розмежування зроблене у зв’язку з тим, що в сучасних умовах актуалізуються власне новітні та інноваційні характеристики, які тісно взаємопов’язані з особливостями нестабільної економіки. Зазначені критичні зауваження (вони можуть бути також дискусійними) дають змогу стверджувати, що ті означення інформаційних технологій, основою яких є розглянуті перші три підходи, не можна віднести до найбільш вдалих та науково обґрунтованих. Більш логічно буде позитивно оцінити інформаційні технології як сукупність методів, процесів програмно-технічних засобів. У такому разі означення слід сформулювати у такій редакції: інформаційні технології – це взаємопов’язана сукупність методів, способів, процесів і засобів (у  т. ч.  новітніх) збору, передачі, опрацювання, зберігання та оприлюднення інформації в інноваційному форматі, що враховує специфіку економічної ситуації зацікавленим користувачам для прийняття рішень. Таке доволі загальне визначення за умови прив’язки до галузі буде більш конкретним і звужуватиме коло потенційних користувачів лише до цільової аудиторії. Зокрема, якщо рекомендоване визначення реакційно доповнити словами “…у бюджетній сфері”, то коло користувачів автоматично зведеться до суб’єктів бюджетної сфери та споживачів послуг бюджетних установ і організацій. Причому для перших застосування інформаційних технологій зводиться до здійснення оптимізаційних преференцій, а щодо других – до  забезпечення прийняття рішення про використання найбільш прийнятного варіанта продукту.

Ув’язка розвитку інформаційних технологій з закономірностями економічного середовища – надзвичайно актуальна позиція, оскільки незаперечним фактом функціонування будь-якої системи є циклічність. Відповідно її розвиток вступає у таку фазу (точку), коли справджується основний психологічний закон Кейнса, який щодо економічних систем (невід’ємними складовими яких є облікові системи) можна сформулювати таким чином: додаткові вкладення у поліпшення системи, які мають подолати останній процент недоліків у ній, будуть у сумі вищі, ніж ті, що забезпечували ліквідацію попередніх 99%. У зв’язку з цим технократичний підхід, відповідно до якого поліпшення прагнуть досягти шляхом використання нормативно правового чи адміністративного регулювання, не забезпечує належних результатів. Цей висновок підтверджується існуючою практикою обліку та станом суб’єктів управління, що фінансуються за рахунок бюджету. Реформування в галузі обліку корінним чином змінило саму систему та її вихідні базиси. Однак незважаючи на проведення реформуючих заходів, вона продовжує залишатися малоефективною й малопридатною до вирішення питань забезпечення конкурентоздатності бюджетних установ і організацій.

Новоорганізована в результаті реформування облікова система виявилася неефективною не лише через проблеми фінансового, організаційного та психологічного характеру. У ній не враховуються такі аспекти, як поведінка системи у перехідні періоди, можливість математичного обчислення моментів початку та кінця перехідних процесів тощо. Загалом причина неефективності криється у неврахуванні основних характеристик сучасної економіки – її надзвичайної динамічності та зростанні емерджентності. В результаті виникають проблеми забезпечення цілісності економічної системи, взаємозв’язку її окремих складових та управління ними (деякі нові функціональні одиниці неможливо звести в одне ціле шляхом простих перестановок наявних елементів).

Існуючі архаїчні системи обліку нездатні задовольнити потреби такої трансформації та розвитку. Їхній недолік полягає в тому, що вони мають функціональні обмеження в сучасному часі (охоплюють нетривалі часові періоди), можуть неадекватно описувати стан об’єктів управління. У результаті інформація, отримана з допомогою такої системи, попри точність і достовірність (як вимагають принципи обліку) в умовах нестабільності не дає змоги адекватно оцінити можливості та перспективи розвитку суб’єкта діяльності, оскільки вона реальна лише в конкретний момент часу. Її використання в цілях прогнозування, яке в умовах нестабільної економіки відіграє головну стабілізуючу роль, дає абсолютно нереальні та недосяжні результати. Поясненням цього є той факт, що отримана з системи обліку інформація виявляється застарілою для розробки стратегії перспективного розвитку. Забезпечення зменшення ефекту старіння інформації дасть змогу вирішити основну проблему системи обліку – перехід від простої та примітивної фіксації подій, що відбулися до модулятора розвитку суб’єкта господарювання. Так, практика функціонування суб’єктів діяльності особливо в умовах нестабільності свідчить, що успішними та конкурентоздатними є ті з них, котрі мають можливості позиціонувати себе з точки зору активних користувачів нових знань та інформації.

