Форум

Декомпозиція робіт проекту WBS (Work Breakdown Structure) – це розподіл проекту на основні його частини (елементи, модулі) за ієрархічним принципом.

Структура декомпозиції робіт (WBS) має такі характеристики:  

• описує з необхідною точністю зміст робіт за проектом

• визначає весь обсяг робіт за проектом

• формується у вигляді ієрархічної структури (проект декомпозиціюється на пакети і т.д., аж до окремих робіт).

Процеси управління проектами: 

• Процеси ініціації 
• Процеси планування
• Процеси виконання 
• Процеси аналізу 
• Процеси управління 
• Процеси закінчення 

До основних процесів планування проекту можна віднести: планування цілей, декомпозиція цілей, визначення складу операцій (робіт) проекту, визначення взаємозв’язків операцій, оцінка тривалості чи обсягу робіт, визначення ресурсів проекту (людей, обладнання, матеріалів), призначення ресурсів, оцінка вартості, складання розкладу виконання робіт, оцінка бюджету, розробка плану виконання проекту, визначення критеріїв успіху.

Контроль проектів – це складний процес щодо порівняння фактичних та планових показників виконання робіт, а також внесення необхідних дій, які коригують усунення небажаних відхилень.

Система контролю проекту – це певна частина загальної системи управління проектами між елементами якої є зворотні зв’язки та можливість коригування прийнятих раніше показників.

Основні процеси контролю:

1. Загальний контроль змін – координація змін щодо проекту в цілому.

2. Ведення звітності щодо проекту – включає збір та передачу звітної інформації про хід реалізації проекту, включаючи звіти виконаних робіт, виконання планових показників та прогнозування з урахуванням результатів.

Планування – це сукупність різних дій, щодо визначення цілей та параметрів взаємодії між роботами та організаціями-учасниками, розподіл ресурсів та вибір інших організаційних, технологічних та економічних рішень, які будуть забезпечувати досягнення поставлених в проекті інформатизації цілей. На цьому етапі визначаються необхідні параметри щодо реалізації проекту інформатизації такі як:

• тривалість всього проекту, окремих фаз та робіт;
• потреби в трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах;
• терміни поставки матеріалів, комплектуючих та різного обладнання;
• терміни та обсяги залучення проектних та інших організацій.

Всі рішення, що приймаються, повинні забезпечити можливість реалізації всього проекту в заданий термін із мінімальною вартістю та витратами різних ресурсів та при високій якості проекту.

Основними етапами процесу планування є:

1. цілі, задачі, техніко-економічні показники проекту, ресурси, тривалість, етапи та віхи проекту;
2. структуризація проекту інформатизації;
3. організаційно-технологічні рішення;
4. сіткові моделі пакетів робіт;
5. оцінка можливості реалізації, оптимізації щодо термінів та критеріїв якості використання ресурсів;
6. потреба у ресурсах;
7. документи щодо пакету планів;
8. затвердження планів та бюджету;
9. доведення планових завдань до виконавців;

10. підготовка та затвердження звітної документації щодо контролю планів.

На практиці використовуються такі методи управління плануванням:

1. Директивний – в основі даного методу є інформування виконавців робіт проекту тільки щодо короткострокових планів проекту. Тобто учасники проекту майже не задіяні у процесі планування.
2. Короткострокове планування методом «Плани комітетів» – плани розробляються виконавцями робіт під час нарад щодо аналізу ходу всього проекту.
3. Формування планів за умови виникнення кризового стану. Такі плани становлять комплекс заходів щодо ліквідації даного стану.
4. Метод семінарів – керівник проекту інформатизації призначає представників організацій-учасників проекту відповідальними за успішне виконання проекту. Обов’язковою умовою даного методу є надання всім членам робочої групи потрібної інформації щодо проекту.

