Форум

Управління ІТ- проектом включає наступні фази:

- Вивчення потреб клієнта,

- Формування бізнес-цілей,

- Оцінка наявних ресурсів та технічної бази,

- Аналіз потенціалу використання наявної бази для реалізації нових цілей,

-Визначення кола зацікавлених осіб в реалізації проекту (кінцеві користувачі, менеджмент, інвестор),

- Створення проектної групи,

- Управління проектом (розробка, впровадження, тестування тощо),

- Супровід та консалтинг.

Управління проектами (УТІ) - методологія організації, планування, управління, координації трудових, фінансових і матеріально-технічних ресурсів протягом життєвого циклу проекту (проектного циклу), спрямована на ефективне досягнення його цілей шляхом застосування сучасних методів, техніки й технології управління для досягнення певних результатів у проекті щодо складу й обсягу робіт, вартості, часу, якості й задоволення учасників проекту. Це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях щодо часу, ресурсів і якості кінцевих результатів.

Управління ІТ- проектом включає наступні фази:

- Вивчення потреб клієнта,

- Формування бізнес-цілей,

- Оцінка наявних ресурсів та технічної бази,

- Аналіз потенціалу використання наявної бази для реалізації нових цілей,

- Визначення кола зацікавлених осіб в реалізації проекту (кінцеві користувачі, менеджмент, інвестор),

- Створення проектної групи,

- Управління проектом (розробка, впровадження, тестування тощо),

- Супровід та консалтинг.

Управління ІТ- проектом включає наступні фази:

- Вивчення потреб клієнта,

- Формування бізнес-цілей,

- Оцінка наявних ресурсів та технічної бази,

- Аналіз потенціалу використання наявної бази для реалізації нових цілей,

- Визначення кола зацікавлених осіб в реалізації проекту (кінцеві користувачі, менеджмент, інвестор),

- Створення проектної групи,

- Управління проектом (розробка, впровадження, тестування тощо),

- Супровід та консалтинг.

Таким чином, основні блоки управління проектом є наступні:

- Управління часом (потрібно вкластись у строки)

- Управління вартістю (потрібно вкластись бюджет)

- Управління змістом (зрозуміти побажання замовника і правильно їх реалізувати)

- Управління якістю

- Управління ризиками

- Управління закупками (для модернізації ІТ-інфраструктури)

- Управління персоналом

- Управління комунікаціями

- Управління інтеграціями.

Управління проектами - це добре відпрацьована методологія і успішно застосовуються методи і засоби реалізації проектів.

Універсальні знання і методи управління проектами дозволяють вирішувати такі завдання, як:

• визначення цілей проекту;
• підготовка обгрунтування проекту;
• його структурування (підцілі, підпроекти, фази і т.д.);
• визначення фінансових потреб і джерел фінансування;
• підбір постачальників, підрядників та інших виконавців (на основі процедур торгів та конкурсів);
• підготовка та укладання контрактів;
• розрахунок кошторису і бюджету проекту;
• визначення термінів виконання проекту і розробка графіка реалізації;
• контроль за ходом виконання проекту та внесення коректив до плану реалізації;
• управління ризиками в проекті;
• забезпечення контролю за ходом виконання проекту.

Управління та контроль над проектом - це робота над його складовими.

Процеси контролю - спостереження за ходом виконання проекту і досягнення цілей шляхом моніторингу, кількісної оцінки обсягу виконаних за проектом робіт і здійснення необхідних коригувальних дій для ліквідації небажаних відхилень від плану проекту;

Контроль в управлінні проектами інформатизації. Управління виконанням проектів інформатизації. Управління предметною сферою проекту інформатизації. Управління часом у проекті інформатизації. Управління вартістю проекту інформатизації. Управління якістю у проекті інформатизації. Інтегровані функції управління проектами інформатизації. Автоматизація функцій управління проектами.

Виконання і контроль.  В ідеальній системі управління проектом все виглядає так: поставили завдання, зробили його, проконтролювали, внесли в план необхідні корективи, поставили нову задачу і так далі. На етапі виконання зазвичай в хід йдуть певні інструменти для полегшення перебігу процесів: делегування, тайм-менеджмент, матриця Ейзенхауера і викреслювання справ. 

Контроль - це процес в якому керівник проекту встановлює чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи і обгрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту.

Мета контролю – забезпечення виконання планових показників і підвищення загальної ефективності функцій планування та контролю проекту.

Основні задачі контролю:

– отримання фактичних даних про хід виконання робіт по проекту,

– їх зіставлення з плановими;

– виявлення відхилень.

Для розв’язання цих задач контроль повинен забезпечити:

1. Моніторинг - систематичне і планове спостереження за всіма операціями.

2. Виявлення відхилень від цілей реалізації проекту за допомогою ряду критеріїв і обмежень, які фіксуються в календарних планах, бюджетах і інш. документації.

3. Прогнозування наслідків ситуації, що склалась.

4. Обгрунтування необхідності прийняття коригуючих впливів.

