Тема 5. Облік в державному секторі як інформаційна система

При системному підході до організації управління його складовими є керуюча система (суб’єкт управління), керована частина (об’єкт управління) та інформаційна система, через яку здійснюється взаємозв’язок між ними (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Схема взаємодії між елементами системи управління

Інформаційна система, як свідчать дані рис. 5.1, – неодмінна складова системи управління. Вона, у свою чергу, охоплює такі основні елементи (складові частини), які безпосередньо стосуються організації обліку, а саме: сукупність економічних даних на відповідних носіях; методи, способи, технічні засоби й технології збирання, обробки, зберігання, передачі інформації та надання її зацікавленим користувачам.

Зростання обсягів облікової інформації в бюджетних установах, що пов’язане з розвитком міжбюджетних відносин, а також появою нових формувань і відносин, характерних для ринкової економіки, потребує широкого застосування сучасних способів і прийомів обробки, здатних забезпечити оперативне управління процесами надання послуг. З огляду на це й враховуючи наявність бар’єра трудомісткості формування необхідних даних у повному обсязі, розрізі та у встановлені терміни, головним напрямом удосконалення інформаційної функції обліку в бюджетних установах є застосування сучасних технічних засобів.

У цьому контексті важливо врахувати той факт, що сучасні економічні процеси та умови, в яких функціонують суб’єкти, котрі фінансуються з бюджету, ставлять перед системою обліку завдання, відмінні від забезпечення формування звітності для зовнішніх користувачів (контролюючих органів). Це означає, що зростання конкуренції в бюджетній сфері потребує акцентування уваги на питаннях оптимізації діяльності та зосередження на проблематиці вироблення адекватного обліково-аналітичного забезпечення управління. Система обліку як основне джерело прийняття управлінських рішень у таких умовах має розвиватися в комплексі з іншими складовими й органічно вписуватися в загальну інформаційну систему суб’єкта бюджетної сфери.

О. І. Шара, зокрема, зазначає, що перед бюджетними  установами і організаціями постає завдання щодо удосконалення ведення бухгалтерського обліку доходів і видатків, формування звітності та реалізації програми економії державних коштів. На думку науковця, процес стосується саме технології обліку, опрацювання економічної інформації, представлення її у систематичному, повному вигляді для прийняття управлінських рішень. Такі зміни у технології потребують застосування нових знань, сучасних методів, що на даному етапі можливо при впровадженні комп’ютеризованих інформаційних технологій, що дають змогу не тільки зменшити обсяг часу на обробку економічної інформації, а й сприятимуть підвищенню якісного рівня облікового процесу загалом, використанню в повному обсязі наявного ресурсу бюджетних установ. Погоджуючись з позицією О. І. Шари, слід зазначити, що не лише нові технології обробки інформації, а й інші вимоги до результатних даних є основою підвищення ефективності діяльності бюджетних установ. Відповідно до цього в сучасних умовах відбувається трансформація сутності обліку та починається його розгляд як кібернетичної інформаційної системи.

З цього приводу М. Г. Чумаченко зробив висновок про те, що господарський облік необхідно не відносити до функцій управління, а визначати як важливу складову інформаційної системи, як інструмент управління зі здійснення зворотного зв’язку між об’єктом управління й управлінською системою, оскільки в сучасних умовах він має завдання описувати, пояснювати, передбачати факти і одночасно спрямовувати наші дії. В цьому він базується на чотирьох видах моделей: описових, пояснювальних, прогностичних та прийняття рішень.

Акцентуючи увагу одночасно на сутності, завданнях обліку та його позиціонуванні як частини системи, вчений обґрунтовує об’єктивність тих змін, які відбуваються в результаті історичного розвитку вимог до нього. Розвиваючи теоретичні засади сутності обліку, деякі дослідники вважають, що в сучасних умовах його слід розглядати з системної точки зору. Причому більшість вчених і практиків схиляється до думки, що облік – це складна система. Зокрема, Н. О. Гура стверджує, що облік є складною інформаційною системою, яка відображає діяльність підприємства та його фінансовий стан. Йому властиві відповідні характеристики складності: багатовимірність (багато елементів системи, потоки інформації), різноманітність природи елементів (облікові працівники, рахунки бухгалтерського обліку, об’єкти обліку тощо) і форм зв’язку між ними, багатокритеріальність, динамічність системи, різнорідність інформації, що циркулює в системі. Щодо державних вищих навчальних закладів і установ охорони здоров’я як бюджетних установ таке визначення, попри те, що в авторському формулюванні воно стосується виробничих суб’єктів, також є прийнятним.

