ТЕМА 1. ВСТУП ДО МЕНЕДЖМЕНТУ. ОРГАНІЗАЦІЯ ЯК ОБ’ЄКТ УПРАВЛІННЯ

Кожна організація складається з формальних і неформальних груп (команд, колективів), які внаслідок дії різноманітних чинників взаємодіють у різних конфігураціях, що впливає на загальну якість і ефективність діяльності.

Колектив (команда, група) ‑ двоє і більше осіб, які взаємодіють між собою таким чином, що кожна особа впливає на конкретних людей (працівників) і одночасно перебуває під впливом інших осіб.

Формальні групи працівників. Група (команда) і колектив є ідентичними за своєю суттю термінами (перший поширеніший на Заході, другий ‑ у пострадянських країнах). Групи, які створенні волею керівників організації, називають формальними. Здебільшого вони виникають при поділі праці:

• горизонтальному(формування підрозділів);

• вертикальному (виникнення рівнів управління).

Первинною функцією формальних груп є виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей. У кожній організації існує три типи формальних груп: групи керівників (командні групи); цільові виробничі (господарські) групи; комітети.

До груп керівників можуть належати: президент компанії та віце-президенти; директор магазину і завідувачі відділами; директор заводу та його заступники; начальник цеху та його заступники.

Цільові виробничі (господарські) групи формують особи, які виконують одне завдання. Вони мають певну самостійність, самі планують свою роботу, є вузькоспеціалізованими, щодо них застосовують окремі елементи цільового стимулювання тощо. В організації можуть існувати групи конструкторів, технологів, фінансистів, постачальників, економістів, маркетологів, дизайнерів та ін.

Комітет ‑ це група, якій організація делегує повноваження для виконання конкретного завдання. До комітетів належать ради, комісії, збори, команди, товариства тощо. За функціональним призначенням виділяють два основні типи комітетів:

- спеціальний (тимчасовий) - створюється для виявлення проблем, розв’язання локальних, глобальних чи делікатних питань, вироблення альтернативних рішень тощо;

- постійний - діє перманентне і має конкретну, найчастіше довготривалу мету (рада директорів, науково-технічна рада організації, ревізійна комісія, товариство покупців у процесі приватизації, група планування, комісія з розгляду скарг працівників, комісія з перегляду заробітної плати та ін.).

Неформальні групи працівників. Менеджер повинен звертати на них особливу увагу, оскільки вони можуть стати домінуючими в організації, проникати в інші неформальні й формальні групи і відчутно впливати на управління. Не завжди пересічний працівник чи навіть керівник усвідомлює те, що він уже опинився в складі неформальної групи.

Неформальні та формальні групи мають певні спільні характеристики:

• ними управляють лідери з метою розв'язання певних завдань на основі конкретної ієрархії;

• мають певну структуру управління і взаємодії;

• використовують у своїй діяльності неписані правила (норми);

• застосовують певну систему винагород, заохочень і санкцій.

Не менш суттєвими є і відмінності між ними:

• формальні групи створюються продумано, за планом, а неформальні спонтанно;

• структура формальних груп формується свідомо, неформальних - унаслідок соціальної взаємодії;

• до формальної групи вступають з метою реалізації її цілей, отримання доходу, досягнення престижу тощо, до неформальної - для задоволення потреб у причетності, взаємодопомозі, взаємозахисті, тісному спілкуванні;

• формальна група створюється, як правило, за рішенням керівників, неформальна - в наслідок зацікавленості, симпатії тощо.

До характеристик, які виділяють лідера неформальної групи, належать: вік, освіта, посада, професійна компетентність, досвід, знання, інтелект, стать, характер, розміщення робочого місця, свобода пересування.

Інколи у групі можуть існувати два лідери: один ‑ для досягнення цілей групи, другий ‑ для соціальної взаємодії.

