Лекція 4. Сервіси Google та Microsoft 365 – інструменти колективної взаємодії для бізнесу

Хмарні технології (Сloud Technology) – це парадигма, що передбачає віддалену обробку та зберігання даних.

Хмара – це модель надання зручного мережевого доступу до обчислювальних потужностей та ресурсів, а саме: серверу, програми, бази даних, сховища тощо на віддаленому сервері в мережі інтернет.

Хмарні технології залежно від характеру послуги розподіляють на 3 категорії, а саме:

-  інфраструктура як сервіс (IaaS) – передбачає, що у користування надаються безпосередньо обчислювальні можливості. Крім цього, сюди також відносять сервіси збереження даних (об’єктні сховища), серед них: Google Drive, Dropbox, OneDrive та інші.

-  платформа як сервіс (PaaS) – платформа як послуга. В даному випадку передбачається, що користувачеві, окрім обчислювальної потужності або ж місця для збереження даних, надається певний пакет «базового» програмного забезпечення. До такого забезпечення належить веб-сервер, система управління базами даних, інструменти для обчислень та аналітики.

-  програмне забезпечення (Software) як сервіс (SaaS) – це програмне забезпечення як сервіс, яке передбачає, що користувачу надається завершений програмний продукт, що використовує певні функції. Прикладом є:

-  записники: Evernote, OneNote тощо;

-  програмне забезпечення для складання списків і керування завданнями: Trello, Asana, AnyDo тощо;

-  офісне програмне забезпечення: Microsoft Office 365, Google Docs;

-  музичні сервіси: Apple Music, Google Play Music.

Основними моделями розгортання хмар є:

Рис. Моделі розгортання хмар

Джерело: http://ito.vspu.net

-   приватна хмара (Private Cloud) – це хмарна інфраструктура, яка призначена для використання виключно однією організацією, що включає декілька користувачів (наприклад, підрозділів). Приватна хмара може перебувати у власності, керуванні та експлуатації як самої організації, так і третьої сторони (чи деякої їх комбінації). Така хмара може фізично знаходитись як в, так і поза юрисдикцією власника.

-   публічна хмара (Public Cloud) – це хмарна інфраструктура, яка призначена для вільного використання широким загалом. Публічна хмара може перебувати у власності, керуванні та експлуатації комерційних, академічних (освітніх та наукових) або державних організацій (чи будь-якої їх комбінації). Публічна хмара перебуває в юрисдикції постачальника хмарних послуг.

-   громадська хмара (Community Cloud) – це хмарна інфраструктура, яка призначена для використання конкретною спільнотою споживачів із організацій, що мають спільні цілі (наприклад, місію, вимоги щодо безпеки, політику та відповідність різноманітним вимогам). Громадська хмара може перебувати у спільній власності, керуванні та експлуатації однієї чи більше організацій зі спільноти або третьої сторони (чи деякої їх комбінації). Така хмара може фізично знаходитись як в, так і поза юрисдикцією власника.

-  гібридна хмара (Hybrid Cloud) – це хмарна інфраструктура, що складається з двох або більше різних хмарних інфраструктур (приватних, громадських або публічних), які залишаються унікальними сутностями, але з’єднанні між собою стандартизованими або приватними технологіями, що уможливлюють переносимість даних та прикладних програм (наприклад, використання ресурсів публічної хмари для балансування навантаження між хмарами).

Рис. Модель розгортання гібридної хмари

Рис. Приклад використання сервісу Google Пошук

Інформаційний пошук – це процес віднаходження неструктурованих задокументованих даних та наука про цей процес.

Основними етапами пошуку є:

-  визначення (уточнення) інформаційної потреби й формулювання інформаційного запиту;
-  визначення сукупності можливих власників інформаційних масивів (джерел);
-  вибирання даних з виявлених інформаційних масивів;
-  ознайомлення з отриманими відомостями або даними й оцінка результатів пошуку.

Види пошуку поділяють на:

-  адресний пошук (за формальними ознаками);
-   семантичний пошук (за змістом);
-  документальний пошук;
-   фактографічний пошук (за інформаційним).

Пошук за часовими рамками

Рис. Приклад пошуку інформації за часовими рамками

Пошук за сайтами, країнами та регіонами (site

Рис. Приклад пошуку інформації за сайтом

Пошук за документом або презентацією (filetype

Рис. Приклад пошуку інформації за презентацією

Календар – це онлайн сервіс для планування зустрічей, подій і справ з прив'язкою до календаря, а також можливе спільне використання календаря групою користувачів, крім того, сервіс інтегрований з Gmail.

