ТЕМА 1. ВСТУП ДО МЕНЕДЖМЕНТУ. ОРГАНІЗАЦІЯ ЯК ОБ’ЄКТ УПРАВЛІННЯ

1. Роль і значення менеджменту

Сьогодні термін «менеджмент» міцно увійшов у повсякденне життя практично кожної людини. Його можна зустріти на сайтах з вакансіями, у навчальних закладах і в назвах курсів. Без ефективного менеджера будь-якого напрямку не працює жоден бізнес. Це не просто мода чи гарний напис у резюме – це основа стійкого розвитку будь-якої організації (компанії).

Але що таке менеджмент насправді та чому він такий важливий у сучасному світі?

Менеджмент – це наука й практика управління людьми, ресурсами, часом, процесами та стратегіями з метою досягнення поставлених завдань. Він охоплює все – від планування завдань до аналізу їх виконання. Основою менеджменту є організація ефективної роботи з метою досягнення результатів.

Простими словами, то менеджмент – це організація роботи: від ідеї до результату. Це можуть бути процеси всередині організації (компанії), запуск нового продукту, розподіл бюджету чи координація команди.

Менеджмент – це не просто керівництво. Це здатність направляти, мотивувати, контролювати та адаптувати дії співробітників відповідно до місії компанії. У цьому контексті менеджмент організації – ключовий чинник успіху будь-якого бізнесу.

На практиці менеджмент відповідає за побудову структури організації (компанії), розробку стратегій та KPI, встановлення бізнес-процесів, управління фінансами, командою, часом, а також забезпечення якості послуг або продукції. Знання основ менеджменту допомагає не тільки керувати бізнесом, а й оптимізувати особисту ефективність.

Менеджмент – професія майбутнього. Чому варто розглянути професію менеджера? Тому що вона універсальна та перспективна! Можна почати з однієї «ролі», а потім перейти в іншу. Це гнучкий кар’єрний шлях.

Спеціальності менеджменту, що мають попит сьогодні.

Професійна зайнятість менеджера надзвичайно різноманітна. Це одна з найгнучкіших сфер: тут можна знайти себе як у традиційних сферах виробництва товарів і надання послуг, аналітиці та стратегії так і в креативі. На ринку праці постійно з’являються нові популярні види менеджменту та, відповідно, популярні професії, серед яких:

- аffiliate-менеджмент: робота з партнерами. Цей вид менеджменту пов’язаний з партнерськими програмами. Affiliate-менеджер або партнерський менеджер працює з афіліатами – іншими компаніями чи блогерами, які приводять клієнтів за відсоток від продажу. Такий менеджер встановлює співпрацю з платформами, сайтами та стежить за якістю трафіку й виконанням домовленостей.

Фахівець у цьому напрямку також проводить переговори, складає умови співпраці, стежить за виплатами та результатами, утримує й мотивує партнерів, а також відповідає за юридичну частину. Ця професія менеджменту має попит в таких сферах як фінтех, онлайн-казино, e-commerce, EdTech і digital-маркетинг. Тут особливо важливі навички переговорів, аналітики та клієнтського сервісу.

Event-менеджмент: від планування до оплесків

Event-менеджер – це організатор заходів: від різноманітних офлайн-івентів (конференції, виставки, корпоративні вечірки тощо) до онлайн-вебінарів (презентація, тімбілдинг тощо). Event-менеджер займається усім циклом: від ідеї до постаналізу. Це надзвичайно динамічний напрям, де важливі як креатив, так і логістика, а також стресостійкість.

Що робить Event-менеджер? До його завдань входить розробка концепції заходу від А до Я, складання бюджету/кошторису, пошук майданчиків і підрядників, координація команди з підрядниками, робота над оформленням, логістикою, програмою, робота з гостями та партнерами, управління ризиками й відповідальність за результат.

Event-менеджмент – це ідеальний варіант для тих, хто любить рух, мультизадачність і швидкий результат. Тут важливі функції управління в чистому вигляді: планування, організація та контроль.

HR-менеджмент: управління людьми та корпоративною культурою

HR-менеджмент (Human Resources) фокусується на управлінні персоналом. HR-менеджер або спеціаліст з роботи з персоналом – це не просто людина, яка наймає співробітників. Це той, хто управляє головним ресурсом компанії – людьми. Завдання такого спеціаліста – знаходити, адаптувати, розвивати та утримувати співробітників.

До обов’язків HR-менеджера входить рекрутинг (відбір персоналу, проведення інтерв’ю) і онбординг (адаптація новачків, мотивація та утримання співробітників), розвиток корпоративної культури, навчання й розвиток співробітників, управління внутрішніми комунікаціями, створення системи оцінки ефективності.

HR-менеджмент – це не просто про найми. Це про менеджмент управління в найбільш людському сенсі. Успішний HR-менеджер будує мости між бізнес-цілями та людьми, які ці цілі реалізують. Цей вид менеджменту організації особливо важливий у компаніях, де люди є головним активом.

Product-менеджмент: управляти продуктом від ідеї до зростання

Product-менеджмент – це зв’язкова ланка між бізнесом, користувачами та командою розробки. Людина з цього напрямку відповідає за продукт в цілому: від ідеї, створення, розвитку до його успіху на ринку. Це може бути мобільний застосунок, сайт, сервіс, платформа – будь-який цифровий або фізичний продукт. Завдання фахівця на цій посаді – розуміти потреби користувачів, аналізувати ринок, формувати стратегію та контролювати її реалізацію.