Предмет контролю - факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з'ясування причин відхилення, оцінка ситуації, прогнозування наслідків.

За часовою ознакою та метою проведення розрізняють три види контролю:

1 - попередній,

2 - поточний,

3 – заключний.

(1) Попередній контроль здійснюється до фактичного початку виконання робіт і направлений на дотримання певних правил і процедур, здебільшого він стосується ресурсного забезпечення робіт.

(2) Поточний контроль здійснюється при реалізації проекту, він включає контроль часових характеристик, контроль досягнення проміжних цілей проекту, контроль виконання заданих обсягів робіт, контроль бюджету, контроль ресурсів, контроль якості. Основна мета - оперативне регулювання ходу реалізації проекту. Такий підхід базується на порівнянні досягнутих результатів з встановленими в плані проекту вартісними, часовими, ресурсними характеристиками.

(3) Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту з метою інтегральної оцінки реалізації проекту. Основне призначення - узагальнення отриманого досвіду для подальшої розробки і реалізації проектів-аналогів і з метою вдосконалення процедур управління.

Іноді контроль ототожнюють з оцінкою. Дійсно, між контролем і оцінкою існує тісний зв’язок. Оцінка так само, як і контроль, є важливою функцією зворотного зв'язку однак вона базується на попередньому підведенні проміжних підсумків і оцінюванні загальної картини і зазвичай проводиться особою або групою осіб, які не працюють безпосередньо над проектом.

Контроль передбачає постійне стеження за просуванням проекту, він cфокусований на деталях проекту. Первинний план може виявитися неспроможним через різні чинники, наприклад через зміну термінів початку проекту, перегляд умов фінансування, зміни потреб, неточного планування залежностей між роботами, часових оцінок і ресурсних обмежень для робіт, затримки в передачі робочої документації або відсутності необхідного обладнання у підрядчиків, непередбачених технічних ускладнень або зміни зовнішніх умов. За контрольні дії несе відповідальність керівник проекту.

Основні методи аналізу стану робіт, що використовуються менеджером, передбачають збір фактичних даних про досягнуті результати і оцінку фактичних витрат, оцінку обсягу робіт, що залишився, аналіз фактичного вироблення на поточну дату.

Керівництво повинно встановити послідовність збору даних через певні інтервали часу, аналізувати отримані дані, аналізувати поточні розходження фактичних і плановихпоказників і прогнозувати вплив поточного стану справ на витратипо обсягу робіт, що залишився. Іншими словами, керівництво повинно організувати процеси контролю проекту.

Процеси контролю проекту поділяються на основні і допоміжні :

Основні:

• загальний контроль змін - координація змін по проекту загалом;

• ведення звітності по проекту - збір і передача звітної інформації про хід реалізації проекту, включаючи звіти про виконані роботи, про виконання планових показників, прогноз з урахуванням результатів.

Допоміжні:

• контроль змін змісту - контроль за змінамизмісту проекту;

• контроль розкладу - контроль за змінами в розкладіпроекту;

• контроль витрат - контроль витрат по роботах і змін бюджету проекту;

• контроль якості - відстеження конкретних результатів проекту для визначення їх відповідності встановленим стандартам і прийняття необхідних заходів по усуненню причин, що приводять до порушення якості;

• контроль ризику - реагування на зміну рівня ризику в ході реалізації проекту.

Процеси контролю проекту тісно взаємопов'язані і можуть бути представлені за необхідності як один інтегрований процес, що складається з вибраних процесів. Наприклад, спільна реалізація процесів ведення звітності, контролю змін змісту, контролю розкладу і контролю витрат може бути представлена у вигляді трьохетапного процесу відстеження фактичного стану робіт, аналізу результатів і вимірювання прогресу, і проведення коректуючих дій для досягнення цілей проекту:

• відстеження: збір і документування фактичних даних; визначення в офіційних і неофіційних звітах міри відповідності фактичного виконання запланованим показникам;

• аналіз: оцінка поточного стану робіт і порівняння досягнутихрезультатів із запланованими; визначення причини і шляхіввпливу на відхилення від виконання плану;

• коригування: планування і здійснення дій, спрямованих на виконання робіт відповідно до плану, мінімізацію несприятливих відхилень або отримання переваг від виникнення сприятливих відхилень.

Контроль проектної діяльності — це процес, у якому керівник проекту встановлює, чи досягнуто поставлених цілей, виявляє причини дестабілізації процесу виконання роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань, раніше, ніж буде нанесено збиток виконанню проекту (зрив строків виконання робіт, перевищення використання ресурсів і вартості, низька якість тощо).

Метою процесу контролю проекту, а точніше, процесу «Відстежування ходу проекту і контроль за ним» (Project Monitoring and Control) є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проекту, для того, щоб дозволити керівництву виконувати управляючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого.

Хід проекту контролюється у такий спосіб:

1.Порівняння фактичних показників (обсягу виконаних робіт, витрачених зусиль, засобів) з плановими. Контроль виконується постійно і безперервно. Крім того, в плані по завершенню етапів проекту призначаються контрольні точки, подосягненню яких виконуються ще повніший та глибший контроль і аналіз.