Рис. Приклад створення нового завдання в сервісі Завдання

-  робота з документами разом з колегами;

-  підтримка єдиного стилю технічної документації;

-   перевіряти джерела в документі;

-    перевіряти документи, коли і де б Ви не були;

-   обговорювати ключові теми за допомогою інтерактивних презентацій;

-   відправлення об’ємних вкладень та контроль доступу до них;

-  централізоване зберігання електронних документів команди та легке керування ними;

-   відстеження проектів і графіку роботи колег;

-   робота офлайн;

-    редагування файлів MS Office з файлового сховища.

Набір надає доступ до різних програм та сервісів на основі платформи Microsoft 365, а саме:

-  комунікація (Outlook, Календар, Delve, корпоративна соціальна мережа Yammer, Planner, To-do);

-  колаборація (PowerPoint Online, інтерактивна презентація Sway, хмарне сховище OneDrive, Forms, Word Online, Excel Online);

-  кооперація (цифровий блокнот OneNote, Teams, SharePoint, Whiteboard).

Натисніть кнопку Нова подія, щоб додати до календаря заплановану подію, вказати відомості і натиснути Надіслати. Помічник із планування допомагає запланувати подію у вільний час (вільне вікно). Відстеження дає можливість здійснювати моніторинг того, хто з учасників прийняв Ваше запрошення.

Рис. Приклад створення події в сервісі Календар

Відомості про створену подію, що відображена вже в Календарі Ви можете доповнити натиснувши Редагувати. Додати обов’язкових і не обов’язкових учасників – у відповідних полях ввести е-пошту чи прізвище учасника. Також до сервісу Календар Microsoft 365 можна підключити календар Google, для цього необхідно натиснути Параметри.

Рис. Приклад використання сервісу Люди

Сервіс Delve

Натисніть на профіль користувача, щоб дізнатися, над чим він зараз працює. На головній сторінці відображаться документи, які зберігаються у OneDrive або SharePoint.

Рис. Ознайомлення з профілями користувачів в сервісі Microsoft Delve

 У правому нижньому куті картки вмісту виберіть … (Додаткові параметри). Далі оберіть пункт Хто може переглядати це? В області Спільний доступ виберіть Надати доступ. Після того введіть імена або адреси електронної пошти людей, яким необхідно надати спільний доступ до документа.

Рис. Надання спільного доступу у сервісі Microsoft Delve

Завдяки сервісу Delve користувачі мають можливість знайомитись із документами колег із свого оточення, до яких вони мають доступ. У Delve можна побачити, хто має доступ до конкретного документа, а також надати до нього спільний доступ іншим користувачам. Даний сервіс можна використовувати, як дошку для групування та спільного використання пов’язаних документів. Наприклад, можна створити дошку, щоб зібрати всі документи для роботи над певним проєктом.

Рис. Приклад використання сервісу Delve

Основні можливості сервісу:

- упорядкування - сортувативміст за допомогою блокнотів, розділів і сторінок;

- позначки - виділення особливих нотаток за допомогою позначок "Важливо" та "До виконання";

- рукописний ввід - малювати та писати примітки за допомогою стилуса або просто пальцем;

- різні типи вмісту - записувати аудіокоментарі, вставляти онлайнове відео та додавати різноманітні файли;

- зберігання сторінок і фрагментів - використання надбудови Web Clipper у OneNote, щоб зберігати вміст лише одним клацанням;

- спільний доступ - надання доступу до блокнотів колегам, друзям і іншим.

 Майбутні фахівці можуть створювати блокноти, які будуть містити особисту робочу область для кожного працівника, бібліотеку контенту для роздаткових матеріалів, а також область співпраці для виконання певного виду діяльності та колективної роботи. Також такий блокнот подалі фахівці з інформаційних технологій можуть використовувати в своїй професійній діяльності.

Рис. Приклад використання сервісу Sway

Після створення онлайн-презентації в будь-якому із додатків Swaу на неї можна отримати постійне посилання і в той же час відправити іншим людям, можна опублікувати в соціальних сервісах за допомогою функції

Рис. Приклад використання сервісу Planner

 У Planner також є інструменти для стеження за ходом виконання завдань. Також зручно організовувати документи, розміщені у Office. До карток у ньому можна прикріплювати файли Word, Excel та PowerPoint, де вони будуть доступні для редагування. Працювати з матеріалами можна в офлайн режимі – вони розміщуються в бібліотеці SharePoint Online.

Працювати разом із працівниками ІТ сфери та іншим персоналом над проектами за допомогою сайтів груп, на яких можна впорядковувати документи, нотатки, завдання та розмови. SharePoint: розширені можливості роботи в команді. Надавати своїм користувачам, групам і всій організації можливості розширеного пошуку, спільного доступу та співпраці з будь-якого розташування та з різноманітних пристроїв.

 Загальні положення та умови Google

 Короткий посібник із початку роботи з сервісами Google