Що робить Product-менеджер? До кола обов’язків цього спеціаліста входить вивчення ринку та потреб клієнтів, формулювання бачення продукту, постановка цілей і пріоритетів для команди розробки, робота з дизайнерами, аналітиками, маркетологами, аналіз метрик й запуск удосконалень.

Це один з найстратегічніших видів менеджменту, де потрібно поєднувати бізнес-мислення, креатив і технології. Досить часто Product-менеджера називають «міні CEO» – настільки широке коло завдань і вплив цього фахівця! Product-менеджмент вимагає аналітичного складу розуму, емпатії, здатності приймати рішення на основі даних і балансу між інтересами бізнесу та користувачів.

Project-менеджмент: від ідеї до запуску

Project-менеджмент або проєктний менеджмент фокусується на управлінні тимчасовими завданнями. Сюди входить координація всіх етапів роботи над проєктом – від брифу (старту проєкту) до релізу (його завершення). Project-менеджер планує, організовує команду, управляє бюджетом, завданнями, командою, ризиками та дотримується термінів. Без цього спеціаліста просто неможливо реалізувати IT-проєкти, будівництво, маркетингові кампанії тощо.

Що робить Project-менеджер? Цей фахівець формує план проєкту, збирає команду, керує завданнями через Jira, Trello чи Asana, відстежує прогрес, а також звітує перед замовником.

Ця спеціальність менеджменту вимагає чіткого мислення, системності та високого рівня комунікації.

Traffic-менеджмент: як управляти рекламними потоками

Traffic-менеджмент – ключова галузь у digital-маркетингу. Спеціаліст у цьому напрямку займається залученням трафіку, а саме відповідає за приплив користувачів на сайт, лендинг або в застосунок за допомогою реклами. Ця людина аналізує канали залучення, налаштовує рекламу, стежить за конверсією та знижує вартість ліда. Traffic-менеджмент особливо важливий в e-commerce, digital-агенціях та онлайн-школах.

До кола завдань Traffic-менеджера входить запуск і налаштування рекламних кампаній (Google Ads, Meta, TikTok та інші), розподіл бюджету, відстеження ефективності, а також робота з аналітикою та метриками.

Цей фахівець повинен розуміти й використовувати інформацію в менеджменті: звідки приходять клієнти, скільки коштує їх залучення, які канали працюють найкраще.

Кожна з вищезгаданих ролей – це окрема спеціальність менеджменту, зі своєю специфікою та вимогами.

2. Організація як об’єкт управління

Перш ніж усвідомити сутність категорії «менеджмент», слід з’ясувати, що таке організація, які цілі її діяльності і чому будь-якою організацією потрібно управляти.

За визначенням Ч. Бернарда: «Організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або спільних цілей».

Всі організації мають загальні для них характеристики:

1) всі організації використовують чотири основних види ресурсів (рис. 1.1):

- людські ресурси;

- фінансові ресурси;

- фізичні ресурси (сировина, устаткування тощо);

- інформаційні ресурси.

Рис. 1.1. Загальна системна модель організації

2) будь-яка організація є відкритою системою. Ресурси, які організація використовує для виробництва продукції (надання послуг) вона забирає із зовнішнього середовища. В свою чергу продукція, що виробляється організацією також реалізується у зовнішньому середовищі. Отже організація може існувати лише у взаємодії з оточуючим середовищем. Це означає, що будь-яка реально існуюча організація є відкритою системою.

3) поділ праці в організації. Якщо навіть дві людини працюють спільно для досягнення єдиної мети, вони повинні поділити роботу між собою.

Поділ загальної роботи в організації на її складові частини називається горизонтальним поділом праці. Результатом горизонтального поділу праці є формування окремих підрозділів організації (відділів, цехів, виробництв, ділянок тощо).

Оскільки робота в організації розподіляється між окремими підрозділами та виконавцями, хтось має координувати їх діяльність. Внаслідок цього об’єктивно виникає необхідність у так званому вертикальному поділі праці, тобто у діяльності з координації роботи підрозділів та окремих виконавців у середині підрозділів.

Діяльність з координації роботи інших людей в широкому розумінні і становить сутність управління організацією.

Таким чином, необхідність управління об’єктивно виникає внаслідок горизонтального та вертикального поділу праці в організації. Оскільки поділ праці є загальною характеристикою діяльності будь-якої організації, всі організації потребують управління.

Глобальною метою діяльності будь-якої організації є досягнення успіху. Організація вважається успішною, якщо досягає поставлених перед собою цілей.

Складові успіху:

а) виживання, тобто можливість існувати якомога довше;

б) результативність та ефективність.

Щоб бути успішною впродовж тривалого часу, вижити та досягти своїх цілей, організація має бути як ефективною, так і результативною.

За словами П. Дракера:

- результативність є наслідком того, що робляться потрібні слушні речі (doing the right things);

- ефективність є наслідком того, що вірно (правильно) створюються ці самі речі (doing things right).

Перше і друге є однаково важливим.

Якщо мета організації обрана правильно, це означає, що діяльність організації задовольняє певну важливу, реально існуючу потребу (створюються речі, на які є попит). Результативність у такому розуміння - це щось невідчутне на дотик, непомітне. Ефективність, навпаки, можна вимірювати кількісно. Відносна ефективність організації має назву продуктивності і вимірюється як співвідношення вартісної оцінки усіх виходів з організації та вартісної оцінки усіх входів в організацію.

Як менеджери сприяють ефективній та результативній діяльності організацій? Вони це роблять у процесі виконання чотирьох основних функцій менеджменту:

1) планування; 2) організація; 3) мотивація; 4) контроль.

