Тема 5. Менторство та формування команди

1. Поняття та основні принципи менторства

Менторство – це спосіб передачі знань в рамках процесу навчання в компанії. Інструмент, який дозволяє розвивати людей і передавати практичний досвід "з рук в руки".

У певний момент в рамках компанії з'являються потреби в розвитку, які можна кластеризувати наступним чином:

-  бажання розвивати себе – люди, які хочуть розвиватися в своїй сфері і вивчати щось нове, розширювати знання в суміжних областях або навіть змінити професію;

-  бажання розвивати інших – люди, які вже досягли експертності і готові своїми знаннями ділитися.

Менторство може стати відмінним інструментом синергії цих двох сторін. Суть підходу полягає в об'єднанні їх в одну команду. Таким чином виходить пара з ментора, який володіє знаннями, навичками, досвідом і є експертом в своїй сфері, і менті, у якого є бажання ці знання, навички та досвід придбати.

Можливість вдосконалюватися в процесі менторства отримують одразу 2 сторони: в той час, як менті отримує нові знання, ментор розвивається як наставник.

Саме менторство в компаніях може бути різним. Найчастіше під словом "менторство" мається на увазі професійне наставництво – передача практичної інформації і специфічних hard skills, що дозволяють менті підвищувати свій професійний рівень. Це можуть бути як загальні знання (наприклад, Senior Java Developer ділиться з Junior колегою загальними знаннями і прикладами виконання складних завдань), так і специфічна інформація для конкретної компанії або команди (різні напрацювання і особливості, які дозволять краще справлятися з виконанням обов'язків).

Якщо ви є фанатом кінематографа, дуже наочним прикладом передачі такої інформації буде сцена з фільму про Гаррі Поттера, в якій йому на уроці з варіння зілля дісталася книга з нотатками Принца-напівкровки. Подібні "нотатки" і є тими цінними знаннями, які можна отримати тільки на практиці. Їх передача наступнику заощадить значну кількість зусиль і ресурсів. Відзначу, що подібні знання є в будь-яких компаніях і будь-яких професіях, починаючи від робітників у цехах заводів і закінчуючи розробниками в IT-сфері. Саме тому менторство є максимально універсальним інструментом.

Аналогічно менторства по hard skills існує і менторство по soft skills. У такому випадку людина з добре розвиненим навиком, наприклад, надання зворотного зв'язку, навчає цьому інших і ділиться своїм досвідом.

Ще один тип – менторство для новачків. При цьому ментор необов'язково повинен володіти глибокою експертизою або специфічними навичками. Його головне завдання – адаптувати людину на новому місці, познайомити з колегами, розповісти, як все влаштовано в компанії і до кого звертатися в яких ситуаціях.

Менторство може проходити як в індивідуальному порядку, так і на досить велику аудиторію. Основною особливістю є практичне застосування отриманих знань.

Ментор – це не вчитель і не викладач. Він не ставить оцінок і не видає сертифікатів. Це, скоріше, наставник, який ділиться порадами і досвідом.

У першу чергу, здається, що менторство є вигідним для менті. Дійсно, адже для нього це можливість отримати необхідні знання і прокачати свої навички. Але свої переваги отримує кожна зі сторін. Менторові процес дозволить:

• навчитися ділитися знаннями і передавати експертизу;
• сформувати навколо себе сильне оточення;
• отримати менеджерський досвід; 
• навчитися давати зворотній зв'язок;
• структурувати власний досвід і знання;
• зрозуміти свої сильні сторони і виділити для себе зони росту;
• отримати визнання;
• отримати додаткові заохочення з боку компанії;
• урізноманітнити свою діяльність, не змінюючи сферу. 

Для компанії запуск менторства також приносить чимало бенефітів. Серед них:

• утримання в компанії талановитих і лояльних людей;
• впровадження культури knowledge sharing;
• розвиток культури зворотного зв'язку;
• створення бази навчальних матеріалів і експертів;
• підвищення кваліфікації своїх співробітників;
• вироблення професійних стандартів;
• поліпшення комунікації, як вертикальної, так і горизонтальної;
• підвищення ефективності і продуктивності співробітників;
• прискорення впровадження змін;
• додатковий нетворкінг і тімбілдінг.

