Тема 6. Проблеми та перспективні напрями розвитку інформаційних та комп’ютерних технологій в обліку державного сектору

Рис. 6.5. Затрати часу (T) на модернізацію та удосконалення системи обліку бюджетної установи

Вирішення проблеми забезпечення ефективності модернізації обліку в бюджетних установах шляхом комп’ютеризації та розширення її можливостей можливе на етапі проектування інноваційних заходів, пов’язаних з його удосконаленням. У зв’язку з цим при прийнятті рішення щодо модернізації доцільно спочатку провести відповідний аналіз та на основі його результатів побудувати формалізовану модель стратегії модернізації обліку. Процес аналізу пропонується здійснювати в чотири етапи: оцінка рівня готовності до модернізації; оцінка (калькулювання) витрат на здійснення модернізаційних заходів; оцінка затрат часу на модернізацію. Узагальнення результатів названих оцінок слід здійснити шляхом побудови формалізованої моделі стратегії впровадження модернізованої системи обліку. Процесу оцінки (аналізу) має передувати встановлення переліку масивів вихідних даних, необхідних для його здійснення. До таких доцільно зарахувати:

–       стан системи обліку (1);

–       рівень готовності облікового персоналу до модернізації обліку на основі розширення меж комп’ютеризації (2);

–       наявність приміщення для розташування додаткової комп’ю- терної техніки (3);

–       частка операцій обліку, що потребують його удосконалення та модернізації (4);

–       управлінські запити в обліковій інформації, не забезпечені існуючою системою обліку (5);

–       інноваційні заходи, спрямовані на оптимізацію системи обліку, що сприймаються як головний чинник успішної діяльності бюджетної установи (6);

–       можливості забезпечення нових облікових операцій існуючими технічними засобами (7);

–              рівень комунікаційних взаємозв’язків, що забезпечують рух облікової інформації за складовими організаційної структури бюджетної організації (8);

–              рівень (частота) трансформації організаційної структури бюджетної установи (9);

–              рівень державної підтримки інноваційних заходів в обліку  (10).

Для визначення рівня готовності об’єкта до модернізації доцільно провести оцінку за тими параметрами, які прийнято модернізувати й удосконалити (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Готовність  (G) бюджетної установи до модернізації системи обліку

Для ілюстрації підходу на рис. 6.2 зображено лише 10 параметрів, за якими можна здійснити оцінку рівня готовності бюджетної установи до модернізації обліку. Цей перелік не є вичерпним і може бути доповнений іншими показниками, які визначаються з огляду на напрям модернізації. Зважаючи на існуючу дефіцитність коштів, які виділяються як фінансове забезпечення бюджетних установ, модернізацію системи обліку (в тому числі її технічну складову) доцільно здійснювати поетапно. Причому ділянку, яка підлягає модернізації, варто обирати відповідно до можливостей її вкладу у забезпечення поліпшення результатів діяльності. Найбільш вдалим варіантом такого вибору в умовах установ, які фінансуються з бюджету, є пошук шляхів оптимізації обліку діяльності з надання платних послуг, оскільки статистика свідчить про щорічне зростання надходжень до спеціального фонду та збільшення його частки в загальному обсязі фінансового забезпечення більшості бюджетних установ, особливо в галузі вищої освіти та охорони здоров’я.

Значний вплив на проведення модернізації обліку має обсяг витрат, пов’язаних зі здійсненням інновацій. Їхні обсяги встановлюються за наведеними вище 8-ма параметрами й залежать від  рівня готовності (стану) кожного з них до виконання нових функцій (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Вартість (V) доведення параметрів системи обліку до запуску нових функцій

Обсяги витрат у відсотках від загальної їхньої суми, яка використовується для забезпечення функціонування кожної параметральної складової, рекомендується обчислювати на базі використання даних окремих кошторисів. Такі кошториси мають охоплювати всі планові витрати, які будуть понесені на модернізацію кожного обраного параметра зокрема. Відсоткове їхнє співвідношення з тими витратами, які забезпечують функціонування (використання) 8-ми рекомендованих параметрів до моменту модернізації, буде показником вартості доведення системи обліку до запуску нових функцій.

Оцінка економічного ефекту за кожним параметром може здійснюватися виходячи з вкладу нової системи у кінцевий результат. Найбільш прийнятним і простим способом її здійснення є попереднє встановлення на основі емпіричних спостережень відсоткового вкладу в економію коштів або збільшення власних надходжень бюджетної установи, забезпечене кожною модернізованою складовою (параметром) зокрема (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Ефект (E) від модернізації обраних параметрів системи обліку

В обраному прикладі, як свідчать дані рис. 6.4, найвищий рейтинг серед 8-ми обраних параметрів має ефект від удосконалення комунікаційних взаємозв’язків і забезпечення швидкодії руху облікових даних за різними ієрархічними рівнями управління та до відповідальних управлінських  працівників, а також використання коштів бюджетного фінансування.

Проте слід наголосити, що реалізація стратегії модернізації системи обліку в конкретній бюджетній установі, як і його модернізація в державному секторі загалом, має бути окреслена  чіткими часовими межами. З цією метою має бути здійснена оцінка затрат часу на проведення модернізації (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Затрати часу (T) на модернізацію та удосконалення системи обліку бюджетної установи