Тема 6. Цифрові інструменти для колективної роботи фінансиста

Управління розподіленою командою

Що необхідно сучасному ІТ фахівцеві?

1. Професійно самоорганізовуватись та ефективно використовувати інформаційні технології.

2. Працювати ефективно в команді, формуючи власний внесок у виконання завдань групи

Для ефективної роботи команди у сучасному цифровому суспільстві важливо: розвинена культура спільної роботи з використанням цифрових технологій, доступ до цифрових технологій та навички роботи з відповідними сервісами.

Для визначення домінуючого типу поведінки в колективі необхідно визначити один із типів орієнтирів особистості:

-                орієнтація на результат;

-                орієнтація на взаємовідносини з людьми, атмосферу колективу;

-                орієнтація на себе;

-                орієнтація на субординацію.

Для ефективного управління розподіленою командою необхідно:

-                організувати загальне робоче середовище;

-                налагодити ефективну комунікацію;

-                визначити зони відповідальності;

-                налагодити бізнес-процеси.

Basecamp

Ефективне планування та розподілення робочих завдань між співробітниками – це запорука успішних проєктів.

Basecamp – це одна з найпопулярніших CRM (система управління взаємовідносинами з клієнтами). Вона дозволяє спілкуватися з командою, ділитися документами, створювати to-do списки, призначати відповідальних, додавати коментарі та багато іншого.  

Переваги Basecamp:

Зручний, інтуїтивний інтерфейс;

-                Програма надсилає миттєві оповіщення щодо оновлень;

-                Необмежена кількість користувачів, не потрібно додатково платити за кожного співробітника;

-                Програма пропонує учасникам записати над чим вони працювали протягом дня, чим займаються щотижня та щомісяця. А отже, менеджеру не потрібно постійно нагадувати та просити своїх працівників звітуватись;

-                Кожен член проекту чи команди може завантажувати файли та має доступ до усіх документів, що стосуються його проекту;

-                Можна приймати імейли та відповідати на них прямо в системі;

-                Вбудований чат допомагає підтримувати невимушену атмосферу;

-                Є можливість кастомізувати робочий простір відповідно до власного бренду, додати логотип, змінювати кольори;

-                Доступний місяць безкоштовного пробного користування.

Недоліки:

-                Коли задаєш дедлайн для проєкта, то у календарі утворюється кольорова смуга від дати початку проекту до кінцевої дати. Якщо проектів небагато, то це виглядає нормально, але якщо їх більше 5, то календар стає схожим на веселку;

-                При плануванні великих проектів необхідно створити безліч to-do списків, в яких потім легко заплутатись.

Отже, Basecamp – це чудовий вибір для компанії, яка займається середніми за масштабом проектами. Для малих проектів тут багато зайвих інструментів, а для великих – ця система занадто проста. Не слід очікувати, що засновники додадуть функціоналу для роботи над великими проектами у майбутньому, адже вони вважають, що саме простота робить їх продукт таким популярним.

Microsoft Teams

Хмарний сервіс Microsoft Teams – це середовище для колективної роботи, яке базується на чотирьох ключових ідеях: комунікації, взаємодії, можливості індивідуальних налаштувань та надійного захисту. Даний сервіс є сучасним середовищем для спільної роботи студентів, незалежно від їх місцезнаходження, що дозволяє учасникам команди ефективно:

-                організовувати онлайн-зустрічі;

-                проводити аудіо- та відео- конференції;

-                публікувати в рамках робочого простору команди новини та спільні документи;

-                вести планування спільної діяльності учасників команди;

-                підключити додаткові хмарні сервіси.

Рис. Приклад використання сервісу Microsoft Teams

В Microsoft Teams також є можливість отримувати повідомлення та різні оновлення від зовнішніх хмарних сервісів, наприклад, GitHub, Twitter та інших. Крім того, в корпоративне середовище Microsoft Teams студенти можуть інтегрувати різні інтелектуальні сервіси, що реалізується за допомогою Microsoft Bot Framework, серед яких є і боти від ModuleQ, hipmunk, Growbot та інших. За допомогою інтегрованого сервісу Trello учасники команд мають можливість завершувати успішно проєкти завдяки використанню дашбордів, списків і карток не виходячи з хмарного сервісу Microsoft Teams.

Asana

Asana є безкоштовним і універсальним таск-мессенджером для роботи команд. 