Якщо ви готові запускати корпоративне менторство у себе в компанії – це вже половина шляху до успіху. Залишається справа за малим – налагодити організаційну складову. Можна рухатися за наступним орієнтовним роадмапом:

Узгодження схеми взаємодії та затвердження концепції. Перед тим, як приступати до впровадження, необхідно чітко прописати формат менторства і узгодити його (якщо в цьому є необхідність і не ви є особою, яка фінально затверджує рішення). Особливо важливо на даному етапі оцінити потенційну вартість програми для компанії і ресурси, які будуть потрібні на її підтримку на постійній основі.

Підготовка правил і умов для співробітників. Вони повинні включати: суть менторства; інструкцію, як стати ментором/менті; можливості і винагороду (якщо передбачено).

Підготовка шаблонів документів і схеми процесу, призначення відповідальних осіб. Продумайте, хто буде відповідальним адміністратором; як це все буде фіксуватися; де буде зберігатися інформація про менторські пари; як ви будете оцінювати прогрес; хто і в який момент буде видавати заохочення/винагороду.

Анонсування, відповіді на питання співробітників.

Фіксація перших пар. Безпосередньо запуск і проведення менторства.

Початок формування бази менторів. Ця база з переліком всіх співробітників, що володіють достатньою експертизою та готових стати ментором із зазначенням профільних напрямів. В майбутньому вона повинна поповнюватися на постійній основі.

Збір зворотного зв'язку, удосконалення процесу. У кожній компанії існують свої особливості. Неможливо запустити з нуля процес, передбачивши абсолютно всі деталі, врахувавши абсолютно всі нюанси і вибравши кращі з усіх можливих альтернатив. Будьте готові до того, що його доведеться вдосконалювати на підставі першого отриманого досвіду. А модель, яка найкращим чином зарекомендувала себе в іншій компанії, необов'язково покаже аналогічні результати у вашій.

При підготовці особливу увагу варто приділити процесу формування пар ментор/менті. Буває, що бажання навчатися і бажання навчати зводять майбутні менторські пари самі собою.

2. Ролі, функції і завдання ментора

Менторство або менторинг — це процес взаємодії більш досвідченої в певній сфері людини з менш досвідченою, при якому відбувається передача знань, навичок, вмінь.

Ще в давногрецькій міфології з’являється назва “mentor”. Саме таким було ім’я особи, котрій поручив на виховання свого сина Телемаха Одісей, на час своєї тривалої подорожі. Ментор був мудрим, йому все довіряли, приходили з питаннями, за порадами і допомогою. Він був довіреним радником Одісея. Саме таким чином, від давніх переповідок поняття “mentor” — “наставник” прийшло до наших часів.

Якщо говорити простими словами, то в сучасному світі менторство — це наставництво, але не в чистому вигляді, а в поєднанні з консультуванням, коучингом та навіть психологічною допомогою.

В певні моменти життя ментором для людини можуть бути рідні, більш досвідчені друзі, викладачі, колеги, а іноді навіть і незнайомі люди. Різниця лише в тому, що у взаємодії з ними людина отримує тільки якісь певні сторони менторства, а коли мова йде про взаємодію із досвідченим ментором — той здійснює цю діяльність комплексно та професійно.

Менторство не є стандартною роботою, яка передбачає сталий графік та фіксовані вихідні дні. Менторство — це місія, яка вимагає самовіддачі та любові до своєї роботи.

Ментор — джерело інформації та відповідей на питання, які у вас виникають. Він — провідник у світ експертизи, якої у вас може не бути. Роль ментора можна порівняти з ґуґлом у сфері вашого професійного розвитку: він дає відповіді, знаходить потрібну для вас інформацію, але не може використати її замість вас. 

3. Оцінювання менторингу

Оцінювання та моніторинг відносин і досягнень переплітаються в менторингу і є неоднозначною частиною процесу заохочування та наставництва менті. Крім оцінювання досягнутих цілей важливим елементом евалюації є документація всього процесу, яка наочно служить оцінці якісних і кількісних показників.

Успіх менторингу залежить також від того, чи можливі оцінка його ефективності, визначення слабких місць і доведення досягнення цілей.

Щоб оцінювання менторингу було можливим, вже на етапі планування і контрактінгу між ментором і менті варто подумати про включення таких компонентів, які дозволили б:

•         Оцінювання процесу «на льоту»

•         Можливість вчитися на помилках у процесі

•                     Задоволення інформаційних потреб людей, що супроводжують ментора і менті, наприклад, координаторів програми, партнерів, групи підтримки тощо

•                     У деяких ситуаціях інформування зовнішніх осіб про результати роботи, успіхи і поразки

•                     Стабільне поліпшення якості процесу менторингу.