Отже, у вузькому розумінні менеджмент - це процес планування, організації, мотивації та контролю організаційних ресурсів для результативного та ефективного досягнення цілей організації.

Зазначені функції менеджменту, що виконуються у зазначеній послідовності, утворюють поняття «цикл менеджменту».

Намагання людей об’єднатись у групи, а надалі в організації зумовлене необхідністю задоволення їх потреб у захищеності, причетності, взаємопідтримці, спілкуванні тощо. Об'єднання зусиль індивідів у будь-якій сфері на засадах спеціалізації і розподілу праці з метою підвищення продуктивності і результативності виконуваних робіт спричинило необхідність визначення ролей, функцій, обов'язків кожного із членів організації. 

3. Класифікація організацій

Класифікацію організацій можна розглядати за різними ознаками, зокрема головними – таблиця 1.1.

Таблиця 1.1 - Класифікація організацій за різними ознаками

Окрім зазначених у таблиці існують і інші класифікаційні ознаки організацій.

За походженням:

1. Природні організації виникають самі по собі, і їхня діяльність зазвичай спрямована на розв’язання внутрішніх проблем.

2. Штучні організації створюються за певним планом для досягнення зовнішніх цілей, мають лише відносну самостійність і, як правило, являються (принаймні, формально) залежними від ініціаторів.

Інша ознака ‑ законність:

1. Офіційні організації. Діяльність штучних організацій із самого початку узаконюється соціальною системою більш високого порядку, наприклад державою, що надає їй офіційний характер, можливість і необхідність здійснення діяльності в рамках правового простору.

2. Неофіційні організації. Не зареєстровані у встановленому порядку організації (наприклад, злочинні співтовариства) є неофіційними, їхня діяльність, навіть якщо вона не пов’язана з порушенням існуючих у суспільстві норм, не захищається законом.

За механізмом функціонування:

1. Формальні організації, їхня діяльність всебічно регламентована правилами, інструкціями тощо. Тут всебічно розподілені права, обов’язки і відповідальність між учасниками; безособові відносини між ними; посадовим функціям доданий характер офіційних повноважень; лінії підпорядкованості, що зв’язують посади, гранично чіткі.

2. Неформальні організації являють собою сукупність незапрограмованих контактів між людьми, заснованих на особистих перевагах, неписаних нормах і звичаях, добровільному виборі партнерів.

Виникнення неформальної організації в рамках формальної покликано компенсувати її недоліки (негнучкість, безособовість тощо).

Соціологи розрізняють два види неформальних організацій. По-перше, позаформальну, що являє собою сукупність неформальних ділових зв’язків, не передбачених, але й не заборонених офіційними регламентами.

По-друге, психологічну неформальну організацію; у її рамках люди задовольняють свою потребу в спілкуванні, допомозі й підтримці, у яких найчастіше відмовляє формальна організація.

За особливістю структури:

1. Механістичні організації нагадують технічні пристрої. Вони характеризуються вузькою спеціалізацією діяльності, непорушністю границь, стабільністю структури, централізацією влади з переважно вертикальними зв'язками, чіткою регламентацією прав і обов'язків, твердими правилами і процедурами, сталою запрограмованістю дій, оцінкою результатів з точності виконання завдань.

2. Органічні організації характеризуються розмитістю меж, самостійністю окремих ланок, їхньою широкою спеціалізацією, слабкою ієрархічністю керування, малою кількістю правил і процедур, свободою вибору варіантів діяльності, оцінкою її результатів на основі реального ринкового ефекту, перевагою неформальних відносин, внутрішньою конкуренцією, здатністю до змін і розвитку.

До різновидів організаційних формувань належать об’єднання:

Асоціації – договірні об’єднання, створені з метою постійною координації господарської діяльності. Асоціація не має права втручатись у виробничу і комерційну діяльність будь-кого з її учасників.

Виробничий кооператив – це господарська організація корпоративного типу, яка створюється на добровільних засадах громадянами для спільного здійснення господарської (виробничої) діяльності з метою отримання доходу і діє на підставі статуту, на засадах членства, обов’язкової трудової участі в його діяльності, самоуправління та самофінансування.

Господарські товариства являють собою об’єднання підприємців з певною залежністю від характеру інтеграції осіб чи капіталу, а також мірою відповідальності за свої зобов’язання. До них належать: повні; з обмеженою відповідальністю; командитні; акціонерні.

Громадські організації – це масові об’єднання громадян, що виникають за їх ініціативою для реалізації довгострокових цілей, мають свій статут і характеризуються чіткою структурою (профспілки; організації ветеранів, ліквідаторів, інвалідів; жіночі, молодіжні, дитячі організації; наукові, технічні, культурно-просвітницькі, фізкультурно-спортивні та інші добровільні товариства; творчі спілки; різноманітні земляцтва, фонди, асоціації, товариства та ін.).

Державне підприємство ‑ засноване на загальнодержавній власності.

Інжинірингові фірми займаються розробкою і впровадженням новітніх технічних вдосконалень, технологічних нововведень тощо.

Колективні підприємства (кооперативи) – добровільні об’єднання громадян, створені з метою спільного ведення господарської або іншої діяльності. Характерною їхньою ознакою є особиста участь кожного члена колективу в діяльності, використання власного або орендованого майна.

Консорціуми – тимчасові статутні об’єднання промислового і банківського капіталу для досягнення спільної мети.

Концерни – статутні об’єднання підприємств промисловості, наукових організацій, транспорту, банків, торгівлі тощо на основі повної фінансової залежності від одного або групи працівників.