Оскільки неформальні групи (організації) є явищем об'єктивним, то менеджер повинен навчитись ефективно управляти ними. Для цього доцільно:

• визнати існування неформальної групи, а також те, що її ліквідація може спричинити розпад формальної організації;

• вміти вислуховувати думки, міркування та пропозиції членів і лідерів неформальної групи;

• впливати на діяльність неформальних груп шляхом застосування загальних методів менеджменту;

• оцінювати кожне рішення з позиції забезпечення якісної взаємодії управлінців з неформальною групою;

• залучати лідерів і членів неформальних груп до участі у виробленні управлінських рішень;

• здійснювати оперативне забезпечення працівників точною інформацією з метою запобігання неправдивим чуткам, які може поширювати формальна група (організація).

Умови ефективної діяльності груп працівників. Управління групами слід здійснювати на засадах застосування загальних функцій менеджменту: планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання. Обов'язковим елементом функціонування всіх груп є збори, на яких вирішують проблеми, виробляють і ухвалюють рішення. Важливо чітко встановити періодичність їх проведення; зміст проблем, які виноситимуться на їх розгляд; перелік учасників; технічні засоби, які необхідно буде застосувати тощо.

Дбаючи про забезпечення ефективності проведення зборів, корисно скористатися рекомендаціями американського спеціаліста Бредфорда, які зводяться до таких положень:

• складати конкретний порядок проведення зборів;

• забезпечувати вільний обмін інформацією між членами групи;

• повністю використовувати здібності її членів (компетентність, досвід, знання, підприємливість, талант, ідеї тощо);

• створювати атмосферу довіри, самовираження;

• розглядати конфлікт як позитивний чинник і управляти ним;

• за результатами зборів підводити підсумки та окреслювати майбутні заходи;

• забезпечувати вільне передавання інформації з метою уникнення суб’єктивності;

• призначати «опонента» для висунення альтернативних ідей та «адвоката» для захисту навіть неправомірних позицій;

• забезпечувати вислуховування різних точок зору, а також їх критику тощо.

Менеджер повинен усвідомлювати, що група зможе реалізувати свої ідеї та забезпечити ефективну діяльність за позитивного впливу різних чинників.

Чисельність групи . На думку різних фахівців групи можуть складатися з 3-9, 4-5, 5-8, 5-11 осіб. Відомо, що найефективніше працюють колективи робітників чисельністю від 5 до 25 осіб.

Склад групи. Досвід свідчить, що група повинна охоплювати людей, які дотримуються різних позицій, сповідують різні ідеї, наділені неоднаковими способами мислення, поглядами на життя тощо.

Групові норми. До них належать гордість за свою роботу, бажання досягнути мети і забезпечити прибутковість, принципи колективної праці, професійна підготовка, позитивне ставлення до нововведень, способи захисту чесності, стосунки між членами колективу, методи розподілу заробітків тощо.

Згуртованість членів групи.

Групова однодумність. Постає як механізм пригнічення окремої особистості з метою збереження гармонії групи.

Конфліктність усередині групи, її можуть зумовити відмінності в цінностях, поглядах, оцінках.

Статус членів групи. Визначається старшинством у посадовій ієрархії, посадою, розташуванням кабінету, освітою, рівнем заробітної плати (доходів), соціальними талантами, досвідом, інформованістю людей тощо.

Ролі членів групи. Йдеться про їх участь у розв'язанні групових завдань, висуненні альтернативних рішень, підготовці інформації, налагодженні комунікацій тощо.

Забезпеченість групи інформацією.

Взаємини групи з керівниками організації, її підрозділами, службами, посадовими особами, а також з іншими групами.

Наявність встановлених прав та обов'язків у членів групи.

Швидкість прийняття та виконання рішень.

Механізм прийняття компромісних рішень.

Формування витрат (матеріальних, людських, фінансових), пов’язаних із функціонуванням груп.

Використання функцій і методів менеджменту в процесі управління групою.

Формування, підбір (поява) лідерів групи.

Застосування стилів керівництва при управлінні групою.

Формування груп в організації з урахуванням наведених чинників та управління ними через застосування функцій, методів менеджменту і управлінських рішень дає змогу знівелювати негативні наслідки внутрішньогрупової і міжгрупової взаємодій та підвищити ефективність функціонування кожної групи зокрема та організації загалом.