Варто, однак, глибше зупинитися на питанні того, як у контексті менторингу ми розуміємо «успіх». Як ментор і менті розуміють успіх і його складові? Що буде критерієм успіху, і як ми будемо його вимірювати? Від кого ми повинні отримати зворотній зв’язок?

Існує два основних типи оцінювання програми: оцінка процесу та оцінка результатів:

1.     Оцінка результату зосереджена на тому, чи сприяв менторинг натхненню в процесі реалізації ініціативи, чи допомагав у вирішенні проблем, що виникали на шляху до досягнення цілей, поставлених ініціативою.

2.     Оцінка процесу включає рефлексію самого характеру відносин, наскільки вони були повні довіри, близькості, відкритості та щирості, наскільки вони надихали ментора і менті до особистого і професійного розвитку.

Оцінювати можна різними методами, наприклад:

•        За допомогою зворотного зв’язку

•        Регулярним проговоренням успіхів і прогресу для збільшення мотивації у менті

•        Своєчасним вказуванням слабких місць і нюансів, які можна поліпшити, щоб вистачило часу на поліпшення в цих аспектах

•        Збором кількісних даних, що вказують на якість менторінгу, наприклад, регулярно вживати для цього метод шкалювання при оцінюванні прогресу досягнення цілей.

Оцінювання повинно регулярно відбуватися в процесі менторингу і під час завершальної бесіди (фінальна евалюація). Варто пам’ятати про те, що і ментор, і менті повинні мати шанс і можливість регулярного оцінювання процесу, наприклад, двічі на місяць. Це важливо для навчання на ходу і поліпшення відносин.

Оцінювання відносин ментор-менті і досягнення поставлених цілей можна здійснити, проаналізувавши кілька аспектів, таких як:

•        Перевірка рівня досягнення головних цілей менті;

•        Документування всіх умов, що супроводжують менторинг;

•        Оформлення звіту по закінченню процесу менторингу.

Важливою частиною є розмова ментора і менті, які завершують взаємодію, про те, наскільки вдалося досягнути цілі, поставлені на початку менторингу або ж у його процесі. Крім того, важливо оцінити самі відносини і співробітництво, а також особистісний та професійний ріст. У такій розмові варто зупинитися також на темі подальшого розвитку і запланувати конкретний крок або кроки.

4. Методичний інструментарій

Початковий етап:

Тісна взаємодія ментора і менті починається зі знайомства або з першої розмови, яка є точкою відліку в менторингу, залежно від того, де відбувається процес. Знайомство включає не лише представлення один одному своїх імен, але й уявлення ідей, над якими працюватиме менті.

Залежно від обставин формат знайомства може бути різним. Якщо менті і ментор живуть в одному населеному пункті, то найкраще влаштувати особисту зустріч. Якщо ж такої можливості немає, то найчастіше вибирають телефон або скайп-конференцію, іноді спілкування ведуть за допомогою електронної пошти.

Ментор не повинен чекати, поки менті подзвонить/напише йому самостійно. Якщо ментор перший починає взаємодію, то це створює враження «залученості в процес, потрібності і важливості» у менті. Також ментор повинен пам’ятати, що менті насамперед буде сприймати його як представника програми або організації та досвідчену людину.

Під час першої розмови ментор повинен розповісти про себе, поцікавитися повсякденною діяльністю підопічного, як він/ вона потрапив/-ла до програми/ організації, розпитати про враження від попереднього досвіду. Важливо, щоб під час першого контакту учасник дізнався:

•         Який досвід є у його ментора, і в яких питаннях він може йому допомогти;

•         Чому ментор вирішив менторувати його/її;

•      Якими матеріалами ментор може поділитися (сайти, книги, спільноти, зв’язки);

•      Під час першої зустрічі ментор повинен зорієнтувати менті на те, що вони будуть співпрацювати досить тривалий час.

Після того, як ментор і менті познайомилися, потрібно домовитися про майбутню взаємодію. Ця розмова має відбутися на самому початку спільної роботи, щоб потім не виникало ситуацій «невиправданих очікувань або завищених претензій».