Даний сервіс дозволяє студентам під час роботи на проєктом планувати та структурувати хід дій таким чином, щоб більш ефективно створювати його, а саме: розподіляти завдання між учасниками та здійснювати моніторинг їх виконання, призначати відповідальних за певний вид робіт з виставленою першочерговістю виконання завдань та встановленими дедлайнами.

Рис. Приклад використання сервісу Asana

Можливості Asana:

-                немає необхідності користуватись електронною поштою, адже можна спілкуватись та обмінюватись файлами у рамках системи;

-                одна задача може відноситись до кількох проектів одночасно, що допомагає зберегти час;

-                дозволяє провести аналіз ефективності;

-                завдяки можливості додавати підзадачі на будь-якому рівні, легко деталізувати кожен етап роботи;

-                можна прикріплювати файли зі свого комп’ютера, Google Drive чи Dropbox;

-                візуально приємний інтерфейс;

-                після успішного виконання задач вас вітають чарівні істоти (єдиноріг, єті, нарвал та жар-птиця);

-                інтеграція з популярними сервісами (Evernote, Dropbox, MailChimp, Slack,  Instagantt та іншими);

-                розроблено також мобільні додатки (Android, iOS);

-                базова версія є безкоштовною для команди менше 15 людей.

Недоліки Asana:

-                преміальна версія з розширеними можливостями коштує досить дорого, слід платити окремо за кожного співробітника;

-                мобільна версія не завжди працює добре.

Trello

Хмарний сервіс Trello є органайзером для спільної роботи

Ключовими особливостями сервісу є: здійснення автоматичного резервного копіювання; компактне розміщення результатів проєкту на одній дошці; створення необмеженої кількості дошок і карток; можливість архівування карток або дошок; підтримка тегів і категорій; створення кольорових міток; відсутність автоматичного повторення карток.

Рис. Приклад використання сервісу Trello

Переваги Trello:

-                простий, інтуїтивний інтерфейс;

-                легко включитись до роботи через візуальне сприйняття обсягу завдань;

-                якщо ваше ім’я було “пом’януте” у картці, то вам на імейл буде надіслане це повідомнення;

-                по праву сторону дошки у меню відображаються усі останні дії, що дозволяє стежити за взаємодією учасників;

-                можна змінювати фон дошки;

-                платна версія інтегрується з Jira, Bitbucket, Evernote, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack та іншими сервісами;

-                безкоштовна версія надає усі основні можливості, для невеликих проектів її достатньо.

Кілька Trello:

-                немає можливості видаляти картки, тільки архівувати;

-                для проведення аналітики потрібно підключати додаткові сервіси;

-                недостатньо функціоналу для повноцінної роботи над великими проектами.

Планування роботи з використанням хмарних сервісів

Для планування роботи ефективно використовувати хмарні сервіси, такі як сервіси для створення ментальних карт (WiseMapping, Mind42, LOOPY, XMind та інші).

WiseMapping (www.wisemapping.com)

Програма WiseMapping є безкоштовним онлайн-додатком для створення інтелект карт, що працює на відкритому коді HTML5. Програмою можна користуватися на сайті розробників, а можна скачати відкритий код програми і встановити її на власний веб-сервер.

WiseMapping має весь набір функцій для роботи з технологією інтелект-карт та для планування роботи над певним проєктом:

-                проста в управлінні, але виникають складнощі з малюванням додаткових вузлів;

-                експорт в JPEG, PNG, PDF, SVG, Freemind, MindJet, формат тексту або Exсel;

-                можна додавати користувачів для спільної роботи над картою.

Сервіси та ресурси для схемотизації

Lucidchart (https://www.lucidchart.com/)

Схематизація ідей, інформації і процесів допоможе прийняти зважені рішення з будь-якого аспекту бізнесу, при планування роботи

Ключові особливості сервісу:

-                підходить для створення UML- і ER-моделей, системних діаграм і схем різних типів;

-                можливість експорту у формати Microsoft Visio, PDF, PNG і JPG;

-                інтеграція з сервісами G Suite, Confluence, JIRA і Jive;

-                організація колективної роботи в режимі реального часу;

-                додавання діаграм на вікі-сайти та блоги.