Корпорації – договірні об’єднання, створені на основі поєднання виробничих, наукових, комерційних інтересів, з делегуванням окремих повноважень централізованого регулювання діяльності кожного з учасників.

Масове виробництво застосовується на підприємствах, які характеризуються вузькою номенклатурою продукції, великим обсягом безперервного і тривалого виготовлення однакових виробів.

Одиничне виробництво застосовується підприємствами, які характеризуються широкою номенклатурою продукції, малим обсягом випуску однакових виробів, повторне виготовлення яких не передбачається.

Приватне підприємство є власністю однієї особи або родини. Воно відповідає за свої зобов'язання усім своїм майном чи капіталом. Таке підприємство може бути зареєстрованим як самостійне або як філія іншого. Форму одноосібних мають здебільшого підприємства з невеликою кількістю працівників.

Серійне виробництво використовується на підприємствах, які мають обмежену номенклатуру продукції, виготовлення виробів періодично випускається певними серіями і сумарний випуск може бути досить значний.

Факторингові компанії – це організації, які купують дебіторську заборгованість клієнтів, пов’язану з постачанням товарів або наданням послуг.

Будь-яка організація незалежно від розміру, форми власності, виду діяльності має спільні характеристики, такі як ресурси, які необхідні для досягнення поставленої мети, залежність від внутрішнього та зовнішнього середовища, наявність вертикального та горизонтального розподілу праці, система управління. 

4. Концепції життєвого циклу організації. Корпоративна культура

Розвиток кожної організації має циклічний характер, тобто проходить через певні стадії життєвого циклу, що визначають особливості виробничо-господарської, інвестиційної, фінансової та інших видів діяльності тощо (табл. 1.2).

Таблиця 1.2. ‑ Етапи життєвого циклу організації

Існує й інша концепція життєвого циклу організацій, за якою виділяють чотири стадії їх розвитку: зародження (реєстрація, початкове інвестування діяльності); зростання (нарощення обсягів виробництва і збуту, формування іміджу, зростання прибутку); «пік» діяльності (максимальні прибутки, обсяги виробництва і збуту); спад (згортання діяльності та переорієнтація).

У процесі еволюції організація формує свою культуру, яка характеризує якісні аспекти управлінської діяльності та її відповідність економічним, організаційним, соціальним, екологічним, ергономічним, фізіологічним, естетичним, психологічним і технологічним вимогам. Культура організації ‑ сукупність цінностей, традицій, норм поведінки, поглядів, властивих членам організації.

Організаційну культуру формують об'єктивні та суб'єктивні елементи. До суб'єктивних елементів культури організації належать організаційні табу, звичаї, ритуали, зразки поведінки, мова спілкування, гасла тощо. Об'єктивні елементи: місце розташування організації, дизайн і обладнання робочих місць, престиж та імідж організації тощо.

5. Колективи (групи) працівників в організації

Кожна організація складається з формальних і неформальних груп (команд, колективів), які внаслідок дії різноманітних чинників взаємодіють у різних конфігураціях, що впливає на загальну якість і ефективність діяльності.

Колектив (команда, група) ‑ двоє і більше осіб, які взаємодіють між собою таким чином, що кожна особа впливає на конкретних людей (працівників) і одночасно перебуває під впливом інших осіб.

Формальні групи працівників. Група (команда) і колектив є ідентичними за своєю суттю термінами (перший поширеніший на Заході, другий ‑ у пострадянських країнах). Групи, які створенні волею керівників організації, називають формальними. Здебільшого вони виникають при поділі праці:

• горизонтальному(формування підрозділів);

• вертикальному (виникнення рівнів управління).

Первинною функцією формальних груп є виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей. У кожній організації існує три типи формальних груп: групи керівників (командні групи); цільові виробничі (господарські) групи; комітети.

До груп керівників можуть належати: президент компанії та віце-президенти; директор магазину і завідувачі відділами; директор заводу та його заступники; начальник цеху та його заступники.

Цільові виробничі (господарські) групи формують особи, які виконують одне завдання. Вони мають певну самостійність, самі планують свою роботу, є вузькоспеціалізованими, щодо них застосовують окремі елементи цільового стимулювання тощо. В організації можуть існувати групи конструкторів, технологів, фінансистів, постачальників, економістів, маркетологів, дизайнерів та ін.

Комітет ‑ це група, якій організація делегує повноваження для виконання конкретного завдання. До комітетів належать ради, комісії, збори, команди, товариства тощо. За функціональним призначенням виділяють два основні типи комітетів:

- спеціальний (тимчасовий) - створюється для виявлення проблем, розв’язання локальних, глобальних чи делікатних питань, вироблення альтернативних рішень тощо;

- постійний - діє перманентне і має конкретну, найчастіше довготривалу мету (рада директорів, науково-технічна рада організації, ревізійна комісія, товариство покупців у процесі приватизації, група планування, комісія з розгляду скарг працівників, комісія з перегляду заробітної плати та ін.).

Неформальні групи працівників. Менеджер повинен звертати на них особливу увагу, оскільки вони можуть стати домінуючими в організації, проникати в інші неформальні й формальні групи і відчутно впливати на управління. Не завжди пересічний працівник чи навіть керівник усвідомлює те, що він уже опинився в складі неформальної групи.

Неформальні та формальні групи мають певні спільні характеристики:

• ними управляють лідери з метою розв'язання певних завдань на основі конкретної ієрархії;

• мають певну структуру управління і взаємодії;

• використовують у своїй діяльності неписані правила (норми);

• застосовують певну систему винагород, заохочень і санкцій.