Саме тому природа та спосіб функціонування сучасного суб’єкта господарювання значною мірою зумовлені розвитком інформаційних та комунікаційних технологій. В доповнення цього твердження слід зазначити, що ці технології мають відповідати потребам управління, а також сприяти подоланню стрибкоподібності й нестабільності розвитку, оскільки саме на цій фазі суб’єкт потребує адекватного інформаційного поля, здатного бути основою формування управлінських рішень, спрямованих на подолання ситуаційної напруженості. Відповідно погоджуємося з висновком Ф. Ф. Бутинця, що подальший розвиток теорії бухгалтерського обліку пов’язаний з інтеграцією всіх підсистем і видів обліку в єдину інформаційну систему на основі новітніх комп’ютерно-інформаційних технологій.

Зміна орієнтації зі спрямування на подачу звітності в бік забезпечення оптимізації діяльності – головна вимога, яка ставиться в сучасних умовах до системи обліку бюджетних установ і відповідає затвердженій Стратегії його модернізації. Основою досягнення виконання цієї вимоги є факт стрімкого розвитку новітнього математичного, технічного, соціокультурного та іншого інструментарію, здатного забезпечити максимальний позитивний ефект функціонування системи обліку.

Підтвердженням цьому є виявлення взаємозв’язку між роз- витком функцій обліку та досягненнями інших взаємопов’язаних з ним наук. Враховуючи авторський висновок про те, що сучасний етап розвитку обліку характеризується поглибленням його аналітичної функції, подальша його модернізація потребує наукових розробок у цьому напрямі. Посилює потребу у такому підході теза про те, що в останні роки (починаючи з 2011 р.) значного поширення набувають технології бізнес-аналітики, метою яких є прискорення прийняття управлінських рішень, здатних забезпечити найбільш оптимальний варіант здійснення діяльності та використання ресурсного потенціалу.

Так, на сьогодні потенціал інформаційних технологій, як зазначається у Доповіді Кабінету Міністрів України “Про стан інформатизації та розвиток інформаційного суспільства в Україні за 2011 рік”, розглядається як ефективна основа для соціально-економічних перетворень, створення дієвої економіки, зміцнення громадянського суспільства та сприяння демократизації нашої держави, що сприятиме європейській інтеграції України. При цьому стверджується, що багато проблем, котрі існують в ІТ-сфері, на сьогодні можуть бути вирішені шляхом:

–               вдосконалення законодавчої та нормативно-правової бази у сфері інформатизації;

–              консолідації бюджетних коштів на інформатизацію та їхнє раціональне використання;

–               запровадження дієвого механізму реалізації загальнонаціональних проектів інформатизації, які мають масштабне і виз- начальне значення для держави та потребують інтенсивної міжвідомчої та міжрегіональної координації;

–       зменшення видатків державного бюджету на придбання та легалізацію пропрієтарного програмного забезпечення за рахунок використання в органах державної влади програмного забезпечення з відкритим кодом;

–       підвищення рівня інформатизації окремих галузей економіки та деяких регіонів держави;

–       прискорення розвитку інфраструктури;

–       підвищення рівня комп’ютерної та інформаційної грамотності населення, впровадження нових методів навчання із застосуванням сучасних ІТ-технологій;

–       розвиток системи національних стандартів з інформаційних технологій, гармонізованих із ISO/IEC та CEN/CENELEC стандартами;

–       запровадження системних державних рішень, спрямованих на створення національних інноваційних структур (центрів, технополісів і технопарків) із розробки конкурентоспроможного програмного забезпечення тощо.

