Лекція 4. Microsoft Word для технічних письменників

Автоматична перевірка пунктуації

1. Відкрийте документ Ворд, в якому необхідно виконати перевірку пунктуації.

Порада: Переконайтеся в тому, що ви перевіряєте правопис (пунктуацію) в останній збереженій версії документа.

2. Відкрийте вкладку "Рецензування" і натисніть там кнопку "Правопис і граматика".

3. Буде запущений процес перевірки правопису. Якщо в документі буде знайдена помилка, в правій частині екрана з'явиться вікно "Орфографія" з варіантами її виправлення.

Порада: Для запуску перевірки правопису в ОС Windows можна просто натиснути клавішу "F7" на клавіатурі.

Примітка: Слова, в яких допущені помилки, будуть підкреслені червоною хвилястою лінією. Власні імена, а також слова, невідомі програмі, теж будуть підкреслені червоною лінією (синьої в попередніх версіях Ворда), граматичні помилки будуть підкреслені синьою або зеленою лінією, в залежності від версії програми.

Робота з вікном "Орфографія"

У верхній частині вікна "Орфографія", яке відкривається при знаходженні помилок, є три кнопки. Давайте детально розглянемо значення кожної з них:

Пропустити - натиснувши на неї, ви можете прийняти програмою, що в виділеному слові немає помилок (хоча на ділі вони там можуть бути), але, якщо це ж слово буде повторно знайдено в документі, воно знову буде виділено, як написане з помилкою;

Пропустити все - натискання на цю кнопку дасть програмі зрозуміти, що кожне використання даного слова в документі є вірним. Всі підкреслення цього слова безпосередньо в цьому документі зникнуть. Якщо це ж слово буде використано в іншому документі, воно знову буде підкресленим, так як Ворд в ньому побачить помилку;

Додати (в словник) - додає слово у міністерстві внутрішніх справ словник програми, після чого дане слово більше ніколи не буде підкреслено, до тих пір, поки ви не видалите, а потім знову не встановите MS Word на своєму комп'ютері.

Вибір правильних виправлень

Якщо документ містить помилки, їх, звичайно ж, потрібно виправляти. Тому уважно перегляньте всі запропоновані варіанти виправлення і виберіть той, який вам підходить.

1. Клацніть по правильному варіанту виправлення.

2. Натисніть кнопку "Змінити", щоб внести виправлення тільки в цьому місці. Натисніть "Змінити все", щоб виправити це слово в усьому тексті.

Завершення перевірки

Якщо ви виправите (пропустіть, додасте в словник) всі помилки в тексті, перед вами з'явиться наступне повідомлення:

Натисніть кнопку "ОК", щоб продовжити роботу з документом або зберегти його. При необхідності, ви завжди можете запустити повторний процес перевірки.