Не менш суттєвими є і відмінності між ними:

• формальні групи створюються продумано, за планом, а неформальні спонтанно;

• структура формальних груп формується свідомо, неформальних - унаслідок соціальної взаємодії;

• до формальної групи вступають з метою реалізації її цілей, отримання доходу, досягнення престижу тощо, до неформальної - для задоволення потреб у причетності, взаємодопомозі, взаємозахисті, тісному спілкуванні;

• формальна група створюється, як правило, за рішенням керівників, неформальна - в наслідок зацікавленості, симпатії тощо.

До характеристик, які виділяють лідера неформальної групи, належать: вік, освіта, посада, професійна компетентність, досвід, знання, інтелект, стать, характер, розміщення робочого місця, свобода пересування.

Інколи у групі можуть існувати два лідери: один ‑ для досягнення цілей групи, другий ‑ для соціальної взаємодії.

Оскільки неформальні групи (організації) є явищем об'єктивним, то менеджер повинен навчитись ефективно управляти ними. Для цього доцільно:

• визнати існування неформальної групи, а також те, що її ліквідація може спричинити розпад формальної організації;

• вміти вислуховувати думки, міркування та пропозиції членів і лідерів неформальної групи;

• впливати на діяльність неформальних груп шляхом застосування загальних методів менеджменту;

• оцінювати кожне рішення з позиції забезпечення якісної взаємодії управлінців з неформальною групою;

• залучати лідерів і членів неформальних груп до участі у виробленні управлінських рішень;

• здійснювати оперативне забезпечення працівників точною інформацією з метою запобігання неправдивим чуткам, які може поширювати формальна група (організація).

Умови ефективної діяльності груп працівників. Управління групами слід здійснювати на засадах застосування загальних функцій менеджменту: планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання. Обов'язковим елементом функціонування всіх груп є збори, на яких вирішують проблеми, виробляють і ухвалюють рішення. Важливо чітко встановити періодичність їх проведення; зміст проблем, які виноситимуться на їх розгляд; перелік учасників; технічні засоби, які необхідно буде застосувати тощо.

Дбаючи про забезпечення ефективності проведення зборів, корисно скористатися рекомендаціями американського спеціаліста Бредфорда, які зводяться до таких положень:

• складати конкретний порядок проведення зборів;

• забезпечувати вільний обмін інформацією між членами групи;

• повністю використовувати здібності її членів (компетентність, досвід, знання, підприємливість, талант, ідеї тощо);

• створювати атмосферу довіри, самовираження;

• розглядати конфлікт як позитивний чинник і управляти ним;

• за результатами зборів підводити підсумки та окреслювати майбутні заходи;

• забезпечувати вільне передавання інформації з метою уникнення суб’єктивності;

• призначати «опонента» для висунення альтернативних ідей та «адвоката» для захисту навіть неправомірних позицій;

• забезпечувати вислуховування різних точок зору, а також їх критику тощо.

Менеджер повинен усвідомлювати, що група зможе реалізувати свої ідеї та забезпечити ефективну діяльність за позитивного впливу різних чинників.

Чисельність групи . На думку різних фахівців групи можуть складатися з 3-9, 4-5, 5-8, 5-11 осіб. Відомо, що найефективніше працюють колективи робітників чисельністю від 5 до 25 осіб.

Склад групи. Досвід свідчить, що група повинна охоплювати людей, які дотримуються різних позицій, сповідують різні ідеї, наділені неоднаковими способами мислення, поглядами на життя тощо.

Групові норми. До них належать гордість за свою роботу, бажання досягнути мети і забезпечити прибутковість, принципи колективної праці, професійна підготовка, позитивне ставлення до нововведень, способи захисту чесності, стосунки між членами колективу, методи розподілу заробітків тощо.

Згуртованість членів групи.

Групова однодумність. Постає як механізм пригнічення окремої особистості з метою збереження гармонії групи.

Конфліктність усередині групи, її можуть зумовити відмінності в цінностях, поглядах, оцінках.

Статус членів групи. Визначається старшинством у посадовій ієрархії, посадою, розташуванням кабінету, освітою, рівнем заробітної плати (доходів), соціальними талантами, досвідом, інформованістю людей тощо.

Ролі членів групи. Йдеться про їх участь у розв'язанні групових завдань, висуненні альтернативних рішень, підготовці інформації, налагодженні комунікацій тощо.

Забезпеченість групи інформацією.

Взаємини групи з керівниками організації, її підрозділами, службами, посадовими особами, а також з іншими групами.

Наявність встановлених прав та обов'язків у членів групи.

Швидкість прийняття та виконання рішень.

Механізм прийняття компромісних рішень.

Формування витрат (матеріальних, людських, фінансових), пов’язаних із функціонуванням груп.

Використання функцій і методів менеджменту в процесі управління групою.

Формування, підбір (поява) лідерів групи.

Застосування стилів керівництва при управлінні групою.

Формування груп в організації з урахуванням наведених чинників та управління ними через застосування функцій, методів менеджменту і управлінських рішень дає змогу знівелювати негативні наслідки внутрішньогрупової і міжгрупової взаємодій та підвищити ефективність функціонування кожної групи зокрема та організації загалом.

6. Внутрішнє середовище організації

Згідно із системним підходом до управління кожна організація ‑ це відкрита система, цілісність і життєздатність якої забезпечується завдяки елементам, з яких вона формується. Сукупність цих елементів становить внутрішнє середовище організації.