Контроль проектів – це складний процес щодо порівняння фактичних та планових показників виконання робіт, а також внесення необхідних дій, які коригують усунення небажаних відхилень. Завдяки даному процесу керівник встановлює чи досягаються цілі проекту. Також він виявляє причини, які дестабілізують хід роботи, та обґрунтовує прийняття управлінських рішень щодо корегування робіт всього проекту інформатизації.

Об’єктивно оцінити та проконтролювати можна тільки те, що підлягає виміру. Для об’єктивної оцінки необхідно вводити метрики проекту – кількісні показники оцінювання різних характеристик проекту та процесу його виконання. Метрики можуть вводитися як для всього проекту в цілому, так і для окремих видів робіт. Загальними метриками проекту є:

• кількість фаз/дій/робіт;
• тривалість кожної роботи;
• вартість ресурсів, вартість роботи, загальна вартість;
• міра завантаження ресурсів і виконавців на окремих етапах;
• кількість завершених робіт;
• кількість змін в проекті;
• затримки випуску;
• вартість зміни вимог.

Основними етапами контролю є:

1. перевірка та коректування планів;
2. оцінка ходу робіт;
3. порівняння плану і фактичних результатів;
4. прийняття заходів

Управління проектами – це сукупність управлінських дій, спрямованих на підвищення ефективності операційної, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства.

           1 Процеси ініціації – здійснюється прийняття рішення щодо початку виконання проекту.

           2 Процеси планування – визначаються цілі та критерії досягнення успіху проекту, а також розробка різних схем їх досягнення.

           3 Процеси виконання – координація людей та інших ресурсів щодо виконання плану.

           4 Процеси аналізу – визначення відповідності плану та виконання проекту відповідно до поставлених цілей та критеріїв успіху.

           5 Процеси управління – визначення необхідних коригуючих дій, їх узгодження та застосування. 

           6 Процеси закінчення (завершення) – формалізація виконання проекту та його підготовка до завершення

 Основні процеси в управлінні проектами. Процеси ініціалізації, планування, виконання,     контролю та закриття проекту. Взаємозв’язки процесів. Планування вартості проекту. Вхідні   дані для оцінки вартості ресурсів. Методи та засоби оцінки вартості. Результати оцінки   вартості. Визначення вимог до обладнання та матеріальних ресурсів. Структура розподілу   (декомпозиція) робіт (OBS, WBS). Сутність та основні етапи побудови WBS - структури. Типові помилки побудови WBS. 

 Планування – це сукупність різних дій, щодо визначення цілей та параметрів взаємодії          між роботами та організаціями-учасниками, розподіл ресурсів та вибір інших організаційних, технологічних та економічних рішень, які будуть забезпечувати досягнення поставлених в проекті інформатизації цілей. На цьому етапі визначаються необхідні параметри щодо реалізації проекту інформатизації такі як:

• тривалість всього проекту, окремих фаз та робіт;
• потреби в трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах;
• терміни поставки матеріалів, комплектуючих та різного обладнання;
• терміни та обсяги залучення проектних та інших організацій.

Проект - діяльність, спрямована на створення певного продукту чи послуги протягом визначеного терміну та за певних фінансових обмежень.
або
Проект - інвестиційна активність, спрямована на створення основних фондів, які мають принести дохід протягом певного часового проміжку. Проект може створювати цінність як у матеріальному, так і в нематеріальному вимірах.

Управління проектами (УТІ) - методологія організації, планування, управління, координації трудових, фінансових і матеріально-технічних ресурсів протягом життєвого циклу проекту (проектного циклу), спрямована на ефективне досягнення його цілей шляхом застосування сучасних методів, техніки й технології управління для досягнення певних результатів у проекті щодо складу й обсягу робіт, вартості, часу, якості й задоволення учасників проекту. Це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях щодо часу, ресурсів і якості кінцевих результатів.

Значного поширення набула процесна концепція управління проектами. Суть її полягає в тому, що складна інтегрована природа УП описується через процеси, з яких воно складається, і їх взаємозв'язок. У цьому випадку процесами називають дії й процедури, пов'язані з реалізацією функцій управління.