У сучасній обліковій літературі дедалі частіше з’являється теза про те, що облік у зв’язку з його комп’ютеризацією слід розглядати з урахуванням тих специфічних особливостей, яких він набуває відповідно до технічних характеристик пристроїв, з допомогою котрих здійснюється спостереження й документальне відображення господарських  явищ  і  процесів.  Відповідно   до  цього,  на  думку   І. Душанова, облік слід визначати як адаптивну динамічну кібернетичну систему, якій властивий імовірнісний характер. Окрім цього, це самоорганізована, закрита система. Кібернетична складова в сучасній системі обліку виявляється надзвичайно потужно, а імовірнісний характер бізнес-процесів призводить до суб’єктивності бухгалтерського обліку.

Такий підхід до означення сутності та специфіки системи обліку певним чином суперечить його класичній теорії, згідно з якою однією з основних характеристик розглянутої системи є точність. Проте позиціонування обліку з точки зору його ролі в системі управління потребує врахування його детерміністичності, яка охоплює організаційні взаємозв’язки, вимоги й потреби користувачів облікової інформації, а також принципи програмування та прогнозування. Практика свідчить, що для забезпечення необхідною інформацією зацікавлених користувачів, особливо працівників управлінських ланок, система обліку бюджетних установ зазнає трансформації та розширюється (рис. 5.2). Система обліку бюджетних установ – це специфічна організація спеціалізованих елементів, що об’єднані в одне ціле для забезпечення вирішення завдання зі збереження, раціонального використання ресурсів (фінансових, трудових, матеріальних) і отримання позитивних кінцевих результатів діяльності (задоволення населення послугами високої якості та формування засад для подальшого їхнього розвитку й удосконалення). 

 Рис. 5.2. Розвиток системи обліку бюджетних установ

Не деталізуючи визначення відображених на рис. 5.2 видів обліку, варто зазначити, що дискусії з цього приводу продовжують бути актуальними. Проте в авторському розумінні фінансовий, управлінський і креативний облік є достатньо чітко позиціонованими багатьма вітчизняними і зарубіжними науковцями. Натомість щодо категорії “економічний облік” єдиного підходу на сьогодні в науковій думці не вироблено. Деякі автори ототожнюють його з управлінським обліком, інші стверджують, що предметом економічного обліку є окрема галузь економічних знань, пов’язаних з оцінкою, аналізом і плануванням фінансово-економічної діяльності суб’єкта господарювання, а його головна мета – створення інформаційної основи для аналізу роботи економічної системи. Підтримуючи останню позицію, слід наголосити, що введення до предмета економічного обліку такої складової, як планування, автоматично створює умови для використання показників з певним рівнем ризику та неточності. Так, вихідна облікова інформація, яка формується в названій системі, характеризується певною умовністю, або імовірністю. Імовірнісність інформаційних даних стосується те стільки бухгалтерської інформації, скільки тієї її  складової, котра використовується для прийняття управлінських рішень, спрямованих на перспективу. Таку інформацію правомірно вважати інформацією для цілей управління та оптимізації. Її формування відбувається завдяки розвитку нових складових системи обліку бюджетних установ.

Попри те, що основою будь-яких рішень, пов’язаних з прийняттям стратегічних планів, є саме бухгалтерська інформаційна база, решта даних вважаються розрахунковими з певним рівнем абстрактності та суб’єктивності. Однак і вони належать до облікових економічних показників. Згідно з цим та з урахуванням розширення меж облікової інформації система, завдяки якій така інформація формується, набуває нових атрибутів і характеристик. Окрім цього, значно розширюється перелік складових елементів вказаної системи, завдань, які вона здатна (має) вирішувати, розвиваються методи та методологія її  функціонування в мовах повної комп’ютеризації. З огляду не це обґрунтованим є розгляд обліку як кібернетичної системи.