Внутрішнє середовище організації являє собою сукупність чинників, що створюються і контролюються організацією. Його проектування і створення відбувається з огляду на специфіку діяльності організації, кола споживачів, ринкової кон’юнктури, умов господарювання тощо. Система менеджменту при формуванні внутрішнього середовища організації має забезпечити відповідність характеристик його найважливіших складових умовам зовнішнього середовища, в яких організація функціонує.

Складові внутрішнього середовища організації. Внутрішнє середовище організації формується керівниками відповідно до їх уявлень про те, які саме елементи забезпечать її ефективне функціонування і розвиток. Цим зумовлене існування різних підходів до структурування внутрішнього середовища організацій. Найчастіше в ньому виділяють п'ять складових: цілі, структура, технологія, завдання і персонал, який виконує ці завдання з допомогою відповідної технології. Деякі науковці вважають, що внутрішнє середовище ‑ це структура організації, її ресурси та культура; інші - до внутрішнього середовища відносять структуру, рівень розподілу праці та організаційні комунікації, а також кадровий склад організації, трудові й технологічні процеси, що використовують для перетворення ресурсів на необхідний суспільству продукт.

Основними елементами внутрішнього середовища є:

- цілі організації - формуються з урахуваннями ринкової кон'юнктури на основі наявних та потенційних можливостей організації;

- структура організації - формується під обрані цілі в такий спосіб, щоб забезпечити необхідний рівень гнучкості й мобільності організаційних дій;

- система технологій - спрямована на забезпечення конкурентоспроможності продукції за технічними й економічними параметрами;

- персонал (людські ресурси) - добирають з урахуванням кваліфікаційних характеристик і узгодженості мотивацій індивідів з цілями організації, здатності їх до саморозвитку;

- організаційна культура - має своїм завданням ідентифікацію індивідуальних та організаційних цілей та їх узгодження.

Успіх організації залежить не лише від досконалості її внутрішнього середовища, а й від зовнішніх щодо організації сил. Вони прямо чи опосередковано впливають на її діяльність, ускладнюючи її чи відкриваючи перед нею нові можливості. Тому необхідний всебічний і ретельний аналіз характеру впливу зовнішніх сил на організацію, що дасть змогу приймати такі управлінські рішення, які поліпшуватимуть конкурентні позиції організації, забезпечуватимуть її ефективне функціонування та розвиток.

Отже, внутрішнє середовище організації - це складна система елементів і зв’язків між ними, що є об’єктом контролювання та регулювання керівництвом.

7. Зовнішнє середовище організації

Кожна організація є відкритою системою, яка перебуває у постійній взаємодії із зовнішнім середовищем.

Зовнішнє середовище - сукупність господарських суб'єктів, економічних, суспільних і природних умов, національних та міждержавних інституційних структур та інших зовнішніх щодо підприємства умов і чинників.

Залежно від характеру впливу зовнішнє середовище поділяють на середовище прямої (мікросередовище) та непрямої (макросередовище) дії.

Зовнішнє середовище є складним, мінливим, взаємозалежним і, як правило, невизначеним:

1. Складність - велика кількість факторів, на які організація мусить реагувати, а також рівень варіативності кожного з них. Складнішою є робота тієї організації, на яку впливає більше факторів.

2. Мінливість - швидкість зміни оточення організації. У деяких з них зовнішнє середовище дуже рухливе (комп'ютерні технології, електронна, хімічна, фармацевтична промисловість, біотехнології). Менш рухливе воно у підприємств харчової, деревообробної промисловості тощо. Крім того, в межах одного підприємства більш рухливим є середовище для одних підрозділів, зокрема, науково-дослідних, маркетингових відділів, і менш рухливим - для інших, наприклад, виробничих.

3. Взаємозалежність чинників (зміна одного чинника спричиняє зміни інших). Наприклад, зростання цін на енергоносії зумовлює стрибок цін на всі види продукції, а особливо ті, при виробництві яких є велика частка енергозатрат. Це може призвести до ослаблення конкурентних позицій організацій, які виготовляють цю продукцію. Водночас таке становище змушує виробників шукати енергозберігаючі технології.

4. Невизначеність - необмежена кількість інформації про зовнішнє середовище і ймовірність її недостовірності. Організації, прагнучи знизити рівень невизначеності зовнішнього середовища, можуть застосовувати дві стратегії - пристосуватись до змін або впливати на середовище з метою зробити його сприятливішим для свого функціонування. Перша стратегія реалізується через створення гнучких організаційних структур із високим рівнем децентралізації влади. Керівники таких організацій повинні вміло використовувати сучасний інструментарій для прогнозування змін, володіти ринковою інтуїцією. Друга стратегія, як правило, доступна лише великим організаціям або таким, які об'єднуються з метою розширення своїх можливостей. Для впливу на зовнішнє середовище вони можуть використовувати потужну рекламу та засоби PR, політичну діяльність для лобіювання своїх інтересів, входження у торговельні асоціації. Вразливість малого бізнесу зумовлена саме тим, що серед підприємців-початківців мало хто досконало володіє мистецтвом передбачувати зміни у зовнішньому середовищі, а змінювати його на свою користь їм не під силу.

Динамічність зовнішнього середовища, його видозмінюваність, відсутність необхідного обсягу достовірної інформації перешкоджають урахуванню всіх можливих наслідків впливу на діяльність підприємства. Зважаючи на це, керівники підприємств мають обмежувати спектр зовнішніх чинників, віддавати перевагу тим, які найістотніше впливають на результати діяльності. Досягненню цієї мети сприяє, зокрема, аналіз мікросередовища підприємства і виділення тих його суб'єктів, чий вплив на нього є відчутним.

Суб'єкти середовища прямої дії (мікросередовища).