Етап контрактингу (налаштування) включає з’ясування таких питань:

•        цілі та завдання, які ви ставите перед собою, чого ви очікуєте від спільної роботи і від проекту;

•        як часто буде відбуватися ваша комунікація;

•        терміни відповідей на ваші повідомлення один одному;

•        чого очікує від ментора менті, на яку допомогу сподівається;

•        що для менті означає «успішний результат», які уявлення ви обидва вкладаєте в це поняття;

•        яких результатів менті очікує від себе;

яких результатів очікує менті від спілкування з ментором (щоб це потім можна було оцінити).

Складіть з менті карту вашої «подорожі». Метою є надання допомоги йому в ідентифікації його існуючих умінь та/або знань (отриманого ним досвіду, його актуальних переживань); детальний опис його цілей і бажаних результатів; аналіз потреб для досягнення цілей.

Якщо менті знаходиться на стадії розвитку ідеї, можна використовувати кілька технік, які допомагають стимулювати цей процес і зробити його цікавим і творчим. Нижче представлено техніки, які можна використовувати в індивідуальній та груповій роботі.

Схема-павутина spidercharts. Складання «павутини» – спосіб фіксації патернів думки. Зазвичай існує центральна тема чи ідея, яка записується в центрі аркуша паперу, а від неї думки записуються навколо. Ідеї можуть з’явитися в результаті брейнстормінгу («мозкового штурму») або збору інформації, що стосується центральної теми. Ці схеми ще іноді називають «розбризканими діаграмами» (splatterdiagrams),     розгалуженими діаграмами (branchdiagrams), а також картами ідей (mindmapping) (остання назва введена Тоні Бузаном). Цей метод особливо корисний, якщо ви хочете розглянути всю інформацію (ідеї), пов’язану (і) з досліджуваною темою, в сукупності.

Шiсть капелюхiв мислення Едварда де Боно. Цей метод дозволяє структурувати мислення і може стимулювати його нестандартність. Використання цього підходу підводить менті до більш різнобічного мислення і розвиває в ньому здатність враховувати різні точки мислення.

Колаж проекту. Ця техніка підійде для тих менті, яким складно вербалізувати свої ідеї. Для цього знадобиться кольоровий папір, клей, ножиці, старі журнали (бажано, щоб журнали були причетні до теми, в якій працює менті) і фантазія. Час на вправу може коливатися від однієї до трьох-чотирьох годин. Основне завдання – це відобразити на колажі свою ідею і намагатися максимально її деталізувати за допомогою різних елементів. Менті може створювати колаж індивідуально, а при зустрічі з ментором вербалізувати свою ідею, посилаючись на ті символи, які були використані в колажі.

Фантазiйна подорож. Техніка може стати в пригоді, якщо вашому менті складно уявити, що буде відбуватися впродовж проекту. Для цього вам знадобляться тихе місце, де ніхто не заважатиме, і спокійна музика. Попросіть свого менті розслабитися, заплющити очі, абстрагуватися від реальності і слідувати вашим інструкціям.

Мозковий штурм. «Мозковий штурм» (англ. brainstorming) – один із найпопулярніших методів стимулювання творчої активності. Він дозволяє знайти рішення складних проблем шляхом використання спеціальних правил обговорення і використовується при роботі з командою.

Метод полягає в припущенні, що однією з основних перешкод для народження нових ідей є страх оцінки: люди часто не висловлюють уголос цікаві неординарні рішення через пересторогу зустрітися зі скептичним або навіть ворожим до них ставленням з боку керівництва та колег.

Метою використання мозкового штурму є виключення оціночного компоненту на початкових стадіях створення ідей. Класична техніка мозкового штурму заснована на двох принципах: «відтягування винесення вироку ідеї» і «за кількістю народжується якість». Цей принцип передбачає використання декількох правил.

SWOT-аналiз. Цей простий інструмент використовується для того, щоб ідентифікувати (на певний момент часу) переваги та слабкі місця менті, а також можливості та загрози, пов’язані з його діяльністю. Таким чином, ця вправа є ідеальним засобом розвитку здатності планувати процес досягнення своїх цілей.

Незавершенi речення. Ця вправа допомагає чітко прояснити порядок своїх дій за допомогою вербального завершення речень.

Модель GROW. Модель «GROW» – це проста методика досягнення цілей і системного вирішення проблем. Абревіатура символічно «збігається» з надихаючим словом GROW – в перекладі з англійської «зростання», і це можна розуміти як своє особистісне зростання.