Проект завжди націлений на результат, на досягнення певних цілей, на певну предметну область. Реалізація проекту здійснюється керівництвом проекту, менеджером проекту й командою проекту, яка працює з керівництвом, іншими учасниками проекту, котрі виконують специфічні види діяльності, бізнес-процеси проекту. У роботах за проектом можуть брати участь представники лінійних і функціональних підрозділів компаній, відповідальних за виконання покладених на них завдань, видів діяльності, функцій, включаючи планування, керівництво, контроль, організацію, адміністрування й інші загальносистемні функції.

Існує також автоматизована система управління ІТ-проектом.

Автоматизована система управління ІТ-проектом призначена для інформаційної підтримки інфраструктури управління. У репозиторії проектів зберігаються дані про всі проекти, що дає змогу періодично проводити комплексний аналіз проектів, постачальників і підрядників, оцінювати і враховувати досвід реалізації проектів. Зведені дані про програму або проект і їх історія зберігаються у вигляді паспорта, що супроводжує програму або проект на всьому їх життєвому циклі і зберігається в репозиторії тривалий час для можливості використання статистичних даних при подальшому плануванні робіт. Паспорт містить управлінську інформацію. Документація на продукт проекту зберігається в архіві технічної документації. Технічні вимоги до проекту зберігаються в репозиторії вимог під контролем засобів автоматизованого управління вимогами. Такий спосіб ведення вимог дає змогу замовникові зберігати дані про всі розробки, що проводяться в його інтересах в одному місці, забезпечити доступ до вимог усім фахівцям, які допущені до роботи над проектом, незалежно від території їх перебування, упорядкувати взаємодію з підрядниками, організувати діяльність із тестування.

До складу системи включають засоби оцінки складності, розрахунку трудомісткості і тривалості проектів, планування робіт, що забезпечують менеджерів проектів необхідними методиками й інструментами для проведення оцінювання ресурсів, особливо в тих випадках, коли відсутні достовірні нормативи на проведення робіт. Засоби планування підтримують розподілену інфраструктуру менеджерів проектів єдиними інструментами, доступними через Іпгіапе^ При цьому в центральному репозиторії зберігається інформація про хід виконання проектів.

Основними функціями системи є: введення, редагування і зберігання паспортів; формування планів щодо складу робіт, термінів виконання, бюджетів і ресурсів; збір, зберігання, аналіз і контроль даних про хід виконання; формування регламентованих звітних документів; формування аналітичних звітів відповідно до ролевих функцій; створення документів, що супроводжують процеси управління проектом, на основі їх шаблонів; автоматизація управління вимогами і змінами у проекті; автоматизація видачі завдань і контролю за їх виконанням; архівація даних і документів щодо процесів та результатів виконання проекту.

Планування проекту — це механізм, який дає змогу розподіляти обсяги робіт, ресурси, витрати в заданих термінах і між окремими виконавцями для вчасного й ефективного здійснення проекту.

Ефективне планування кожного з проектів — одна з найважливіших складових успіху. Але у ході реалізації проекту майже завжди неминуче виникають несподіванки, відхилення від плану, виявляються помилки і вноситься багато змін у первісний проект. План виконання проекту потрібен не тільки для логічного й ефективного розподілу ресурсів і робіт, а також аби надати змогу проектному менеджерові приймати коригуючі рішення, перерозподіляти за необхідності ресурси протягом життєвого циклу проекту.

Планування і контроль — це взаємозалежні та взаємопов’язані функції. Тому зараз спостерігається тенденція називати їх «управління витратами, ресурсами і часом», або — простіше — «проектний контроль». Він поширюється далеко за межі календарного планування, як це було на початку застосування управління проектами. Усі організаційні одиниці проекту та їхня діяльність перебувають під «парасолькою» проектного контролю. Він включає управління витратами, матеріальними ресурсами, якістю, часом, змінами у проекті, контроль людських стосунків тощо.