Завдяки такому державному підходу значно посилився інтерес до проблематики розвитку й впровадження сучасних комп’ютерних інформаційних систем практику суб’єктів економічної діяльності та бюджетних установ. Активізувалися також наукові дослідження названого напряму. Перспективами комп’ютеризації зокрема займалися такі вчені-економісти, як М. М. Бенько , А. М. Береза,  М.  Р.  Лучко,   І.   Г.   Лобанова,   І.   Г.   Пахомова, В. О. Осмятченко, К. О. Утенкова, О. І. Шара та інші. Загалом слід визнати, що ця ділянка залишається недостатньо дослідженою і донині. Варто визнати, що для бюджетних установ через обмеженість фінансового та матеріально-технічного забезпечення актуальними є саме пошук шляхів оптимізації їхнього використання на базі широкого застосування можливостей комп’ютерних систем. Використання технічних засобів з цією метою уможливить виконання аналітичної функції обліку та дасть змогу забезпечити виконання операцій, що відповідають принципам комплексності, еквівалентності, економічності тощо. Названий напрям можна вважати одним з найбільш обґрунтованих шляхів поліпшення результативності діяльності бюджетних установ. Проте проблемність його використання полягає в недостатній розробленості теоретичного підґрунтя розвитку й удосконалення технічного й програмного забезпечення комп’ютеризації формування облікової інформації оптимізаційного характеру.

Причини відставання суб’єктів бюджетної сфери від технічного прогресу і розвитку сучасних інформаційних технологій пов’язані, в першу чергу, з наявністю проблем економічного, інформаційного-правового та організаційно-технічного характеру. Інформаційні проблеми пов’язані з вибором інструментарію обліку, контролю та аналізу. Їхнє вирішення потребує обґрунтованого вибору системи та застосування необхідного і достатнього набору інформаційних технологій. Як уточнюючу характеристику щодо програмного забезпечення вважаємо за доцільне враховувати те, що програма має бути гнучка в налаштуванні при незначних змінах, таких як зміна норм видатків, мінімальної заробітної плати, розмірів відрахувань та нарахувань на фонд оплати праці, зміна тарифів на платні послуги, введення нових і вилучення окремих недоцільних рахунків з Плану рахунків.

Слід зауважити, що автоматизації обліку сприяє низка факторів, зокрема таких, як прискорена комп’ютеризація суспільства, розвиток нових інформаційних технологій, наукові підходи щодо організації праці. Загалом це є основою для розробки й впровадження як відносно простих комп’ютеризованих робочих місць (АРМ), спрямованих на вирішення конкретних локальних задач, так і комплексних комп’ютеризованих систем управління (АСУ), які діють у великих підрозділах закладів, установ і організацій бюджетної сфери, де розв’язуються задачі різного спрямування.

В умовах використання комп’ютерних технологій відбувається зміна системи бухгалтерського обліку, облікового процесу, підвищення якості та рівня управління. Крім того, комп’ютерна форма ведення обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є передбачені в програмі правила ведення бухгалтерського обліку (в програму вводяться правила формування тих чи інших проводок за господарськими операціями, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бухгалтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартними блоками та алгоритмами (на базі одних і тих самих одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок і показників, що розраховуються за різними методиками). Зокрема, слід зауважити, що склад рахунків та їхні специфічні особливості мають визначальний вплив на методологію бухгалтерського обліку й, таким чином, впливають практично на усі складові інформаційної системи, які мають безпосереднє відношення до неї. Основними особливостями рахунків, які впливають на побудову бухгалтерського обліку, є склад субрахунків, спосіб налагодження аналітичного та кількісного обліку, ознаки активності, пасивності та позабалансовості рахунків.

Типовою задачею комп’ютеризації для суб’єктів бюджетної сфери, які надають широкий спектр послуг, є облік вказаних послуг і розрахунки за ними. Цим обліком загалом займається відповідний бухгалтер (чи відділ у бухгалтерії). Як правило, ця задача реалізується як окремий елемент комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку. Поряд з потребою підготовки звітності (як поточної, так і ретроспективної) про діяльність суб’єкта бюджетної сфери на ринку товарів і послуг, облік наданих послуг є джерелом інформації для аналізу ефективності господарювання, розробки перспективних планів роботи, визначення подальшої політики. Тому виникають суттєві вимоги щодо точності та своєчасності підготовки відповідних даних. При виконанні цих умов облік наданих послуг стає ефективним інструментом управління і він має бути якомога більше автоматизований для своєчасного та правильного прийняття відповідних рішень.