2.Прийняття і виконання рішення про зміну плану. На даному етапі здійснюються контроль за реалізацією запланованих змін, аналіз результатів і, якщо необхідно, внесення чергових коригуючих дій. Як результуючий документ передбачається звіт по виконаних рішеннях (post-mortem) (з лат., аналіз або обговорення події після того, як вона закінчується), в якому зазначається, що має бути вивчено і який отриманий досвід слід врахувати в подальшій роботі.

3.Виконання дій, що коригують план:

– перегляд поточного плану і внесення змін до нього;

– виконання робіт по пом'якшенню дії ризиків, що відбулися;

– припинення виконання проекту і визначення нових цілей, взяття нових зобов'язань.

4.Ухвалення політики організації. Політика організації відносно процесу контролю проекту визначає очікування організації від даного процесу і порядок виконання дій, що його коригують.

5. Планування процесу контролю виконання проекту. План контролю за прогресом проекту може бути або часткою спільного плану проекту, або окремим документом, що посилається на спільний план.

6. Забезпечення процесу контролю відповідними ресурсами.

7. Призначення персональної відповідальності і повноважень.Без надання відповідних повноважень процес приречений на невдачу, так само, як і в разі відсутності персональної відповідальності.

8.Навчання персоналу, який виконуватиме моніторинг.

9.Розробка форматів документів процесу. Повинні бути розроблені фіксовані формати документів, які використовуються в процесі, а так само визначений порядок роботи з ними.

10.Залучення зацікавлених осіб до процесу. Має бути визначений список співробітників, що мають відношення до тієї або іншої роботи процесу контролю. Це важливо для того, щоб всі необхідні співробітники були присутні на обговореннях або виділяли час на роботу з результатами виконання проекту.

11.Виконання процесу — власне контроль за ходом проекту.

12.Відстеження процесу на предмет відповідності встановленій політиці.

13.Обговорення результатів процесу з вищим керівництвом.

Контроль проектної діяльності — це процес, у якому керівник проекту встановлює, чи досягнуто поставлених цілей, виявляє причини дестабілізації процесу виконання роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань, раніше, ніж буде нанесено збиток виконанню проекту (зрив строків виконання робіт, перевищення використання ресурсів і вартості, низька якість тощо).

Метою процесу контролю проекту, а точніше, процесу «Відстежування ходу проекту і контроль за ним» (Project Monitoring and Control) є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проекту, для того, щоб дозволити керівництву виконувати управляючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого.

Хід проекту контролюється у такий спосіб:

1.Порівняння фактичних показників (обсягу виконаних робіт, витрачених зусиль, засобів) з плановими. Контроль виконується постійно і безперервно. Крім того, в плані по завершенню етапів проекту призначаються контрольні точки, подосягненню яких виконуються ще повніший та глибший контроль і аналіз.

2.Прийняття і виконання рішення про зміну плану. На даному етапі здійснюються контроль за реалізацією запланованих змін, аналіз результатів і, якщо необхідно, внесення чергових коригуючих дій. Як результуючий документ передбачається звіт по виконаних рішеннях (post-mortem) (з лат., аналіз або обговорення події після того, як вона закінчується), в якому зазначається, що має бути вивчено і який отриманий досвід слід врахувати в подальшій роботі.

3.Виконання дій, що коригують план:

– перегляд поточного плану і внесення змін до нього;

– виконання робіт по пом'якшенню дії ризиків, що відбулися;

– припинення виконання проекту і визначення нових цілей, взяття нових зобов'язань.

4.Ухвалення політики організації. Політика організації відносно процесу контролю проекту визначає очікування організації від даного процесу і порядок виконання дій, що його коригують.

5. Планування процесу контролю виконання проекту. План контролю за прогресом проекту може бути або часткою спільного плану проекту, або окремим документом, що посилається на спільний план.

6. Забезпечення процесу контролю відповідними ресурсами.

7. Призначення персональної відповідальності і повноважень.Без надання відповідних повноважень процес приречений на невдачу, так само, як і в разі відсутності персональної відповідальності.

8.Навчання персоналу, який виконуватиме моніторинг.

9.Розробка форматів документів процесу. Повинні бути розроблені фіксовані формати документів, які використовуються в процесі, а так само визначений порядок роботи з ними.

10.Залучення зацікавлених осіб до процесу. Має бути визначений список співробітників, що мають відношення до тієї або іншої роботи процесу контролю. Це важливо для того, щоб всі необхідні співробітники були присутні на обговореннях або виділяли час на роботу з результатами виконання проекту.

11.Виконання процесу — власне контроль за ходом проекту.

12.Відстеження процесу на предмет відповідності встановленій політиці.

13.Обговорення результатів процесу з вищим керівництвом.

Процес контролю тісно пов’язаний з вимірюванням, аналізом виконання робіт проекту, зміною та оптимізацією плану проекту.