Планування і контроль проекту передбачають вирішення таких завдань:

• Встановлення послідовності робіт з реалізації проекту, яка б забезпечувала логічність і ефективність їх виконання.
• Визначення і розподіл потрібних ресурсів, бюджету, поєднання їх з календарним планом робіт.
• Розробка інформаційної бази для контролю за виконанням проекту.
• Прийняття рішення щодо перерозподілу ресурсів у разі необхідності протягом життєвого циклу проекту.
• Розвиток робочих взаємостосунків і групової роботи.
• Мотивація людей до вищих результатів як через моніторинг виконання, так і через визначення цілей.
• Поліпшення якості виконання проекту і забезпечення досягнення встановлених завдань у межах визначених часу, витрат і обсягів.

Процес планування проектів – це процес, який передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії між роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів та вибір і прийняття організаційних, економічних, технологічних рішень для досягнення поставлених цілей проекту.

На етапі планування проекту визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту, а саме: тривалість робіт, потреба в трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах, терміни постачання всіх видів ресурсів, терміни та обсяги залучення проектних, будівельних та інших організацій.

Основне завдання планування проектів – процес планування проекту повинен забезпечити реалізованість проекту в заданий термін із мінімальною вартістю у нормативних витрат ресурсів і з належною якістю.

Основна ціль планування проекту — забезпечити виконання робіт і досягнення кінцевих результатів проекту.

Основні кроки у плануванні проектів:

1. Встановити: 

а) дати початку і кінця, бюджети, технічні результати. Це сприяє цілеспрямованості керівництва і мотивує виконавців;

б) внутрішні цілі — контрольні точки (milestones), тобто значні проміжні результати-події, вчасне виконання яких дасть змогу досягти загальної мети проекту;

в) відповідальних осіб або відділи, участь яких є запорукою успішного виконання проекту.

2. Розробити план, у якому визначити:

а) усі роботи за проектом (тобто кожний вид діяльності та його зміст);

б) робочу структуру проекту (WBS);

в) логічну послідовність робіт, у тому числі попередні й наступні, а також паралельні роботи.

3. Побудувати планову діаграму (сітковий графік).

4. Визначити тривалість робіт (календарний план, діаграма Гантта).

5. Визначити затрати і ресурси (трудові) за кожним видом робіт.

Контроль проектної діяльності — це процес, у якому керівник проекту встановлює, чи досягнуто поставлених цілей, виявляє причини дестабілізації процесу виконання роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань, раніше, ніж буде нанесено збиток виконанню проекту (зрив строків виконання робіт, перевищення використання ресурсів і вартості, низька якість тощо).

Метою процесу контролю проекту, а точніше, процесу «Відстежування ходу проекту і контроль за ним» (Project Monitoring and Control) є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проекту, для того, щоб дозволити керівництву виконувати управляючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого.

Хід проекту контролюється у такий спосіб:

1.Порівняння фактичних показників (обсягу виконаних робіт, витрачених зусиль, засобів) з плановими. Контроль виконується постійно і безперервно. Крім того, в плані по завершенню етапів проекту призначаються контрольні точки, подосягненню яких виконуються ще повніший та глибший контроль і аналіз.

2.Прийняття і виконання рішення про зміну плану. На даному етапі здійснюються контроль за реалізацією запланованих змін, аналіз результатів і, якщо необхідно, внесення чергових коригуючих дій. Як результуючий документ передбачається звіт по виконаних рішеннях (post-mortem) (з лат., аналіз або обговорення події після того, як вона закінчується), в якому зазначається, що має бути вивчено і який отриманий досвід слід врахувати в подальшій роботі.

3.Виконання дій, що коригують план:

– перегляд поточного плану і внесення змін до нього;

– виконання робіт по пом'якшенню дії ризиків, що відбулися;

– припинення виконання проекту і визначення нових цілей, взяття нових зобов'язань.