Проте сучасні вимоги щодо забезпечення потреб управління необхідною інформацією ставлять нові задачі перед інформаційною системою. У зв’язку з цим постановка задачі з розробки програмного забезпечення для обліку та контролю має охоплювати такі етапи робіт:

1.               Формулювання основних принципів обліку для конкретної бюджетної установи з урахуванням вимог чинного законодавства та внутрішніх потреб. Рекомендуємо ввести у перелік принципів внутрішнього характеру такі позиції:

–               підпорядкування інформаційної системи єдиній меті – забезпеченню зростання ефективності функціонування бюджетної установи;

–              об’єднання різних джерел облікової документації в одну повнофункціональну систему (на вході – планова та облікова інформація, на виході – інформація, адаптована для потреб управління);

–              організація облікових документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи;

–               вилучення дублювання інформаційних і документаційних потоків;

–              уніфікація прийомів роботи з обліковими документами.

2.               На основі розроблених принципів сформувати мету розв’язання задачі. Метою розв’язання задачі “Автоматизація обліку, контролю та аналізу в бюджетних установах” є розробка автоматизованої системи, яка б забезпечувала оперативність інформації про операції, явища та процеси, що відбуваються, та формування на цій основі стандартних рекомендацій для управління та контролю.

3.               Враховуючи мету, задачі та принципи, дотримання яких необхідно досягти у розроблюваній інформаційній системі, слід сформувати критерії, які має задовольняти автоматизована система. Доцільними є такі критерії: повнота набору функцій; модульність; інтегрованість; гнучкість; надійність; інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача; відкритість; авторизований доступ до інформації. З метою достовірного та детального відображення інформації про діяльність бюджетних установ доцільно також реалізувати в комп’ютерних програмах можливості деталізації рахунків за їхніми аналітичними ознаками. Окрім цього, за необхідності забезпечення ефективності функціонування бюджетних установ в умовах обмеженості ресурсів інформаційна система обліку має бути здатною до перетворення вихідних даних у корисну інформацію. Для цього в її арсеналі має бути відповідний набір методологій, процедур і технологій. Однак для того, щоб можна було сформувати засади ефективної комп’ютерної інформаційної системи, необхідно виробити алгоритм її впровадження.

2. Модернізація як основа функціонування державного сектору.

Основними загальними вимогами, які мають бути забезпечені у разі впровадження комп’ютеризованої інформаційної систем, є такі: якнайповніша реалізація управлінських запитів у відповідні терміни та з відповідними якісними параметрами; застосування найбільш ефективних технологій збору, реєстрації, передачі, зберігання, обробки і подання інформації; надійний захист інформації від несанкціонованого доступу; надійність та висока адаптивність комп’ютерних мереж.

Цим вимогам мають підпорядковуватися концепції розробки структури, архітектури, компонент і семантики комп’ютерних систем формування та подання джерел облікової інформації. Досягнення врахування названих складових (враховуючи той факт, що діяльність бюджетних установ (особливо досліджуваних галузей) у сучасних умовах здійснюється завдяки застосуванню засобів комп’ютеризованої обробки даних) можливе лише на основі дотримання принципів забезпечення раціонального функціонування комп’ютеризованих робочих місць бухгалтерів-управлінців і керівного складу усіх ланок. До таких принципів, як свідчить узагальнення рекомендацій ряду науковців, слід зарахувати: інтеграцію вхідних даних при оперативному бухгалтерському та систематичному обліку (1); класифікацію і системи кодування облікової (у широкому змісті економічної) інформації (2); уніфікацію та типізацію форм первинних документів (3); комп’ютеризацію збору, реєстрації та передачі інформації відповідним управлінським ланкам (4); системний контроль достовірності й обґрунтованості відображення господарських операцій в обліку, а також можливості альтернатив (5); комп’ютеризацію (автоматизацію) здійснення розрахунків вихідних даних (документообороту) (6); комбіноване збереження облікової інформації (7); безперервність облікового процесу, системний підхід до нього й посилення систем захисту і контролю (в тому числі щодо здійснення руху фінансових коштів в автоматичному режимі) (8); багаторівневу структуру відображення об’єктів обліку на рахунках синтетичного й аналітичного обліку (в тому числі передбачення функціональних можливостей їхньої адаптації до конкретної бюджетної установи) (9); персоналізацію рахунків та ін. (10).

