Контроль проектної діяльності — це процес, у якому керівник проекту встановлює, чи досягнуто поставлених цілей, виявляє причини дестабілізації процесу виконання роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань, раніше, ніж буде нанесено збиток виконанню проекту (зрив строків виконання робіт, перевищення використання ресурсів і вартості, низька якість тощо).
Метою процесу контролю проекту, а точніше, процесу «Відстежування ходу проекту і контроль за ним» (Project Monitoring and Control) є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проекту, для того, щоб дозволити керівництву виконувати управляючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого.
Хід проекту контролюється у такий спосіб:
1.Порівняння фактичних показників (обсягу виконаних робіт, витрачених зусиль, засобів) з плановими. Контроль виконується постійно і безперервно. Крім того, в плані по завершенню етапів проекту призначаються контрольні точки, подосягненню яких виконуються ще повніший та глибший контроль і аналіз.
2.Прийняття і виконання рішення про зміну плану. На даному етапі здійснюються контроль за реалізацією запланованих змін, аналіз результатів і, якщо необхідно, внесення чергових коригуючих дій. Як результуючий документ передбачається звіт по виконаних рішеннях (post-mortem) (з лат., аналіз або обговорення події після того, як вона закінчується), в якому зазначається, що має бути вивчено і який отриманий досвід слід врахувати в подальшій роботі.
3.Виконання дій, що коригують план:
– перегляд поточного плану і внесення змін до нього;
– виконання робіт по пом'якшенню дії ризиків, що відбулися;
– припинення виконання проекту і визначення нових цілей, взяття нових зобов'язань.
4.Ухвалення політики організації. Політика організації відносно процесу контролю проекту визначає очікування організації від даного процесу і порядок виконання дій, що його коригують.
5. Планування процесу контролю виконання проекту. План контролю за прогресом проекту може бути або часткою спільного плану проекту, або окремим документом, що посилається на спільний план.
6. Забезпечення процесу контролю відповідними ресурсами.
7. Призначення персональної відповідальності і повноважень.Без надання відповідних повноважень процес приречений на невдачу, так само, як і в разі відсутності персональної відповідальності.
8.Навчання персоналу, який виконуватиме моніторинг.
9.Розробка форматів документів процесу. Повинні бути розроблені фіксовані формати документів, які використовуються в процесі, а так само визначений порядок роботи з ними.
10.Залучення зацікавлених осіб до процесу. Має бути визначений список співробітників, що мають відношення до тієї або іншої роботи процесу контролю. Це важливо для того, щоб всі необхідні співробітники були присутні на обговореннях або виділяли час на роботу з результатами виконання проекту.
11.Виконання процесу — власне контроль за ходом проекту.
12.Відстеження процесу на предмет відповідності встановленій політиці.
13.Обговорення результатів процесу з вищим керівництвом.
Контроль проектної діяльності — це процес, у якому керівник проекту встановлює, чи досягнуто поставлених цілей, виявляє причини дестабілізації процесу виконання роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань, раніше, ніж буде нанесено збиток виконанню проекту (зрив строків виконання робіт, перевищення використання ресурсів і вартості, низька якість тощо).
Метою процесу контролю проекту, а точніше, процесу «Відстежування ходу проекту і контроль за ним» (Project Monitoring and Control) є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проекту, для того, щоб дозволити керівництву виконувати управляючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого.
Хід проекту контролюється у такий спосіб:
1.Порівняння фактичних показників (обсягу виконаних робіт, витрачених зусиль, засобів) з плановими. Контроль виконується постійно і безперервно. Крім того, в плані по завершенню етапів проекту призначаються контрольні точки, подосягненню яких виконуються ще повніший та глибший контроль і аналіз.
2.Прийняття і виконання рішення про зміну плану. На даному етапі здійснюються контроль за реалізацією запланованих змін, аналіз результатів і, якщо необхідно, внесення чергових коригуючих дій. Як результуючий документ передбачається звіт по виконаних рішеннях (post-mortem) (з лат., аналіз або обговорення події після того, як вона закінчується), в якому зазначається, що має бути вивчено і який отриманий досвід слід врахувати в подальшій роботі.
3.Виконання дій, що коригують план:
– перегляд поточного плану і внесення змін до нього;
– виконання робіт по пом'якшенню дії ризиків, що відбулися;
– припинення виконання проекту і визначення нових цілей, взяття нових зобов'язань.
4.Ухвалення політики організації. Політика організації відносно процесу контролю проекту визначає очікування організації від даного процесу і порядок виконання дій, що його коригують.
5. Планування процесу контролю виконання проекту. План контролю за прогресом проекту може бути або часткою спільного плану проекту, або окремим документом, що посилається на спільний план.
6. Забезпечення процесу контролю відповідними ресурсами.
7. Призначення персональної відповідальності і повноважень.Без надання відповідних повноважень процес приречений на невдачу, так само, як і в разі відсутності персональної відповідальності.
8.Навчання персоналу, який виконуватиме моніторинг.
9.Розробка форматів документів процесу. Повинні бути розроблені фіксовані формати документів, які використовуються в процесі, а так само визначений порядок роботи з ними.
10.Залучення зацікавлених осіб до процесу. Має бути визначений список співробітників, що мають відношення до тієї або іншої роботи процесу контролю. Це важливо для того, щоб всі необхідні співробітники були присутні на обговореннях або виділяли час на роботу з результатами виконання проекту.
11.Виконання процесу — власне контроль за ходом проекту.
12.Відстеження процесу на предмет відповідності встановленій політиці.
13.Обговорення результатів процесу з вищим керівництвом.
Процес контролю тісно пов’язаний з вимірюванням, аналізом виконання робіт проекту, зміною та оптимізацією плану проекту.