4.Ухвалення політики організації. Політика організації відносно процесу контролю проекту визначає очікування організації від даного процесу і порядок виконання дій, що його коригують.

5. Планування процесу контролю виконання проекту. План контролю за прогресом проекту може бути або часткою спільного плану проекту, або окремим документом, що посилається на спільний план.

6. Забезпечення процесу контролю відповідними ресурсами.

7. Призначення персональної відповідальності і повноважень.Без надання відповідних повноважень процес приречений на невдачу, так само, як і в разі відсутності персональної відповідальності.

8.Навчання персоналу, який виконуватиме моніторинг.

9.Розробка форматів документів процесу. Повинні бути розроблені фіксовані формати документів, які використовуються в процесі, а так само визначений порядок роботи з ними.

10.Залучення зацікавлених осіб до процесу. Має бути визначений список співробітників, що мають відношення до тієї або іншої роботи процесу контролю. Це важливо для того, щоб всі необхідні співробітники були присутні на обговореннях або виділяли час на роботу з результатами виконання проекту.

11.Виконання процесу — власне контроль за ходом проекту.

12.Відстеження процесу на предмет відповідності встановленій політиці.

13.Обговорення результатів процесу з вищим керівництвом.

Планування - це процес розробки та прийняття цільових установок кількісного і якісного характеру і визначення шляхів найефективнішого їх досягнення. Ці установки, що розробляються найчастіше у вигляді дерева цілей, характеризують бажане майбутнє і по можливості чисельно виражаються набором показників, ключових для даного рівня управління
Ефективне планування кожного з проектів — одна з найважливіших складових успіху. Але у ході реалізації проекту майже завжди неминуче виникають несподіванки, відхилення від плану, виявляються помилки і вноситься багато змін у первісний проект. План виконання проекту потрібен не тільки для логічного й ефективного розподілу ресурсів і робіт, а також аби надати змогу проектному менеджерові приймати коригуючі рішення, перерозподіляти за необхідності ресурси протягом життєвого циклу проекту.
Не менш важливим, ніж планування, є процес контролю. Планування «запускає» проект, проте воно є домінантою тільки для приблизно 20 % тривалості життєвого циклу. Із «запуском» проекту до виконання починає домінувати контроль, без нього менеджер справляє дуже слабкий вплив на проект, витрачається більше коштів і часу. Тому контрольна функція є так само важливою, як і планування, і потребує навіть більших зусиль і більше залежить від ефективності інформаційних систем.
Планування і контроль — це взаємозалежні та взаємопов’язані функції. Тому зараз спостерігається тенденція називати їх «управління витратами, ресурсами і часом», або — простіше — «проектний контроль». Він поширюється далеко за межі календарного планування, як це було на початку застосування управління проектами. Усі організаційні одиниці проекту та їхня діяльність перебувають під «парасолькою» проектного контролю. Він включає управління витратами, матеріальними ресурсами, якістю, часом, змінами у проекті, контроль людських стосунків тощо.
Планування і контроль проекту передбачають вирішення таких завдань:
-Встановлення послідовності робіт з реалізації проекту, яка б забезпечувала логічність і ефективність їх виконання.
-Визначення і розподіл потрібних ресурсів, бюджету, поєднання їх з календарним планом робіт.
-Розробка інформаційної бази для контролю за виконанням проекту.
-Прийняття рішення щодо перерозподілу ресурсів у разі необхідності протягом життєвого циклу проекту.
-Розвиток робочих взаємостосунків і групової роботи.
-Мотивація людей до вищих результатів як через моніторинг виконання, так і через визначення цілей.
-Поліпшення якості виконання проекту і забезпечення досягнення встановлених завдань у межах визначених часу, витрат і обсягів.
-Подання інформації для підсумкового аналізу виконання проекту в цілому та його організаційними одиницями, а також при виникненні судових або арбітражних спорів.