3. Розробка моделі практичної реалізації принципів модернізації системи обліку на основі комп’ютеризації.

З точки зору практичної реалізації названих принципів важливо визначити їхні характеристики, завдання, моделі опису й типи джерел облікової інформації, які забезпечуються завдяки їхньому застосуванню (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Принципи модернізації системи обліку на базі комп’ютерних технологій та їхній вплив на моделі опису й типи джерел облікової інформації

В подальшому сформовані оцінки дадуть змогу виробити алгоритми аналізу існуючих матеріально-технічних, трудових, вартісних і часових засад модернізації обліку, а також здійснити математичну формалізацію моделей джерел облікової інформації, розроблених відповідно до вимог і потреб управління.

Переважно розглянуті на рис. 6.1 принципи модернізації системи обліку мають вплив на типи документації (в т. ч. зміст і форму їхнього подання), моделі подання облікових джерел інформації та комунікаційні рухи створених документів (від  до  і ), проте не дають змоги визначити показник ефективності впровадження модернізаційних заходів, що важливо в умовах дефіциту фінансового забезпечення.

4. Алгоритм оцінки готовності установ державного сектору до модернізації обліку

Рис. 6.5. Затрати часу (T) на модернізацію та удосконалення системи обліку бюджетної установи

Вирішення проблеми забезпечення ефективності модернізації обліку в бюджетних установах шляхом комп’ютеризації та розширення її можливостей можливе на етапі проектування інноваційних заходів, пов’язаних з його удосконаленням. У зв’язку з цим при прийнятті рішення щодо модернізації доцільно спочатку провести відповідний аналіз та на основі його результатів побудувати формалізовану модель стратегії модернізації обліку. Процес аналізу пропонується здійснювати в чотири етапи: оцінка рівня готовності до модернізації; оцінка (калькулювання) витрат на здійснення модернізаційних заходів; оцінка затрат часу на модернізацію. Узагальнення результатів названих оцінок слід здійснити шляхом побудови формалізованої моделі стратегії впровадження модернізованої системи обліку. Процесу оцінки (аналізу) має передувати встановлення переліку масивів вихідних даних, необхідних для його здійснення. До таких доцільно зарахувати:

–       стан системи обліку (1);

–       рівень готовності облікового персоналу до модернізації обліку на основі розширення меж комп’ютеризації (2);

–       наявність приміщення для розташування додаткової комп’ю- терної техніки (3);

–       частка операцій обліку, що потребують його удосконалення та модернізації (4);

–       управлінські запити в обліковій інформації, не забезпечені існуючою системою обліку (5);

–       інноваційні заходи, спрямовані на оптимізацію системи обліку, що сприймаються як головний чинник успішної діяльності бюджетної установи (6);

–       можливості забезпечення нових облікових операцій існуючими технічними засобами (7);

–              рівень комунікаційних взаємозв’язків, що забезпечують рух облікової інформації за складовими організаційної структури бюджетної організації (8);

–              рівень (частота) трансформації організаційної структури бюджетної установи (9);

–              рівень державної підтримки інноваційних заходів в обліку  (10).