Ступінь складності та рухливості мікросередовища, сила і спрямованість впливу його факторів визначаються характером, призначенням, конструктивно-технологічними особливостями продукції (послуг) підприємства і різноманітністю виробничо-господарських зв’язків, які враховуються при проектуванні його організаційної структури і обґрунтуванні напрямів її адаптації до можливих змін у зовнішньому оточенні. Особливістю факторів середовища прямої дії є інтенсивність і постійний характер впливу, спрямованість на зміну базових внутрішніх складових підприємств. Це потребує оперативного розроблення заходів щодо пом'якшення їх негативних наслідків або, навпаки, повнішого використання сприятливих можливостей.

До суб'єктів мікросередовища належать постачальники, посередники, споживачі, конкуренти, «контактні аудиторії» тощо.

1. Постачальники. Забезпечують підприємство необхідними матеріально-технічними, трудовими та інформаційними ресурсами. Кожне виробниче підприємство має ретельно стежити за динамікою цін на об'єкти постачання, регулярністю постачань ресурсів, необхідних для виконання виробничої програми. У іншому разі з'являються проблеми з виробництвом та збутом, а в перспективі - виникає загроза втрати набутого роками іміджу підприємства і прихильності до нього постійних партнерів та клієнтів. З огляду на це сучасні компанії прискіпливо ставляться до вибору постачальників, але прагнуть при цьому підтримувати тривалі відносини з тими, хто працює з урахуванням спільних інтересів.

2. Посередники. До них належать організації або окремі фізичні особи (підприємці), які допомагають виробникам реалізовувати їх товари. Серед них: торговельні посередники, фірми з організації товарообігу (в т.ч. транспортні підприємства, складські мережі),агентства з надання маркетингових послуг (спеціальних досліджень, консалтингових, реклами тощо), а також кредитно-фінансові установи комерційної спрямованості (комерційні банки, страхові компанії). Плідна співпраця з посередниками може сприяти завоюванню міцних ринкових позицій, ефективно працювати і розвиватись, а невдалий вибір посередників, які лише «накручують» ціну на товар, а не дбають про його ефективний збут, може довести фірму до банкрутства.

3. Споживачі. Це клієнти товаровиробників - споживачі продукції, послуг. Щоб знати кон'юнктуру ринку й оперативно реагувати на її зміни, товаровиробники повинні ретельно вивчати своїх споживачів. Такий моніторинг слід здійснювати на різних клієнтурних ринках:

- споживчому (товари і послуги для особистого споживання);

- виробників (продукція виробничо-технічного призначення);

- проміжних продавців (товари для перепродажу з метою одержання певного зиску);

- державних і комерційних структур (оптові та дрібнооптові покупці);

- світовому, що охоплює всі перелічені типи клієнтури ринків.

В умовах насиченості ринку важливо знайти і зберегти свого споживача. Тому багато організацій, особливо малих і середніх, шукають нові способи привернути до себе увагу потенційних клієнтів, використовуючи різноманітні акції, гнучкі системи знижок, гарантійне після продажне обслуговування тощо.

4. Конкуренти. До них належать організації і фізичні особи, які займаються аналогічною діяльністю. Комерційного успіху на внутрішньому та зовнішньому ринках досягає, як правило, той господарюючий суб'єкт, який усебічно і систематично вивчає своїх конкурентів, пропонує покупцям конкурентоспроможну продукцію. Причому вирішальне значення має розроблення і дотримання певної ринкової стратегії і тактики з урахуванням усіх чинників, які впливають безпосередньо на рівень і ступінь жорсткості конкуренції. Конкурентні «війни» іноді тривають роки (між компаніями« Coca cola » та « Pepsi Co»), а іноді призводять до остаточної втрати позицій навіть на внутрішньому ринку (стосується значної кількості українських підприємств).

5. «Контактні аудиторії»:

- державні органи управління - мають регулюючий характер і впливають безпосередньо на рівень і ступінь жорсткості конкуренції; це законодавчі органи, різні державні установи представницької і виконавчої влади, які наглядають за дотриманням законів і видають необхідні нормативні акти; місцеві адміністративні органи; профспілкові та інші громадські організації та об'єднання громадян (асоціації споживачів, підприємців тощо);

- засоби масової інформації (ЗМІ) - розміщують статті-замовлення щодо певних аспектів діяльності організації або її представника; це «імідж-інформації», «інформації-кілери »;

- місцеве населення - перешкоджає діяльності підприємства, відчувши на собі негативний його вплив (шум, забруднення довкілля тощо), або підтримує - у разі створення ним нових робочих місць, справної сплати податків, участі в доброчинних заходах.

6. Законодавство України про підприємство, підприємництво, власність, охорону праці, захист прав споживачів, про обмеження монополізму і недопущення недобросовісної конкуренції; урядові декрети і постанови; нормативні документи галузевих і територіальних органів управління, що спрямовані на правове та організаційне регулювання відносин між державними владними структурами і господарюючими суб'єктами, на регламентацію норм і правил їхньої поведінки (правил гри) в економічному просторі.

Отже, вплив суб'єктів зовнішнього середовища на організації є потужним і різновекторним, що зумовлює необхідність своєчасного виявлення та оперативного реагування на них, щоб уникнути небезпеки або швидше, ніж конкуренти, скористатися новими можливостями.

Чинники середовища непрямої дії (макросередовища) 

У макросередовищі, яке оточує підприємство, діє значно більша кількість чинників, ніж у мікросередовищі. Їм притаманний високий рівень варіативності, невизначеності та непередбачуваності, що зумовлено їх опосередкованою дією на суб'єкти господарювання. До основних чинників макросередовища відносять економічні, політичні, соціокультурні, науково-технологічні, природно-кліматичні, демографічні тощо.

