7. Інформаційний центр та інформаційні потоки в готелі

Істотним елементом, від якого буде залежати надійне функціонування всієї операційної системи готелю, є інформаційний центр, що забезпечить об'єднання процесів постачання, споживання і виробництва, перетворюючи їх у єдину високоефективну систему. Це дозволить в умовах швидкої зміни потреб і бажань клієнтів на ринку готельних послуг оперативно і гнучко адаптувати операційну систему (рух трудових, інформаційних, матеріальних і фінансових потоків) під індивідуальні потреби різних сегментів клієнтів. Також це дасть можливість мінімізувати витрати на виробництво послуг і дозволить істотно скоротити час обслуговування і доставки товарів, прискорити процес одержання інформації різними службами і підвищити рівень сервісу.

Інформаційний центр – це складний людино-машинний комплекс, ядром якого є інформаційна комп'ютерна система, що орієнтована на досягнення таких цілей: відстеження стану готелю і ситуації довкола нього; оперативний аналіз; виявлення, ідентифікацію та оцінювання несприятливих змін стану готелю (потенційних небезпек і загроз клієнтам тощо); підтримку прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готелем з повним урахуванням змінних умов і факторів його стану.

Діяльність інформаційного центру спрямована на підвищення ефективності управління готелем і має такі напрямки: сприяння управлінню складським господарством, товарно-матеріальними ресурсами, кадрами; організація і впровадження інформаційних систем у різні служби і підрозділи; робота маркетингового відділу шляхом збирання та обробки важливої інформації для вироблення оперативних і стратегічних рішень, допомога бухгалтерії в проведенні моніторингу і контролю руху фоліо- рахунків клієнтів; обробка даних, інформації; формування необхідних форм звітів і передача даних. Також робота інформаційного центру спрямована на комплексне управління матеріальними й інформаційними потоками в сфері інформаційної підтримки служб прийому та розміщення, ресторану, обслуговування в номерах, охорони, служби протипожежної охорони, покоївок та ін.

У світовій практиці інформаційний центр забезпечує моніторинг стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів оперативних і стратегічних рішень, у режимі 24-  години.

Інформаційний центр входить до структури управління готелем і підпорядковується технічному директору. Центр має забезпечувати цілодобову підтримку та інформаційне забезпечення різних служб і відділів готелю. До його функцій входять:

–    обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи;

–   ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією;

–   забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки готелю;

–       контроль  за   номерним  фондом  і   фінансовими   зловживаннями, попередження різноманітних загроз;

–   оперативне управління персоналом готелю;

–    реєстрація та управління інформаційними і матеріальними потоками готелю;

–   обслуговування і супровід сервера, електронної пошти і забезпечення зв'язку з Інтернет;

–   обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, її встановлення та настроювання;

–      обслуговування і супровід програмних продуктів, що купуються; підтримка і ведення бази необхідних даних;

–      виявлення завдань у сферах діяльності різних відділів готелю та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи;

–   розробка і поновлення офіційного web-сайту готелю;

–     впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;

–           створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям;

–      консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі;

–   програмно-технічне обслуговування мережі;

–   передавання інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і подання результатів керівнику відділу;

–   контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.;

–   управління та обслуговування автоматики дверей. Розглянемо основні інформаційні потоки в готелі. Інформаційні потоки в системі бронювання:

–   інформація про майбутні заїзди і виїзди,

–   наявність місць у готелі;

–   дані про заїзди і виїзди;

–   розміщення гостей і стан їхніх рахунків;

–      інформація про користування послугами переселення з номера в номер;

–   резервування (індивідуальне, службове);

–    інформація про поточне завантаження і кількість броні на майбутні періоди;

–     інформація про кількість і тип номерів, що замовляються, про час прибуття і від'їзду гостей;

–   інформація про внесення депозитів;

–   інформація про надані послуги і платежі за них;

–   створення фоліо-рахунка клієнтів;

–   інформація про всі платежі і послуги;

–   архів рахунків;

–   реєстрація і паспортно-візовий контроль. Інформаційні потоки в системі обслуговування:

–     резервування (індивідуальне, групове, службове) за типом кімнат, скасування резервування;

–   інформація про внесення депозитів за бронь;

–   аналіз поточного та очікуваного завантаження;

–   перегляд історії клієнтів.

Інформаційні потоки в системі розрахунків:

–   рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів;

–   аналіз розрахунків з компаніями і турагентствами;

–   виставлення рахунків до оплати;

–   одержання звітів про фінансову діяльність готелю. Інформаційні потоки в системі управління готелем:

–   управління службами сервісу готелю;

–   контроль стану номерного фонду;

–   інформація про санітарний стан номерів;

–   управління службою покоївок;

–   організація бюро знахідок;

–   одержання звітів про роботу сервісних служб;

–     ведення довідника номерів та індивідуальних особливостей кімнат, аналіз поточного стану номерів;

–       управління   статусом   номера  (чистий,   брудний,  несправний,   не продається);

–       інші оцінки (зміна рушників, білизни, халата, необхідний вид прибирання або ремонту тощо).

Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі  результати роботи системи моніторингу і попередження подій і подає на засобах відображення узагальнені, а також деталізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готелем.


Accessibility
Скинути все

Шрифти

Розмір шрифта

1

Колір тексту

Колір тла