Для визначення рівня готовності об’єкта до модернізації доцільно провести оцінку за тими параметрами, які прийнято модернізувати й удосконалити (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Готовність  (G) бюджетної установи до модернізації системи обліку

Для ілюстрації підходу на рис. 6.2 зображено лише 10 параметрів, за якими можна здійснити оцінку рівня готовності бюджетної установи до модернізації обліку. Цей перелік не є вичерпним і може бути доповнений іншими показниками, які визначаються з огляду на напрям модернізації. Зважаючи на існуючу дефіцитність коштів, які виділяються як фінансове забезпечення бюджетних установ, модернізацію системи обліку (в тому числі її технічну складову) доцільно здійснювати поетапно. Причому ділянку, яка підлягає модернізації, варто обирати відповідно до можливостей її вкладу у забезпечення поліпшення результатів діяльності. Найбільш вдалим варіантом такого вибору в умовах установ, які фінансуються з бюджету, є пошук шляхів оптимізації обліку діяльності з надання платних послуг, оскільки статистика свідчить про щорічне зростання надходжень до спеціального фонду та збільшення його частки в загальному обсязі фінансового забезпечення більшості бюджетних установ, особливо в галузі вищої освіти та охорони здоров’я.

Значний вплив на проведення модернізації обліку має обсяг витрат, пов’язаних зі здійсненням інновацій. Їхні обсяги встановлюються за наведеними вище 8-ма параметрами й залежать від  рівня готовності (стану) кожного з них до виконання нових функцій (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Вартість (V) доведення параметрів системи обліку до запуску нових функцій

Обсяги витрат у відсотках від загальної їхньої суми, яка використовується для забезпечення функціонування кожної параметральної складової, рекомендується обчислювати на базі використання даних окремих кошторисів. Такі кошториси мають охоплювати всі планові витрати, які будуть понесені на модернізацію кожного обраного параметра зокрема. Відсоткове їхнє співвідношення з тими витратами, які забезпечують функціонування (використання) 8-ми рекомендованих параметрів до моменту модернізації, буде показником вартості доведення системи обліку до запуску нових функцій.

Оцінка економічного ефекту за кожним параметром може здійснюватися виходячи з вкладу нової системи у кінцевий результат. Найбільш прийнятним і простим способом її здійснення є попереднє встановлення на основі емпіричних спостережень відсоткового вкладу в економію коштів або збільшення власних надходжень бюджетної установи, забезпечене кожною модернізованою складовою (параметром) зокрема (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Ефект (E) від модернізації обраних параметрів системи обліку

В обраному прикладі, як свідчать дані рис. 6.4, найвищий рейтинг серед 8-ми обраних параметрів має ефект від удосконалення комунікаційних взаємозв’язків і забезпечення швидкодії руху облікових даних за різними ієрархічними рівнями управління та до відповідальних управлінських  працівників, а також використання коштів бюджетного фінансування.

Проте слід наголосити, що реалізація стратегії модернізації системи обліку в конкретній бюджетній установі, як і його модернізація в державному секторі загалом, має бути окреслена  чіткими часовими межами. З цією метою має бути здійснена оцінка затрат часу на проведення модернізації (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Затрати часу (T) на модернізацію та удосконалення системи обліку бюджетної установи

5. Специфіка джерел облікової інформації в умовах комп’ютеризації (компоненти джерел, фізичні, математичні та віртуальні компоненти).

Обов’язковим при розробці шляхів розвитку системи обліку бюджетних установ у цьому напрямі є врахування специфіки можливостей подання інформації, тобто особливостей джерел інформації. В комп’ютеризованих системах  вони мають більш широкий спектр і відмінні від паперових документів характеристики.

По-перше, комп’ютерне опрацювання інформації загалом, як і облікової зокрема, здійснюється з допомогою певних сигналів і алгоритмів.

По-друге, для таких систем характерна наявність певних моделей, специфічної структури, а також використання фізичних, математичних, віртуальних і ряду інших компонент.

Правочинність джерел інформації, отриманих з допомогою носіїв даних у комп’ютеризованій системі обліку, передбачає застосування специфічних підходів ідентифікації, оскільки в такій системі використовуються різні компоненти джерела інформації, основні з яких фізичні та математичні (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Компоненти джерел облікової інформації бюджетних установ