Фундаментально дослідив облік як кібернетичну систему вітчизняний науковець С. В. Івахненков. Він, зокрема, обґрунтував, що облік у цьому контексті передбачає обов’язкову наявність його мети і завдань, належного інформаційного забезпечення, динамічних умов, які визначають стійкість і гнучкість системи (документи), зовнішніх обмежень (закони, інструкції, методики, накази тощо), зовнішніх та внутрішніх інформаційних потоків.

Окрім вхідних даних, цілей і завдань, до внутрішніх параметрів, на думку науковця, відноситься також ряд динамічних і статичних умов, до яких належать структура об’єкта управління та його спеціалізація (розподіл праці; структура управління), технологія (технологічні операції та виробничі процеси), працівники (їхні здібності та кваліфікація).

Загалом погоджуючись з думкою С. В. Івахненкова, варто зазначити, що він, на відміну від І. Душанова, вважає бухгалтерський облік відкритою кібернетичною системою. Такий підхід відповідає характеристикам кібернетичної системи, особливо зважаючи на той факт, що державні вищі навчальні заклади та установи охорони здоров’я як бюджетні установи, що мають складну організаційну структуру, в кризових умовах змушені здійснювати управлінські дії, які виходять за рамки мікрорівня.

Пошук шляхів оптимізації розширює рамки формування інформаційної бази даних і починає охоплювати нові об’єкти. Суперечливість характеристики обліку як відкритої чи закритої системи виникає на основі наявності поняття про комерційну таємницю. Однак зважаючи на публічний характер суб’єктів діяльності, які фінансуються за рахунок бюджетних коштів, більш правомірно розглядати їхню систему обліку як сукупність взаємопов’язаних, взаємодіючих відкритих елементів, які забезпечують своєчасність, точність, економічність, простоту, ясність і доступність інформації про господарські засоби, джерела їхнього формування, а також операції, явища й процеси, які відбуваються в бюджетних установах при наданні послуг.

Так, система обліку бюджетних установ – це специфічна організація спеціалізованих елементів, що об’єднані в одне ціле для забезпечення вирішення завдання зі збереження, раціонального використання ресурсів (фінансових, трудових, матеріальних) і отримання позитивних кінцевих результатів діяльності (задоволення населення послугами високої якості та формування засад для подальшого їхнього розвитку й удосконалення). Таке означення відповідає сучасній меті, завданням, специфіці та умовам функціонування бюджетних установ, а тому є достатньо обґрунтованим і прийнятним. Водночас можливі його уточнення, вирішення певних дискусійних аспектів, однак на існуючому етапі саму така інтерпретацію системи обліку бюджетних установ вважаємо логічною.

Облік у бюджетних установах як складна інформаційна система має забезпечувати як найповнішу реалізацію управлінських запитів у відповідні терміни та з відповідними якісними параметрами шляхом застосування найбільш ефективних технологій збору, реєстрації, передачі, зберігання, обробки і подання інформації. Окрім цього, він має характеризуватися надійністю захисту інформації від несанкціонованого доступу та високою адаптивністю комп’ютерних мереж.

Прив’язка обліку до останніх є однією з найбільш вагомих і суттєвих об’єктивних умов забезпечення ефективності функціонування бюджетних установ (у нашому випадку державних вищих навчальних закладів і медичних установ) загалом. Складність системи полягає у значній кількості завдань, які вона призначена вирішувати, а також наявності множини елементів і зв’язків (рис. 5.3).

Узагальнена на рис. 5.3 рекомендована структура характеризує найбільш важливі й суттєві завдання, які має виконувати модернізована система обліку в бюджетних установах, а також моделі, комп’ютерну мережу та відповідні взаємозв’язки між рівнями керування. Слід зазначити, що кожне із завдань може бути деталізовано.

Зокрема, забезпечення якісної організації праці з точки зору системи обліку як її основи потребує формування облікового забезпечення нормування праці, здійснення логістичного аналізу, а також встановлення міжсуб’єктних комунікаційних зв’язків і відповідної бази даних. Досягнення високої якості послуг передбачає вирішення завдань, пов’язаних із формуванням обліку не лише кількісних, а й якісних показників, котрі в подальшому можна використовувати для оцінки вихідної бази для оптимізації ресурсовикористання, зниження рівня затрат тощо.