Економічні чинники. До них належать: рівень і темпи інфляції; зростання та спад виробництва; коливання курсу національної валюти щодо валют інших країн; оподаткування; умови одержання кредиту і відсоткова банківська ставка; рівень динаміки цін, розподіл прибутків і попит покупців; платоспроможність контрагентів тощо. Нині вагомого значення набула глобалізація - політико-економічний фактор, який робить сильних суб'єктів ринку ще сильнішими, а слабких - ще слабшими і переводить конкурентну боротьбу на нові рівні. Для забезпечення сприятливих умов своєї діяльності підприємства мусять здійснювати постійний моніторинг економічної ситуації та оцінювати її зміни з точки зору можливих для себе наслідків.

Політичні чинники. Це політична стабільність у державі, регіональні політичні інтереси, міжнаціональні та міжконфесійні відносини тощо. Вплив політичних факторів особливо відчутний у нестабільному соціально-економічному і політичному середовищі (період трансформації економічних відносин). Нестабільна політична ситуація спричиняє відтік капіталу від галузей, що потребують значних довгострокових інвестицій, і водночас спрямовує підприємницьку діяльність у бік короткого обігового циклу, який властивий торговельному бізнесу. У період зростання політичної активності (виборчі процеси) відкриваються нові можливості для засобів масової інформації — вони стають надзвичайно рентабельними через високу вартість політичної реклами і можуть збільшувати свої тиражі, набуваючи іміджу «правдоносіїв». Політичні фактори впливають і на відносини з іноземними партнерами.

Соціокультурні чинники. Формуються в межах конкретного суспільства і відображають погляди, цінності та норми поведінки людей, що впливає на прийняття ними управлінських рішень. Наприклад, однією з основних причин повільного здійснення ринкових реформ в Україні є перенесення управлінського досвіду західних країн на українське інституційне середовище, яке характеризується своїми традиціями і своїми преференціями. Зокрема, просування по службі чи відбір кандидата на певну посаду часто відбувається не за ознакою високого професіоналізму, а за ознакою особистої відданості, належності до певної «сім'ї» чи клану.

Серед ментальних рис громадян України все ще мають місце дистанціювання від влади і недовіра до неї, правовий нігілізм (лат. nihil — цілковите заперечення), нехтування законами, аргументація з позиції сили, а не знань тощо. Це зумовлює небажання дотримуватись загальноприйнятих етичних норм ведення бізнесу, і замість правила «Діяти так, щоб було вигідно всім, перевага надається нормі «Діяти так, щоб було вигідно мені». Ухиляння від норм етики у веденні бізнесу призводить до зростання ризику.

Демографічні чинники. Це структура населення за віковими, національними, кваліфікаційними ознаками, рівнем освіти, доходів, споживацькими перевагами тощо. Їх аналіз дає змогу визначити, чи достатній освітній та кваліфікаційний рівень населення регіону для позитивного сприйняття продукції чи послуг фірми (це важливо, зокрема, для Інтернет-проектів, деяких гуманітарних проектів тощо); як діяльність підприємства вплине на рівень зайнятості населення регіону. Такі фактори слід брати до уваги, визначаючи клас споживачів своєї продукції; при оцінюванні залучення трудових ресурсів відповідної кваліфікації, місткості ринку та обґрунтуванні інших управлінських рішень.

Науково-технічні чинники. До них відносять відкриття, винаходи, що зумовлюють зміну уявлень про найкращий спосіб використання певного ресурсу, виготовлення продукції, задоволення потреб тощо. Динаміка технологічного прогресу у високорозвинутих країнах є просто фантастичною. Відбувається «виштовхування» одних поколінь техніки та технології іншими. Тому керівникам підприємств необхідно аналізувати можливий вплив загально світового науково-технічного середовища на створення і впровадження технологічних новацій. При цьому велику увагу слід приділяти науковим винаходам чи відкриттям, які можуть кардинально вплинути на подальше використання існуючих технологій, роблячи їх мало перспективними.

З іншого боку, пропонуючи ринку науково-технічні розробки (насамперед це стосується наукомістких підприємств, які застосовують технології найвищого рівня, величезного інноваційного потенціалу - комп'ютерні, лазерні, плазмові, біологічні), слід подбати про їх належний інформаційний та інженерний супровід. Дуже часто перспективні науково-технічні, в тому числі й вітчизняні розробки, не можуть знайти застосування через непідготовленість ринку до їх сприйняття. Тому потрібно заздалегідь готувати ґрунт для успішного просування новинки на ринок, використовуючи для цього всі можливості - від іміджевої інформації до участі у міжнародних виставках і презентаціях. Однак слід реально оцінювати можливість появи новинки та її перспективи.

Екологічні чинники. До цієї групи чинників впливу належать викиди у середовище забруднюючих та отруйних речовин; рівень фізичного (електромагнітного, радіаційного, теплового) впливу на середовище; надійність і соціально-екологічна безпека виробничих систем та великих технологічних утворень (гідротехнічних споруд, газо- і нафтопроводів, тунелів тощо); кількість і якість продукції, що виготовляється, її безпечність і утилізаційна (корисна) придатність; стан природного середовища, в якому перебуває підприємство (до і після реалізації запланованої стратегії розвитку), і розміри можливих незворотних негативних наслідків тощо.

Отже, виокремлення і ранжування чинників непрямої дії допомагає менеджерам приймати виважені рішення у процесі планування діяльності підприємства.