в умовах комп’ютеризації

Фізичні й математичні компоненти джерел подання облікової інформації та рекомендовані функціонали для їхнього опису (рис. 6.6) як основа розвитку методології обліку вказують на наявність абсолютно нових напрямів наукових досліджень. Логічним у цьому разі є наявність тісного зв’язку розвитку теорії обліку в бюджетних установах з технічною його складовою. Таким чином, наукові дослідження  перебувають на стику щонайменше трьох наук – обліку, інформатики та математики. Варто зазначити, що спрямування наукових досліджень у цьому напрямку доволі складний науковий процес, який виходить за межі однієї науки. Зокрема, якщо об’єкт керування знаходиться у нестабільному стані, то одним із варіантів подолання цього явища може стати розробка стратегії, спрямованої на посилення позицій найбільш ефективних напрямів діяльності. При цьому важелем досягнення зазначеної мети виступатиме наукове використання ентропійних методів.

Ентропійний підхід опису станів і процесів об’єктів обліку до сьогодні мало практикується, а в науковій обліковій теорії лише згадується як можливість удосконалення облікової системи. Вперше у вітчизняній обліковій науці такий підхід частково використав і розвинув С. Ф. Легенчук при розвитку теорії та методології бухгалтерського обліку в умовах постіндустріальної економіки. Науковець застосував його при доведенні необхідності відображення в обліку складових зовнішнього середовища підприємства. Щодо цього вчені-економісти дещо відстають від науковців технічного спрямування, які активно розвивають теорію щодо ролі та руху інформації у системах управління. Зокрема, Я. М. Николайчук зазначає, що жодна з функцій управління не може забезпечувати підтримки заданих параметрів системи без налагоджених і постійних потоків інформації. При цьому основою широкомасштабного впровадження інформаційно-телекомунікаційних технологій у всі сфери науки є відповідний випереджувальний розвиток інформатики та комп’ютерних технологій, які впливають на функціонування широкого класу структур і інститутів науки, суспільства, економіки, соціальної сфери та культури.

Щодо віртуальної компоненти джерел облікової інформації варто зазначити, що вона малорозвинута в системі обліку державних вищих навчальних закладів і установ охорони здоров’я, хоч є достатньо ефективною та дає змогу не лише формувати ілюстративний матеріал для здійснення внутрішньої звітності керівництва перед трудовим колективом, а й може забезпечити розширення меж діяльності бюджетної установи. Це, у свою чергу, сприятиме поліпшенню результативності її діяльності. Попри те, що практика надання віртуальних освітніх і медичних послуг в Україні практично не розвинута (мається на увазі як офіційний вид діяльності у структурі бюджетних установ), її розвиток надав би названим суб’єктам бюджетної сфери більш широкі можливості для отримання доходів. Разом з цим, такий підхід потребує адекватної модернізації системи обліку й розвитку його організації та методології.

Таким чином, модернізація обліку шляхом застосування сучасних техніко-комунікаційних досягнень – важливий та ефективний напрям його удосконалення. Його використання на практиці може привести до певного результативного прориву суб’єктів, які здатні скористатися власними зовнішніми перевагами, порівняно з тими, що їх ігнорують. Привабливим з точки зору теоретичного осмислення та практичного використання ентропійний підхід є в умовах нестабільної економіки, оскільки він дає змогу досягти зменшення розриву між обліковими даними і фактичними їхніми значеннями у ринковому середовищі.

Так, облікова система, яка ґрунтуватиметься на використанні математичного інструментарію на базі ентропії, даватиме більш реальну оцінку стану об’єкта, ніж система, яка існує на даний момент. У вітчизняній теорії така позиція поки не розвинена, особливо щодо системи обліку чи економічних об’єктів. Відповідно її розробку можна вважати першою спробою використання математичного апарату ковзних і вагових характеристик в обліку, а також кореляційних моделей і ковзного регресійного аналізу. Обґрунтуванням доцільності розвитку такого напряму наукових досліджень є об’єктивна потреба суб’єктів керування в подоланні ефекту старіння інформації, а також той факт, що методи управління, які використовуються в сучасних умовах, визначаються ринковою ситуацією, або точніше ступенем її нестабільності. У такому разі розвиток інформаційних технологій формування даних з широким використанням різного роду моделей джерел інформації є важливим інструментом модернізації системи обліку бюджетних установ і вказує на розширення меж сутності облікової інформації до її розуміння як метаінформації.