Онлайн дошки для обговорення колективних проєктів

Віртуальна інтерактивна дошка (онлайн дошка, стіна, whiteboard-проєкт) − це мережевий соціальний ресурс, призначений для організації спільної роботи, а саме обговорення колективних проєктів в реальному часі

Microsoft Planner (https://tasks.office.com/)

Planner − сервіс від Microsoft, який розширює можливості Microsoft 365 і допоможе впорядкувати свою роботу у віртуальному просторі.

Завдяки можливостям створення планів, управління завданнями, призначення кінцевих термінів виконання, наглядом за виконанням поставлених завдань, надання простого обміну файлами групи і надання внутрішнього чату.

Особливості Microsoft Planner:

-                сервіс допомагає впорядкувати роботу в віртуальному просторі: створювати плани, управління завданнями, загальний доступ до файлів, внутрішній чат;

-                Planner може бути використаний для управління заходами, мозковим штурмом, для запису нових ідей про продукти, збільшить ефективність управління командою;

-                В Microsoft Planner можна розробляти плани, створювати групи, призначати завдання, оновлювати відомості про стан;

-                кожному плану відповідає власна дошка, на якій завдання можна розбити на групи за станом або виконавцям. Щоб змінити стан або призначення завдання, досить перетягнути її в інший стовпець;

-                при спільній роботі над планом учасники групи завжди будуть знати, хто чим зайнятий;

-                можливість прикріплювати до завдань файли, спільно працювати над ними і навіть вести обговорення, не перемикаючись між додатками;

-                планувальник підходить для будь-яких пристроїв і дозволяє синхронізувати роботу завдяки безкоштовному мобільному додатку;

-                можливість бути в курсі подій: учасники отримують повідомлення по електронній пошті кожен раз, коли їм призначають нову задачу або їх додають коментарі до неї.

Можливості Microsoft Planner:

-                візуалізація процесу організації роботи, кожен план має власну дошку, на даній дошці кожен робочий елемент або завдання представлені карткою (Card), яка може мати свої дати виконання, вкладення файлів, категорії і пов'язані бесіди, члени команди отримують повідомлення, коли їх додають до картки або до відповідної бесіди;

-                у картку можна завантажувати фотографії або інші зображення, які будуть перетворені в превью зображення, коли карта буде знаходиться на дошці, тому з першого погляду можна легко зрозуміти, про що та, чи інша картка. На додаток картки можуть бути організовані в стовпці, які називаються кошиками (Buckets), можна розставляти пріоритет і прикріплювати кольорові мітки;

-                відстежувати процес виконання всіх планів., дивитися хід виконання конкретного завдання, застосувати фільтр, сортування, ознайомитися з прогресом ходу зроблених робіт і зорієнтуватися по термінах;

-                робота з усіма додатками пакета офісних програм, бесіди, які велися в Planner будуть відображатися в Outlook 2016, веб версії Outlook, або мобільному додатку для смартфонів;

-                документи типу Word, Excel або PowerPoint можуть бути прикріплені до конкретної картки, а збереження їх в бібліотеці SharePoint дозволяє проводити редагування навіть без підключення до мережі.

Miro (https://miro.com/app/dashboard/)

Miro − це візуальна платформа співпраці для сучасних фахівців. Miro дозволяє розподіленим групам ефективно працювати разом: від мозкового штурму за допомогою цифрових заміток до планування і управління гнучкими робочими процесами. У команд є опція створювати віртуальні полотна, на яких можна візуалізувати ідеї і концепції для їх обговорення. Також тут можна планувати завдання, вести записи, створювати ескізи, будувати схеми та інше. Сервіс також підтримує інтеграцію з Google Docs, Slack, Sketch, Jira, Trello, Dropbox і іншими командними додатками.

Особливості Miro:

-                зручні шаблони для User Story Mapping;

-                можливість відслідковувати пересування мишкою інших членів команди;

-                можливість лишати коментарі;

-                можливість надавати різні типи доступу;

-                можливість зробити посилання на конкретну секцію полотна.

Сервіс Microsoft Whiteboard

За допомогою спільного полотна Microsoft Whiteboard можна ефективно проводити наради, організовувати спільну роботу.

Можливості сервісу Microsoft Whiteboard:

-                проведення ефективних зустрічей;

-                проведення мозкового штурму;

-                планування командного спринту;

-                планування проєкту;

-                вирішення проблеми;

-                управління інцидентами.